Ministerstwo Finansów postanowiło pójść na rękę przedsiębiorcom i znacznie wcześniej udostępniło możliwość generowania tokenów do Krajowego Systemu e-Faktur. Nowa funkcjonalność ułatwia uwierzytelnianie w systemie.
Pierwotnie generowanie tokenów do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) miało być dostępne dla przedsiębiorców od 1 lutego przyszłego roku. Przedstawiciele biznesu wielokrotnie apelowali, aby przyspieszyć ten termin.
Na początku grudnia Ministerstwo Finansów poinformowało, że przychyli się do tych próśb i niebawem udostępni nową funkcjonalność. Generowanie tokenów zostało udostępnione kilka dni później, 8 grudnia. To przydatne narzędzie, które usprawni prace przedsiębiorców w systemie.
Jak to działa?
Token to rodzaj cyfrowego klucza. Jest jednym z narzędzi służących do uwierzytelnienia i autoryzacji w KSeF. Generujemy go raz i w ten sposób uzyskujemy możliwość korzystania z systemu – nie musimy już wpisywać danych autoryzacyjnych. Co istotne, to przedsiębiorca podczas generowania tokenu decyduje o zakresie późniejszych uprawnień.
Czemu służy ta zmiana? Przyczynia się ona do uproszczenia codziennej obsługi faktur elektronicznych. Ograniczona zostaje liczba czynności potrzebnych do uwierzytelnienia, co da większą wygodę księgowym i przedsiębiorcom.
Nowe uprawnienia tylko przez MCU
Resort finansów podkreśla, że od 1 listopada 2025 r. nadawanie nowych uprawnień jest możliwe wyłącznie przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Tym samym nie można już nadawać nowych uprawnień w ramach dotychczasowej Aplikacji Podatnika KSeF 1.0.
Fot. UnderhilStudio / Shutterstock
Możliwość generowania tokenów dla KSeF 1.0 będzie dostępna do końca stycznia 2026 r. Można to zrobić w Aplikacji Podatnika KSeF 1.0 lub przy użyciu komercyjnych programów księgowych zintegrowanych z API KSeF 1.0. Jednak posługiwanie się nimi w MCU, a potem w docelowym KSeF 2.0, nie będzie możliwe.
Dlatego warto mieć na uwadze, że tokeny wygenerowane w KSeF 1.0 nie będą możliwe do użycia w KSeF 2.0 oraz nie będą udostępnione w MCU i migrowane do KSeF 2.0.
Uwaga na oszustów
Ministerstwo Finansów podkreśla, że tokeny to wrażliwe dane, dlatego należy je przechowywać i używać z zachowaniem najwyższej ostrożności. Przestrzega przed oszustami, którzy mogą spróbować wyłudzić poufne dane i narazić ich właściciela na poważne konsekwencje finansowe i prawne.
Tokeny i dane do logowania do MCU trzeba traktować z taką samą uwagą jak dane logowania do bankowości elektronicznej czy karty płatnicze. Absolutnie nie należy przekazywać ich osobom nieuprawnionym.
KSeF: zostało coraz mniej czasu
Przypomnijmy, 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur obejmie pierwszą grupę przedsiębiorców – duże firmy, które osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy będą musieli wystawiać takie faktury od 1 kwietnia 2026 r.
Powyższa powinność dotyczy wystawiania dokumentów księgowych. Natomiast jeśli chodzi o odbieranie faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF – wszystkie firmy, niezależnie od wielkości, będą miały taki obowiązek od 1 lutego 2026 r.
Gdzie po informacje dotyczące KSeF?
Resort finansów przypomina, że wszyscy korzystający z MCU mogą skorzystać z pomocy technicznej. Kontakt z zespołem technicznym jest dostępny w dni robocze w godzinach 7-19 lub za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego KSeF pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/formularz/. Do dyspozycji przedsiębiorców jest również infolinia. Działa ona w dni robocze w godzinach 8-18 pod numerem tel. +22 330 03 30 (numer dla telefonów komórkowych oraz z zagranicy) i 801 055 055 (numer dla telefonów stacjonarnych).
Więcej informacji o nowym systemie można znaleźć na stronie ksef.podatki.gov.pl.