Zmiany w przepisach dotyczących zwolnień lekarskich zlikwidują jeden z najbardziej kontrowersyjnych podziałów na rynku pracy. Z zapisów nowelizacji wynika, że prawo do kontrolowania prawidłowości wykorzystywania L4 zyskają także przedsiębiorcy zatrudniający poniżej 20 ubezpieczonych. Przepisy te mają wejść w życie 13 kwietnia i będą pierwszą od lat zmianą, która realnie wzmocni pozycję sektora MŚP w walce z nadużyciami zwolnień chorobowych, dotychczas zarezerwowanej wyłącznie dla największych pracodawców.

Koniec podziału na „dużych” i „bezradnych”?

Obowiązujące dziś przepisy pozwalają na samodzielne kontrolowanie zwolnień lekarskich wyłącznie pracodawcom zatrudniającym powyżej 20 ubezpieczonych. Pozostali, a więc zdecydowana większość firm w Polsce, mogą jedynie wnioskować o kontrolę do ZUS, bez realnego wpływu na jej tempo i skuteczność.

Nowelizacja ustawy wprowadza jednak pewne nowe zapisy, zgodnie z którymi płatnicy składek wypłacający wynagrodzenie chorobowe zyskają prawo do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich – niezależnie od liczby ubezpieczonych.

Zdaniem ekspertów, gdy te zapisy wejdą w życie,  będzie to największy od lat przełom w praktycznym egzekwowaniu zasad L4 w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw.

– Art. 68 pkt 1 b ustawy, który wejdzie w życie 13 kwietnia 2026 r., jednoznacznie rozszerza uprawnienie do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich na wszystkich płatników składek – nie tylko tych zatrudniających powyżej 20 ubezpieczonych. Kontrola ta będzie mogła być przeprowadzana na potrzeby wypłaty wynagrodzenia chorobowego, o którym mowa w art. 92 Kodeksu pracy – komentuje mec. Justyna Szczepańska-Grygiel, radca prawny, Partnerka w ABITL Legal z Poznania – Brzmienie przepisu nie budzi wątpliwości interpretacyjnych, a jego wprowadzenie należy ocenić bardzo pozytywnie, zwłaszcza z perspektywy pracodawców z sektora MŚP, którzy po raz pierwszy zyskują realne i jasno określone uprawnienie w tym zakresie – dodaje.

MŚP od lat bez realnych narzędzi

Z perspektywy rynku pracy nadchodząca zmiana odpowiada na problem, który narastał przez lata. Nadużycia zwolnień lekarskich dotykają także małe i średnie firmy, które nie mają zaplecza kadrowego ani możliwości szybkiego zastępstwa. Do Conperio, największej polskiej firmy doradczej specjalizującej się w problematyce absencji chorobowych, od lat zgłaszają się przedsiębiorcy zatrudniający poniżej 20 pracowników, prosząc o wsparcie w sytuacjach budzących wątpliwości co do zasadności wykorzystywania L4. Dotychczas zakres działań wobec tej grupy był ograniczony przepisami. Nowe regulacje pozwalają jednak realnie odpowiedzieć na ich potrzeby i zapewnić im narzędzia, z których do tej pory korzystali wyłącznie najwięksi pracodawcy.

– Nadużycia L4 w małych zakładach pracy mogą być odczuwalne znacznie mocniej niż w dużych organizacjach. Jedna nieobecność potrafi wywołać chaos organizacyjny, konieczność doraźnych zastępstw i realnie obciążyć współpracowników, którzy muszą przejąć obowiązki osoby na zwolnieniu. Dla MŚP to często nie statystyka, lecz codzienny problem operacyjny. Dziś mali przedsiębiorcy widzą problem i ponoszą jego koszty, ale nie mają realnych narzędzi, by reagować. Wraz z wejściem w życie nowych przepisów po raz pierwszy może zostać przywrócona równowaga między odpowiedzialnością a możliwościami działania – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio.

Jak podkreśla, skala zjawiska jest znacząca. Conperio przeprowadza rocznie ok. 34 tys. kontroli, z czego blisko jedna trzecia ujawnia różnego rodzaju nadużycia. – To nie są incydenty, lecz systemowy problem wpływający na produktywność, relacje w zespołach i stabilność finansową firm – dodaje ekspert rynku pracy.

Przełom możliwy, ale tylko przy dopracowanych przepisach

Eksperci podkreślają, że nadchodząca zmiana ma szansę przełożyć się na skuteczniejsze ograniczanie nadużyć zwolnień lekarskich, ponieważ nowe regulacje zostały sformułowane w sposób jasny i niebudzący wątpliwości interpretacyjnych. Kluczowe znaczenie będzie mieć jednak praktyka ich stosowania – w szczególności znajomość zakresu uprawnień, właściwe dokumentowanie kontroli oraz współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, który pozostaje organem rozstrzygającym w przypadku spornych sytuacji.

– To może być pierwsza realna zmiana, która da mniejszym pracodawcom narzędzie do samodzielnego reagowania w przypadku wątpliwości co do wykorzystywania zwolnień lekarskich. Kluczowe będzie jednak to, aby firmy wiedziały, jak z tego prawa korzystać w praktyce i jak robić to w sposób zgodny z przepisami – podsumowuje Mikołaj Zając.

***

O CONPERIO