Przedsiębiorcy będą mogli korzystać z nowych funkcjonalności dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur. Już za kilka dni zostanie uruchomiony Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Co to oznacza dla właścicieli firm?
Tegoroczna jesień upływa przedsiębiorcom pod znakiem przygotowań do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W tym obszarze w ostatnich tygodniach pojawiły się nowe możliwości.
I tak 30 września Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe (integracyjne) interfejsu programistycznego API KSeF 2.0.
Od tego dnia współpracujący z przedsiębiorcami dostawcy systemów finansowo-księgowych mogą sprawdzać, jak ich oprogramowanie współpracuje z systemem w jego docelowej wersji KSeF 2.0.
Natomiast 15 października resort finansów udostępnił środowisko przedprodukcyjne interfejsu programistycznego API KSeF 2.0. Daje ono możliwość sprawdzenia systemów finansowo-księgowych z wykorzystaniem rzeczywistych metod uwierzytelniania.
Fot. Wongsakom 2468 / Shutterstock
1 listopada: Uruchomienie Modułu Ceryfikatów i Uprawnień
To nie koniec nowych funkcjonalności. Już 1 listopada w KSeF uruchomiony zostanie Moduł Ceryfikatów i Uprawnień (MCU). To ważne, ponieważ certyfikaty będą stanowiły dla przedsiębiorców jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie.
Będą one wymagane do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.
Kto może otrzymać certyfikat KSeF?
Od 1 listopada przedsiębiorcy będą mogli występować w MCU o wydanie certyfikatu KSeF. Kto będzie mógł to zrobić?
- osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
- osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
- podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.
Przepisy przewidują możliwość ponownego nadania uprawnień w module MCU. Będzie ona obligatoryjna w przypadku:
- osoby fizycznej, która nie została uprawniona na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 r.
- podmiotu, który otrzymał uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.
Taka osoba fizyczna lub podmiot po ponownym nadaniu uprawnień w module MCU będą mogli wystąpić o certyfikat KSeF.
Jeśli podatnik lub osoba uprawniona chce otrzymać certyfikat, będzie musiała uwierzytelnić się w KSeF np. za pomocą Podpisu zaufanego lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego albo elektronicznej pieczęci kwalifikowanej.
Warto dodać, że podmiot lub osoba uwierzytelniona certyfikatem KSeF ma możliwość wnioskowania o wydanie kolejnego certyfikatu.
Dzięki certyfikatom ma być szybciej i prościej
Certyfikaty KSeF mają zapewnić bezpieczeństwo systemu, a jednocześnie zagwarantować ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych, z uwagi na ich wykorzystanie w przypadku faktur wystawianych offline. Certyfikat można będzie łatwo wykorzystać w narzędziu do wystawienia e-Faktur zintegrowanym z API KSeF. W celu wystawienia faktur offline niezbędny będzie mechanizm generowania linku do weryfikacji wystawcy faktury.
Dzięki certyfikatom proces wystawienia faktury ma być szybki i prosty. Warto dodać, że jeden certyfikat będzie można wykorzystać do pracy w różnych kontekstach - czyli w ramach różnych podmiotów. Zmiany w zakresie uprawnień posiadanych przez właściciela certyfikatu nie będą miały znaczenia dla jego ważności.
Rozwiązanie tylko tymczasowe
Warto podkreślić, że generowanie certyfikatów w MCU jest rozwiązaniem tymczasowym, przewidzianym tylko na okres od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r. Natomiast od lutego 2026 r. funkcjonalność będzie dostępna w API KSeF 2.0 oraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Uprawnienia nadane osobom w MCU zostaną przeniesione do KSeF 2.0, a zatem i do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Wydany certyfikat KSeF będzie ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika początkowej daty jego obowiązywania.
Można stosować również tokeny
Przypomnijmy, że w okresie obowiązywania fakultatywnego KSeF jedną z metod uwierzytelnienia w systemie są tokeny. Zgodnie z ustawą mają one funkcjonować do 31 grudnia 2026 r. Oznacza to, że jeszcze przez ponad rok możliwe będzie generowanie tokenów i korzystanie z nich do uwierzytelniania się w KSeF.
Natomiast od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy będą mogli korzystać zarówno z certyfikatów KSeF, jak i tokenów. Od 1 stycznia 2027 r. jedynym dostępnym rozwiązaniem zostaną certyfikaty KSeF.
Jakie są kolejne ważne daty dotyczące KSEF?
Następna ważna data w kalendarium dotyczącym KSeF to 3 listopada. Wtedy Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 zostanie udostępniona w środowisku testowym. „Takie rozwiązanie umożliwi podatnikom wcześniejsze przygotowanie się do obowiązkowego KSeF, zapoznanie się z obsługą właściwego oprogramowania oraz poznanie funkcjonalności, których będą używać od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r.” – tłumaczy w komunikacie Ministerstwo Finansów.
Natomiast od 15 listopada będzie można korzystać z tej aplikacji w środowisku przedprodukcyjnym.