Wydatki na promocję firmy – ujęcie bilansowe i podatkowe

24.04 Wydatki na promocję firmy – ujęcie bilansowe i podatkowe

Nowelizacje przepisów oraz najnowsze orzecznictwo wywołują liczne wątpliwości podatników, którzy aktywnie korzystają ze swoich budżetów na promocję, w tym na udział w targach branżowych. Sprawdź jak rozliczyć takie wydatki.

I. Prawo bilansowe

Wydatki na promocję firmy

Koszty ponoszone na promocję przedsiębiorstwa, czyli tzw. koszty reprezentacji i reklamy, w ewidencji księgowej jednostki wykazywane są w ramach kosztów działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednich kontach zespołu 5.

Jednostki gospodarcze powinny w ramach kont zespołu 4 wyodrębnić konta analityczne pozwalające na określenie wartości kosztów dotyczących reklamy, które zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych uznawane są za koszty uzyskania przychodów, oraz koszty reprezentacji niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z zasadą memoriału koszty ponoszone na promocję jednostki powinny być ujmowane w księgach rachunkowych w okresie, którego dotyczą.

Poniżej zaprezentowano ujęcie księgowe najczęściej ponoszonych wydatków związanych z promocją przedsiębiorstwa przy założeniu, że jednostka ewidencjonuje koszty tylko na kontach zespołu 4.

Przykład 1

Spółka w 2010 roku wzięła udział w targach handlowych. Koszt udziału w targach wyniósł 20.000 zł. Ponadto jednostka w związku z uczestnictwem w targach wyprodukowała ekspozycję handlową o wartości 10.000 zł.

1) Faktura za udział w targach:

Dt – Usługi obce – 20.000 zł,

Dt – Rozrachunki z tytułu VAT – 4.600 zł,

Ct – Rozrachunki z dostawcami – 24.600 zł.

2) Przygotowanie ekspozycji:

Dt – Inne środki trwałe,

Ct – Koszt wytworzenia produktów na własne potrzeby jednostki.                                                  

Przekazanie kontrahentom prezentów o niskiej wartości

Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług poprzez towary o niskiej wartości rozumie się przekazywane jednej osobie przez podatnika towary:

1. o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
2. których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt a, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Przykład 2

Spółka w ramach akcji promocyjnej sprzedawanych przez siebie towarów przekazała kontrahentom drobne upominki o wartości 40 zł – łączna wartość upominków w cenie nabycia wynosi 4.000 zł. Spółka prowadzi ewidencję umożliwiającą ustalenie tożsamości osób otrzymujących prezenty o niskiej wartości dla celów podatku VAT.

Ewidencja księgowa:

1). Rw – wartość wydanych towarów w cenie zakupu lub nabycia:

Dt – Pozostałe koszty rodzajowe – 4.000 zł,

Ct – Towary – 4.000 zł.

W przypadku gdyby wartość przekazanych prezentów nie spełniała definicji towarów o niskiej wartości spółka obowiązana byłaby do naliczenia podatku VAT należnego i wystawienia faktury wewnętrznej. Ewidencja księgowa byłaby następująca:

1) Rw – wartość wydanych towarów w cenie zakupu lub nabycia:

Dt – Pozostałe koszty rodzajowe – 4.000 zł,

Ct – Towary – 4.000 zł.

2) Faktura wewnętrzna – VAT należny od przekazanych upominków (23%):

Dt – Podatki i opłaty – 920 zł,

        Ct – Rozrachunki z tytułu VAT – 920 zł.

II. Podatek dochodowy od osób prawnych

Zasady zaliczenia wydatków promocyjnych do kosztów uzyskania przychodu

Na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych podstawowa wątpliwość dotyczyć może możliwości zaliczenia wydatków na promocję w poczet kosztów uzyskania przychodu. Należy zatem na wstępie odwołać się do ogólnej regulacji art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Na podstawie przytoczonej wyżej regulacji przyjmuje się w praktyce, że aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi on, co do zasady, spełniać następujące, podstawowe warunki:

• został poniesiony przez podatnika,
• ma charakter definitywny, a więc bezzwrotny,
• musi być poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia przychodów,
• pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• został odpowiednio udokumentowany,
• nie może być wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztu uzyskania przychodu.

Udokumentowanie wydatków promocyjnych

Każdorazowo zatem wydatek na cele promocji musi być rozpatrywany w pierwszej kolejności przez pryzmat spełnienia ww. warunków. W szczególności warto zwrócić uwagę na konieczność odpowiedniego dokumentowania wydatków na cele promocyjne. Jeżeli bowiem wydatek ma charakter niematerialny, a więc przykładowo przedmiotem nabycia są usługi reklamowe lub marketingowe, to wówczas szczególnego znaczenia nabiera dysponowanie przez podatnika dowodami wykonania takich usług. W braku bowiem takich dowodów organy podatkowe mogą postawić podatnikowi zarzut, że nie wykazał związku poniesionych wydatków z przychodami albo że usługi nie zostały faktycznie wykonane.

Ważne orzeczenie WSA

„Wojewódzki Sąd Administracyjny orzekł, że podatnik powinien mieć możliwość wykazać, że usługi zostały rzeczywiście wykonane, miały na celu uzyskanie przychodu i że wykonał je podmiot, na rzecz którego poniesiono wydatek. Niematerialny charakter usług, polegający z reguły na przekazaniu określonej wiedzy czy wiadomości, utrudnia poszukiwanie dowodów ich wykonania bez udziału strony. Dlatego to podatnik powinien wykazać, że usługa niematerialna została faktycznie wykonana, a ponadto, że pozostaje w związku z jego przychodami”.

Wyrok WSA we Wrocławiu z 8 sierpnia 2011 r. (I SA/Wr 817/11).

Należy przy tym zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o CIT ani Ordynacji podatkowej nie precyzują, jakiego rodzaju dowody mogą potwierdzać faktyczne wykonanie usług niematerialnych. Podatnik ma więc możliwość posłużenia się każdym rodzajem dowodu, który potwierdzi faktyczne wykonanie usługi i jej związek (nawet pośredni) z przychodami osiąganymi z działalności gospodarczej. Pogląd taki zaaprobował NSA w wyroku z 21 maja 2010 r. (II FSK 41/09).

Wydatki reprezentacyjne a koszty reklamy

Ponadto należy zwrócić uwagę na przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, zgodnie z którym kosztem uzyskania przychodu nie są koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W przypadku zatem, gdy wydatki poniesione na cele promocji podatnika mają charakter reprezentacyjny, nie stanowią one kosztów podatkowych.

W przedmiocie definicji pojęcia reprezentacji wypowiadały się wielokrotnie sądy administracyjne. Warto przywołać w tym miejscu wyrok WSA w Warszawie z 6 czerwca 2011 r.

Ważne orzeczenie WSA

„Wojewódzki Sąd Administracyjny wskazał m.in., że na gruncie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych, »reprezentację« należy postrzegać jako wszelkie działania związane z tworzeniem wizerunku przedsiębiorcy, utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami, które wprawdzie nie są konieczne dla osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, ale sprzyjają temu celowi, są z nim w sposób pośredni powiązane. Wizerunek ten, postrzegany i określany jako pozytywny, wcale nie musi odzwierciedlać dostatku, okazałości, zamożności itp. W niektórych sytuacjach wizerunkiem pozytywnym będzie taki, który wykaże cechy przedsiębiorcy, takie jak prostota, zapobiegliwość, oszczędność itp. Na taki wizerunek podmiotu również należy »zapracować« i ponieść stosowne do niego wydatki na reprezentację. Być może będą one miały inny charakter, niż wydatki zmierzające do wykazania zamożności, ekskluzywności i okazałości, ale wciąż będą to wydatki na reprezentację”.

Wyrok WSA w Warszawie z 6 czerwca 2011 r. (III SA/Wa 3093/10)

A zatem podatnicy dokonujący wydatków na cele promocji powinni ocenić, czy wydatki te mają związek z tworzeniem pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy czy też utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami. W szczególności wydatki związane z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracjach czy też wydatki na nabycie upominków dla kontrahenta, które nie mają charakteru reklamowego, nie powinny być zaliczane w poczet kosztów uzyskania przychodu.

Z drugiej jednak strony wydatki o charakterze reklamowym stanowić będą koszt uzyskania przychodu. Przykładowo zatem wydatki ponoszone na zakup różnego rodzaju gadżetów, takich jak np. smycze, kubki, koszulki, kalendarze, podkładki pod mysz komputerową z logo firmy, wydawanych następnie kontrahentom, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Podobnie wydatki ponoszone na udział w różnego rodzaju targach i imprezach wystawienniczych, które z założenia służą reklamie i promocji firmy, stanowić mogą koszty podatkowe.

Hanna Taterka, Starszy Konsultant, Departament Audytu Poznań

Łukasz Chłond, Manager, Departament Doradztwa Podatkowego

ECA Auxilium S.A.

e-Porady za darmo!

e-Porady za darmo!

PRZEJDŹ DO DARMOWEJ BAZY E-PORAD