1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla największych podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r., system obejmie pozostałych przedsiębiorców. Ustawodawca przewidział jednak wyjątek dla najmniejszych podatników i dał im więcej czasu na przygotowania.
O tym, że w 2026 roku zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur rząd informował już od wielu miesięcy. Terminy były wielokrotnie przesuwane, co niekorzystnie wpłynęło na proces przygotowania przedsiębiorców do tego obowiązku. Teraz jednak mamy pewność. KSeF zacznie obowiązywać w 2026 roku. Ustawa została bowiem podpisana przez Prezydenta i opublikowana w Dzienniku Ustaw. Za jej sprawą KSeF będzie wdrażany w trzech etapach. Jak się jednak okazuje najwięcej czasu na przygotowania będą mieli najmniejsi podatnicy, których KSeF obejmie dopiero w 2027 roku. O kogo chodzi?
Źródło: shutterstock
KSeF w trzech krokach: od największych firm po najmniejszych podatników
Uchwalona ustawa o tzw. KSeF zakłada wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w trzech etapach:
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Ustawodawca przewidział jednak jeden wyjątek. Chodzi o najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie). Wspomniani przedsiębiorcy zostaną objęci tym obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 r.
KSeF w 2027 roku, przygotowania już dziś?
Dla sporej części przedsiębiorców zmiany dotyczące KSeF wydają się być nadal bardzo odległe. Pomimo objęcia nowym obowiązkiem w kwietniu 2026 roku, czy nawet dopiero w 2027 roku, nie warto zwlekać z jego wdrożeniem na ostatnią chwilę. Szczególnie ostrożni powinni być najmniejsi przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży do 10 tys. zł, którzy z KSeF mogą zacząć korzystać dopiero w 2027 roku. W przypadku bowiem tak małych transakcji ryzyko przekroczenia wspominanego progu i wejścia w obowiązek wystawiania FV w KSeF wcześniej, jest bowiem bardzo wysokie. O tym jak wdrożyć krok po kroku KSeF w małej firmie dowiesz z artykułu ,,Wdrożenie KSeF krok po kroku w JDG i mikrofirmach. Jak się przygotować? [Wywiad z ekspertem]".
Odbiór faktur w KSeF już od lutego 2026
Kolejną ważną kwestią, która powinna przyśpieszyć proces wdrożenia KSeF w firmie jest odbiór faktury kosztowej od kontrahenta, który z nowego systemu będzie korzystał już od lutego. Wspomniani podatnicy nie będą już bowiem zobowiązani wystawiać faktury w alternatywny do KSeF sposób. Mniejsi przedsiębiorcy, którzy nie wdrożą odpowiednich narzędzi i nie zorganizują dostępu do systemu, mogą mieć trudności w odbieraniu faktury od swoich dostawców w dotychczasowej formie. Więcej o tym w artykule ,,Odbiór faktur w KSeF. Ukryta pułapka dla przedsiębiorców od lutego 2026 r.".