Poznaj różnice między delegowaniem a podróżą służbową
Pracodawca wysyłając pracownika do wykonania pracy w innym miejscu, niż wskazanym w umowie o pracę, musi ustalić, czy praca wykonywana jest w ramach podróży służbowej, czy oddelegowania. Ustalenie tego aspektu jest bardzo istotne zarówno dla rozliczenia płacowego, jak również księgowego.
Źródło: EastNews
Definicja podróży służbowej
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy pracę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należą do nich m. in.:
- zwrot kosztów przejazdów,
- zwrot kosztów noclegów,
- wypłata diet.
Kodeks pracy nie określa maksymalnego dopuszczalnego czasu trwania podróży służbowej, jednak przyjmuje się, że nie powinien on być dłuższy niż 3 miesiące. Podróż służbowa ma charakter incydentalny. Zadanie musi być konkretne i nie może mieć charakteru generalnego. Ważnym czynnikiem jest tu także sam fakt podróżowania, gdyż delegacja, która nie ma związku z podróżowaniem, a jedynie czasową zmianą miejsca wykonywania pracy nie może zostać uznana za podróż służbową.
Definicja oddelegowania
Oddelegowanie polega na czasowej zmianie miejsca wykonywania pracy przez pracownika. W przypadku oddelegowania w inne miejsce pracy na okres dłuższy niż 3 miesiące, należy zastosować formalne wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy, zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy. W przepisach prawa pracy brakuje jednoznacznej definicji oddelegowania pracownika. Najczęściej przyjmowanym kryterium jest okres wykonywania pracy poza stałym miejscem zatrudnienia, czyli okres przekraczający 3 miesiące.
Udokumentowanie podróży służbowej oraz oddelegowania
Podstawą formalną odbycia przez pracownika wyjazdu służbowego jest polecenie podróży służbowej. Nie ma określonego wzoru polecenia podróży służbowej – najważniejsze, by z dokumentu wynikało skąd i dokąd pracownik zostaje skierowany oraz w jakim celu.
W przypadku oddelegowania na okres dłuższy niż 3 miesiące podstawowym dokumentem jest wypowiedzenie zmieniające warunki pracy. W sytuacji, gdy oddelegowanie pracownika trwa krócej, przepisy nie określają formy dokumentacji takiego zdarzenia.
Podstawowe różnice
Podstawowe różnice pomiędzy podróżą służbową, a oddelegowaniem prezentuje tabela.
| KRYTERIA | PODRÓŻ SŁUŻBOWA | ODDELEGOWANIE |
|
Miejsce wykonywania pracy |
Podróż poza miejsce pracy |
Czasowa zmiana miejsca pracy |
|
Kryterium podróżowania |
Fizyczne podróżowanie |
Nie musi wiązać się z podróżowaniem |
|
Kryterium czasu |
Brak limitu czasowego |
Brak limitu czasowego |
|
Dokumentacja |
Dokument polecenia podróży służbowej |
Umowa o oddelegowanie |
|
Wpływ na umowę o pracę |
Brak zmian w umowie o pracę |
Powyżej 3 miesięcy konieczne zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego |
|
Zobowiązania wobec pracownika |
Wypłata diet, zwrotu kosztów noclegów i podróży dla pracownika |
Nie przysługują dodatkowe należności, możliwa jest wypłata dodatku za rozłąkę |
Rozliczenie podatkowe
Najważniejszym obowiązkiem pracodawcy z tytułu podróży służbowej pracownika jest wypłata diet oraz zwrotu kosztów poniesionych na podróż oraz nocleg. Zwrot kosztów podróży służbowej oraz wypłata diet jest zwolniona z opodatkowania oraz składek ZUS.
W przypadku oddelegowania pracodawca nie ma obowiązku wypłaty tego typu należności, jednak jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłatę dodatkowych należności z tytułu oddelegowania pracownika, wypłata ta podlega opodatkowaniu oraz stanowi podstawę do naliczenia składek ZUS.
Julita Podhorodecka
specjalista d/s prawa pracy
 |
Zespół wfirma.pl |