Jeśli zdarzyło ci się korzystać za cichym przyzwoleniem pracodawcy ze służbowego sprzętu do celów prywatnych, to wiedz, że powinieneś zapłacić podatek. Konsekwencje podatkowe takiego postępowania dotykają zarówno pracodawcę, jak i pracownika.
Dotyczy to nie tylko pracowników korzystających ze służbowych samochodów, ale również innych form korzystania ze sprzętu biurowego, np. służbowego aparatu czy kamery.
Podatek dochodowy
Dla pracownika nieodpłatne przekazanie sprzętu do używania prywatnego staje się nieodpłatnym świadczeniem, które podlega wycenie i doliczeniu do jego wynagrodzenia miesięcznego. Co ważne, to pracodawca odpowiada za prawidłowe określenie wartości świadczenia w naturze i doliczenia go do wynagrodzenia, pobrania prawidłowo składek ZUS oraz zaliczki na podatek.
Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Jeżeli przedmiotem świadczenia byłyby usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia (np. przedsiębiorca udostępniający aparat fotograficzny na co dzień zajmuje się obsługą przyjęć w zakresie wykonywania zdjęć i posiada w swoim cenniku usługę wypożyczania kamery), to świadczenie wycenia się według cen stosowanych wobec innych odbiorców tego przedsiębiorcy.
Kwota świadczeń nieodpłatnych uznawana będzie za wynagrodzenie pracownika zatem będzie podstawą ustalenia zaliczek na podatek dochodowy, jak również będzie podstawą do ustalenia składek ZUS. Świadczenia nieodpłatne nie postaje kwotą neutralną w zakresie ZUS (nie jest zwolnione ze składek).
Gdyby pożyczony sprzęt pracodawca pracownikowi wypożyczył odpłatnie, cena świadczenia powinna pozostawać rynkowa. W przeciwnym razie można mówić jedynie o częściowej odpłatności ( w części nadal konieczne będzie ustalenie faktycznej wartości usługi). Jeżeli natomiast powiązania pracownicze wpływają na obniżenie wartości usługi, to w przypadku kontroli możliwe jest podwyższenie jej wartości do ceny rynkowej.
Podatek VAT
Nieodpłatne wykorzystanie towarów dla celów osobistych pracowników stanowi tzw. nieodpłatne świadczenie usług, z czym wiąże się obowiązek naliczenia podatku VAT od wykonanego świadczenia. W związku z przekazaniem pracodawca wystawia fakturę wewnętrzną i nalicza podatek VAT. Podstawą opodatkowania będzie w takim przypadkukoszt świadczenia usługi poniesiony przez podatnika. Pracodawca ma możliwość wystawić jedną fakturę wewnętrzną z tytułu wszystkich czynności wykonanych w danym miesiącu. Co ważne, faktura taka dotyczyć może przekazania nieodpłatnego na rzecz wielu pracowników. Pracodawca nie ma bowiem obowiązku umieszczać na fakturze danych kontrahenta lub pracownika, na rzecz którego takie nieodpłatne świadczenie dokonuje. Zbiorczą fakturę z danego miesiąca wystawić należy nie później niż 7 dnia miesiąca następnego, po okresie, za który jest ona wystawiana.
Warto dodać, że w przypadku pojazdu korzystania z pojazdu, przy którego nabyciu nie było wystąpiło pełne prawo odliczenia podatku VAT, lecz jedynie 50% nie więcej niż 5000 zł lub też 60% nie więcej niż 6000 zł, nie trzeba przestrzegać zasad rozliczania podatku związanego z nieodpłatnym udostępnianiem pojazdu pracownikom.
Powyższe zasady wynikają bezpośrednio z przepisów. Cóż, litera prawa swoje a życie swoje. Jak jest w praktyce… sami oceńcie.
Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl