Poznaj różnice między delegowaniem a podróżą służbową

25.06.2015 09:00 (aktualizacja: )

Poznaj różnice między delegowaniem a podróżą służbową

Pracodawca wysyłając pracownika do wykonania pracy w innym miejscu, niż wskazanym w umowie o pracę, musi ustalić, czy praca wykonywana jest w ramach podróży służbowej, czy oddelegowania. Ustalenie tego aspektu jest bardzo istotne zarówno dla rozliczenia płacowego, jak również księgowego.


Źródło: EastNews

Definicja podróży służbowej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy pracę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należą do nich m. in.:

  • zwrot kosztów przejazdów,
  • zwrot kosztów noclegów,
  • wypłata diet.

Kodeks pracy nie określa maksymalnego dopuszczalnego czasu trwania podróży służbowej, jednak przyjmuje się, że nie powinien on być dłuższy niż 3 miesiące. Podróż służbowa ma charakter incydentalny. Zadanie musi być konkretne i nie może mieć charakteru generalnego. Ważnym czynnikiem jest tu także sam fakt podróżowania, gdyż delegacja, która nie ma związku z podróżowaniem, a jedynie czasową zmianą miejsca wykonywania pracy nie może zostać uznana za podróż służbową.

Definicja oddelegowania

Oddelegowanie polega na czasowej zmianie miejsca wykonywania pracy przez pracownika. W przypadku oddelegowania w inne miejsce pracy na okres dłuższy niż 3 miesiące, należy zastosować formalne wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy, zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy. W przepisach prawa pracy brakuje jednoznacznej definicji oddelegowania pracownika. Najczęściej przyjmowanym kryterium jest okres wykonywania pracy poza stałym miejscem zatrudnienia, czyli okres przekraczający 3 miesiące.

Udokumentowanie podróży służbowej oraz oddelegowania

Podstawą formalną odbycia przez pracownika wyjazdu służbowego jest polecenie podróży służbowej. Nie ma określonego wzoru polecenia podróży służbowej - najważniejsze, by z dokumentu wynikało skąd i dokąd pracownik zostaje skierowany oraz w jakim celu.

W przypadku oddelegowania na okres dłuższy niż 3 miesiące podstawowym dokumentem jest wypowiedzenie zmieniające warunki pracy. W sytuacji, gdy oddelegowanie pracownika trwa krócej, przepisy nie określają formy dokumentacji takiego zdarzenia.

Podstawowe różnice

Podstawowe różnice pomiędzy podróżą służbową, a oddelegowaniem prezentuje tabela.

KRYTERIA PODRÓŻ SŁUŻBOWA ODDELEGOWANIE

Miejsce wykonywania pracy

Podróż poza miejsce pracy

Czasowa zmiana miejsca pracy

Kryterium podróżowania

Fizyczne podróżowanie

Nie musi wiązać się z podróżowaniem

Kryterium czasu

Brak limitu czasowego

Brak limitu czasowego

Dokumentacja

Dokument polecenia podróży służbowej

Umowa o oddelegowanie

Wpływ na umowę o pracę

Brak zmian w umowie o pracę

Powyżej 3 miesięcy konieczne zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego

Zobowiązania wobec pracownika

Wypłata diet, zwrotu kosztów noclegów i podróży dla pracownika

Nie przysługują dodatkowe należności, możliwa jest wypłata dodatku za rozłąkę

Rozliczenie podatkowe

Najważniejszym obowiązkiem pracodawcy z tytułu podróży służbowej pracownika jest wypłata diet oraz zwrotu kosztów poniesionych na podróż oraz nocleg. Zwrot kosztów podróży służbowej oraz wypłata diet jest zwolniona z opodatkowania oraz składek ZUS.

W przypadku oddelegowania pracodawca nie ma obowiązku wypłaty tego typu należności, jednak jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłatę dodatkowych należności z tytułu oddelegowania pracownika, wypłata ta podlega opodatkowaniu oraz stanowi podstawę do naliczenia składek ZUS.

Julita Podhorodecka
specjalista d/s prawa pracy

Zespół wfirma.pl