1 maja 2026 roku w sektorze prywatnym zaczną obowiązywać zmiany w Kodeksie pracy, które poszerzają sposób obliczania stażu pracy. Będą wliczane do niego m.in. okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia. Do tej pory rozwiązania te obejmowały wyłącznie pracowników sektora publicznego.  Dla wielu osób przełoży się to na dłuższy staż pracy, a w konsekwencji – większy wymiar urlopu oraz dostęp do dodatków stażowych.

» Pracowałeś na zleceniu lub działalności? Sprawdź, czy 1 maja możesz zyskać dodatkowe dni urlopu

Pracownicy będą musieli udokumentować wcześniejsze okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umów zlecenia czy innych form aktywności zawodowej, aby pracodawca mógł uwzględnić je przy ustalaniu stażu pracy. Sama nowelizacja Kodeksu pracy z 26 września 2025 r. nie oznacza więc automatycznego przeliczenia tego stażu.

» „Stażowe” – nowa usługa dla pracodawców – potwierdzanie autentyczności zaświadczeń ZUS

Nowe zasady liczenia stażu pracy od 2026 roku

Od 1 stycznia nowe zasady obliczania stażu pracy obowiązują w sektorze publicznym (m.in. w urzędach, szkołach publicznych, samorządowych instytucjach kultury, SP ZOZ-ach).

– Nowelizacja Kodeksu nie opiera sposobu obliczania stażu pracy wyłącznie na stosunku pracy. Zamiast tego wprowadza szerokie podejście obejmujące różne formy aktywności zawodowej, w tym działalność gospodarczą oraz wybrane umowy cywilnoprawne, o ile spełnione są warunki ustawowe. Do tej pory uwzględniano głównie zatrudnienie na etacie oraz wybrane formy służby. Inne aktywności zawodowe nie miały wpływu na uprawnienia pracownicze. Zmiany w tym obszarze prowadzą do wyrównania sytuacji osób samozatrudnionych i pracujących na zleceniach z pracownikami etatowymi – wyjaśnia Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.  

Zgodnie z nowymi przepisami do stażu pracy będą wliczane również m. in..:

• okresy prowadzenia działalności gospodarczej, w których przedsiębiorca faktycznie wykonywał działalność i podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo miał obowiązek ich opłacania (w tym na podstawie wpisu do CEIDG i zgłoszenia do ZUS);
• okresy zawieszenia działalności gospodarczej w związku z opieką nad dzieckiem, o ile w tym czasie opłacane były składki na ubezpieczenia społeczne;
• okresy wykonywania umów cywilnoprawnych, w tym umów zlecenia, agencyjnych oraz innych umów o świadczenie usług;
• okresy współpracy z przedsiębiorcą, w szczególności w ramach rodzinnego zaangażowania w działalność gospodarczą (np. współpraca z małżonkiem);
• okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz spółdzielniach kółek rolniczych;
• udokumentowane okresy pracy za granicą, niezależnie od tego, czy były wykonywane w ramach stosunku pracy.

Co istotne, art. 302(1) § 4 Kodeksu pracy rozszerza ten katalog jeszcze dalej i wprost obejmuje również:

• okres tzw. „ulgi na start” z art. 18 ust. 1 ustawy Prawa przedsiębiorców, czyli czas, w którym osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• okres współpracy z osobą korzystającą z „ulgi na start”, jeżeli odprowadzane były składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe lub wypadkowe).

Jak udokumentować staż pracy?

Krok 1: Ustalenie, jakie okresy można do niego wliczyć

Na początek warto dokładnie przeanalizować swoją historię zawodową pod kątem aktywności, które moga zostać wliczone do stażu pracy. Należy pamiętać, że okresy te muszą być powiązane z ubezpieczeniami społecznymi. W praktyce oznacza to, że były odprowadzane składki emerytalne i rentowe albo istniał obowiązek ich opłacania.

Krok 2: Złożenie wniosku o zaświadczenie z ZUS

Podstawą potwierdzenia stażu nie są umowy ani wpisy w rejestrach, ale zaświadczenie z ZUS.

Aby je uzyskać:

• zaloguj się do swojego konta na PUE ZUS (eZUS),
• złóż wniosek o wydanie zaświadczenia o okresach podlegania ubezpieczeniom, realizując poszczególne kroki:
• w prawym górnym rogu wybierz zakładkę ,,Ubezpieczony”,
• wejdź w menu znajdujące się po lewej stronie i kliknij w zakładkę ,,Dokumenty i wiadomości”,
• wybierz z listy ,,Dokumenty robocze”, a następnie ,,Utwórz nowy”,
• po otwarciu listy wniosków wyszukaj ,,Wniosek USP” i kliknij ,,Utwórz dokument”,
• wypełnij formularz, który pojawi się w nowym oknie, wybierając okresy ubezpieczeń, których dotyczy wniosek,
• po wypełnieniu formularza kliknij ,,Sprawdź”, jeśli weryfikacja przebiegła pomyślnie, wybierz ,,Zapisz”, a następnie ,,Zamknij”,
• czas zautoryzować usługę, wybierając jeden ze sposobów – profil PEU, profil zaufany ePUAP, kwalifikowany podpis elektroniczny. Po podpisaniu wniosek zostanie przekazany do ZUS.
• zaświadczenie zostanie umieszczone w profilu ubezpieczonego (PUE/eZUS),
• ZUS powiadomi Cię o dostępności dokumentu (SMS, e-mail, aplikacja).

To właśnie ten dokument będzie kluczowy dla pracodawcy przy przeliczaniu stażu pracy.

Krok 3: Weryfikacja danych w zaświadczeniu

Po otrzymaniu dokumentu nie warto od razu przekazywać go dalej. Najpierw sprawdź:

• czy uwzględnia wszystkie okresy aktywności,
• czy daty się zgadzają,
• czy nie ma przerw lub brakujących informacji.

Krok 4: Uzupełnienie ewentualnych braków

Jeśli okaże się, że ZUS nie posiada pełnych danych, konieczne będzie ich uzupełnienie. W tym celu możesz przedstawić:

• umowy zlecenia lub inne umowy cywilnoprawne,
• faktury lub rachunki,
• potwierdzenia opłacania składek,
• dokumenty z CEIDG lub urzędu skarbowego.

Na tej podstawie ZUS może uzupełnić Twoją historię ubezpieczeniową i wydać poprawione zaświadczenie.

Krok 5. Przekazanie dokumentów pracodawcy

Dopiero po uzyskaniu kompletnego zaświadczenia należy przekazać je pracodawcy (np. do działu HR) wraz z wnioskiem o przeliczenie stażu pracy.

Na tej podstawie pracodawca:

• uwzględni dodatkowe okresy w stażu,
• przeliczy uprawnienia pracownicze (np. wymiar urlopu),
• zaktualizuje dokumentację kadrową.

Krok 6: Dopilnowanie terminów

Choć przepisy działają wstecz, nie oznacza to pełnej dowolności czasowej.

Pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie dokumentów od momentu wejścia przepisów w życie dla ich pracodawcy (w sektorze prywatnym od 1 maja 2026 r.).

Po tym czasie pracodawca nie będzie zobowiązany do uwzględnienia dodatkowych okresów.

Na co szczególnie uważać?

Kluczowym kryterium pozostaje podleganie ubezpieczeniom społecznym lub możliwość ich udokumentowania, co oznacza, że sama formalna aktywność nie zawsze będzie wystarczająca do zaliczenia okresu do stażu pracy

– Niestety wiele osób błędnie zakłada, że, aby skorzystać z nowych zasad, wystarczą same umowy lub wpis do CEIDG. Tymczasem bez zaświadczenia z ZUS pracodawca nie ma podstaw do przeliczenia stażu. Tym samym skorzystanie z dodatkowych uprawnień wymaga złożenia w ZUS „Wniosku o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy”. Można to zrobić wyłącznie online, korzystając ze swojego konta na platformie eZUS – komentuje Joanna Łuksza z IFIRMA.PL.

Ważne zagadnienie stanowi tu także działalność nierejestrowana. W kontekście nowych regulacji nie jest ona traktowana jako działalność gospodarcza, a jej ewentualne uwzględnienie w stażu pracy nie wynika z automatycznego przypisania do kategorii przedsiębiorców, lecz wymagałoby odrębnej podstawy prawnej jako „inna praca zarobkowa” w rozumieniu art. 302(1) Kodeks pracy.

Na tym etapie warto również podkreślić ryzyko jakie niesie za sobą odkładanie tego tematu „na później”. Mimo że przepisy działają wstecz, nie działają automatycznie. Jeśli nie złożysz dokumentów w określonym czasie, Twój staż formalnie się nie zmieni.

Dodatkowo należy pamiętać, że wliczanie nowych okresów nie będzie wpływało wstecz na długość wypowiedzenia umowy o pracę ani na toczące się już nabory, w których wymagany był określony staż pracy.

Źródło: IFIRMA