08.10 Wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych a koszt uzyskania przychodu
Zakup artykułów spożywczych lub usług cateringowych nabywanych w związku ze spotkaniami z kontrahentami jest częstym wydatkiem wielu przedsiębiorców. Dlatego też warto rozważyć kwestie związane ze skutkami podatkowymi dokonania tych wydatków.
Art. 15 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 Nr 54, poz. 654, ze zm., dalej: UCIT) oraz art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307, ze zm., dalej: UPIT), określają wydatki, które podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Natomiast art. 16 UCIT oraz art. 23 UPIT wskazują wyjątki, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Jednym z nich są koszty reprezentacji wymienione w art.16 ust. 1. pkt. 28 UCIT jak również w art. 23 ust. 1 pkt 23 UPIT, w szczególności chodzi o koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności czy napojów, w tym alkoholowych.
Jednak czym jest reprezentacja? Ustawodawca nie wskazał definicji legalnej tego pojęcia, powodując iż jest ono niezwykle nieprecyzyjne. Tym samym, cześć Organów podatkowych uważa, iż należy odwoływać się do definicji językowej pojęcia, która za reprezentację uważa działanie okazałe, wystawne, związane np. ze stanowiskiem, skierowane do kogoś z zewnątrz firmy – w tym przypadku kontrahentów. To właśnie zakwalifikowanie poszczególnych wydatków do kategorii kosztów reprezentacji, powoduje określone skutki związane z brakiem możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.
Stanowisko organów podatkowych, dotyczące kwestii reprezentacji, nie jest, jednolite. Możemy jednak zaobserwować znaczną liczbę interpretacji indywidualnych, wydawanych przez Dyrektorów Izb Skarbowych, w których organ podatkowy spogląda przychylnym okiem na podatkową kwalifikację wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców związanych z zakupem artykułów spożywczych czy usług cateringowych nabywanych w celu wykorzystania ich podczas spotkań z kontrahentami.
Przykładem, jest rozstrzygnięcie znajdujące się w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 11 sierpnia 2011 r. o sygn. ITPB3/423-235b/11/PST. Pytanie zadane przez wnioskodawcę, dotyczyło możliwości zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na zakup usług cateringowych dostarczanych do siedziby Spółki lub jej jednostek terenowych i obejmujących przygotowanie przekąsek (kanapki, gorąca kawa czy herbata, owoce) lub ciepłych posiłków, serwowanych podczas dłuższych spotkań czy negocjacji z kontrahentami. Zdaniem Spółki, poczęstunek serwowany kontrahentom nie ma charakteru wystawności czy okazałości, stanowiąc normę w trakcie spotkań biznesowych i przyczyniając się do prawidłowego prowadzenia rozmów oraz dobrej kondycji osób w nich uczestniczących, co z kolei argumentuje możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15. ust. 1. UCIT. Działanie to Spółka uznała za postępowanie typowe, a nie przykład postępowania, które ma na celu wywarcie wrażenia czy też budowę prestiżu firmy. Organ, po analizie wniosku, przychylił się do argumentacji wnioskodawcy.
Jednym z wyroków rozstrzygającym na korzyść podatnika, jest orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 maja 2012 r. o sygn. akt: II ZSK 2200/10. Zdaniem NSA oceniając czy dane wydatki poczynione na zakup artykułów spożywczych dla kontrahentów serwowanych w siedzibie podatnika, oraz wydatki poczynione podczas spotkań biznesowych odbywających się w restauracji, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, należy rozpatrywać w kontekście spełniania warunków z art. 15 ust. 1 UPIT, mianowicie wydatki te powinny zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Istotny jest także reprezentacyjny charakteru wydatku. Za reprezentację należy uznać ogólnie okazałość, wystawność w sposobie życia, związana ze stanowiskiem czy pozycją społeczną. Zdaniem Sądu nie będzie reprezentacją wydatek poczyniony w restauracji na koszt posiłku, zwyczajowo przyjętego w obecnych realiach gospodarczych. Tym samym Naczelny Sąd Administracyjny przychylił się do argumentacji podatnika.
Stanowisko organów związane z omówionym zagadnieniem, jest jednak niejednolite. Przykład, stanowi chociażby interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 9 sierpnia 2012 roku o sygn. IPPB5/423-468/12-2/JC. Wnioskodawca skierował zapytanie w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup usług cateringowych, kawy, herbaty i ciastek podawanych podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki. Organ stwierdził, iż stanowisko Spółki, jest nieprawidłowe, a wymienionych wydatków nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, gdyż należą one do wydatków związanych z reprezentacją. Organ argumentował swoją decyzję faktem, iż pojęcie reprezentacja odnosi się do reprezentowania czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu a nie wystawność czy okazałość we wzajemnych relacjach. Przytoczona interpretacja wyraźnie ukazuje jak rozbieżne są stanowiska Organów.
Kolejnym, niekorzystnym rozstrzygnięciem względem podatnika jest wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 stycznia 2012 roku, o sygn.: II FSK 1445/10. Przedmiotem rozstrzygnięcia, stanowiło zapytanie wnioskodawcy, skierowane uprzednio w interpretacji indywidualnej. Zapytanie dotyczyło kwestii wyłączania wydatków z kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art.23 ust. 1 pkt 23 UPIT. Wnioskodawca przedstawił iż, podczas spotkań z kontrahentami odbywających się w siedzibie firmy oraz poza nią, serwowane są przyjęte zwyczajowo przekąski czy też drobny poczęstunek. Według wnioskodawcy, wydatki te nie mają znamion ekskluzywności czy wystawności. W wydanej interpretacji Organ, uznał, iż wydatki na usługi gastronomiczne, ponoszone przy okazji spotkań poza siedzibą firmy, mają charakter wydatków na reprezentację, natomiast wydatki ponoszone przy okazji spotkań odbywających się w siedzibie firmy, o ile nie mają cech okazałości, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. W efekcie sporu między stronami, sprawa trafiła do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Zdaniem Sądu, okazałość czy wystawność oferowanego kontrahentowi poczęstunku nie stanowi kryterium kwalifikowania wydatków jako kosztów reprezentacji, gdyż reprezentację należy traktować jako związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich, występowanie w imieniu oraz interesie podatnika, a nie okazałość czy wystawność sprawowania takiego przedstawicielstwa. Sąd podkreślił, iż wymienione wydatki, niezależnie od miejsca podawania zakupionych artykułów żywnościowych i napojów, są kosztami reprezentacji i nie należy uważać ich za koszty uzyskania przychodu. Przytoczone orzeczenie wskazuje zarówno na błędną argumentację wnioskodawcy jak i błąd w interpretacji Organu.
Podsumowując, zakup artykułów spożywczych dla kontrahentów takich jak kawa, herbata, słodycze w pewnych przypadkach można uznać za koszty uzyskania przychodów, o ile nie ma przesłanek do zaliczenia ich do kosztów reprezentacji. Podkreślić należy jednak, że ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych na organizację spotkań z kontrahentami powinna być dokonywana indywidualnie i całościowo, biorąc pod uwagę rozbieżności linii orzecznictwa oraz decyzji organów podatkowych.
Marta Wiśniewska Konsultant Podatkowy
w kancelarii Russell Bedford Poland Sp. z o.o.