18.08 Jak wystawić fakturę wewnętrzną z tytułu czynności nieodpłatnych?
Obowiązek wystawiania faktur wewnętrznych dotyczy m.in. podatników przekazujących nieodpłatnie swoje towary na cele prywatne, dokonujących innych darowizn czy też świadczących usługi na cele niezwiązane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Fakturę wewnętrzną można wystawić na dwa sposoby. Według zasady ogólnej wystawia się ją w terminie 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Co istotne, w przypadku czynności nieodpłatnych obowiązujązasady ogólne powstania obowiązku podatkowego (art. 19 ust 16 VAT). Obowiązek podatkowy przy czynnościach nieodpłatnych zrównanych z odpłatnymi powstanie w dacie wystawienia faktury nie później niż 7 dnia od daty wydania towaru lub wykonania usługi. W konsekwencji przy czynnościach nieodpłatnych nie znajdzie nigdy zastosowania zasada wystawiania faktury nie później niż w dacie powstania obowiązku podatkowego, nie wcześniej niż w 30 dni przed dniem powstania tego obowiązku (art. 11 rozporządzenia o wystawianiu faktur).
Przykład
Podatnik świadczący nieodpłatnie usługę budowlaną na rzecz pracownika wystawia fakture wewnętrzną. Tradycyjnie obowiązek podatkowy z tytułu usługi budowlanej powstaje w dacie uregulowania całości lub części zapłaty, nie później niż 30 dnia od wykonania usługi. Obowiązek podatkowy z tytułu usługi nieodpłatnej, zrównanej z odpłatną powstanie na zasadach ogólnych – w dacie wystawienia faktury, nie później niż 7 dnia od wykonania usługi.
Zgodnie z drugą zasadą, podatnik zamiast wystawiać szereg faktur wewnętrznych, może wystawić jedną zbiorczą fakturę wewnętrzną na koniec miesiąca. Fakturę tę należy wystawić nie później niż 7 dnia po zakończeniu miesiąca, którego ona dotyczy. Odpowiednio u podatników rozliczających się kwartalnie, faktura może być wystawiona raz na kwartał. Dotyczyć ma ona danego okresu rozliczeniowego (art. 106 ust 7 VAT). Faktura wewnętrzna, nawet jeśli dotyczy całego miesiąca, powinna zawierać zarówno dzień, miesiąc, jaki i rok jej wystawienia, bowiem nie jest to faktura związana z usługami ciągłymi, w których można wykazać jedynie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury (art. 9 ust 2 rozporządzenia o wystawianiu faktur).
Przykład
W czerwcu podatnik wykonał przekazał 7 telefonów komórkowych nieodpłatnie swoim pracownikom. Przekazanie odbywało się w różne dni. Dodatkowo podatnik wykonał na rzecz tych pracowników usługi budowlane oraz usługi transportowe. Podatnik decyduje się wystawić łączną fakturę na wszystkie czynności za dany miesiąc – do 7 lipca 2011 r.- odrębnie na rzecz każdego nabywcy.
Faktura wewnętrzna powinna zawierać wszystkie elementy, które zawiera zwykła faktura VAT. W przypadku braku konkretnego nabywcy towaru lub usługi, na fakturze wewnętrznej nie podaje się danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności.
Przykład
Podatnik decyduje się na wykonanie usług reklamowych – nieodpłatnego przekazania gadżetów o wartości powyżej 10 zł. Rozdaje je na festynie. Faktura wewnętrzna wystawiona jest w jednym egzemplarzu i dotyczy całej dostawy zrównanej z odpłatną. Nie podaje się na niej danych nabywcy.
Fakturę wewnętrzną można wystawić w jednym egzemplarzu. Przekazanie nieodpłatne na cele prywatne pracownika nie musi być potwierdzane fakturą VAT, wystawioną na rzecz tego pracownika. Fakturę wystawia się jedynie dla celów wewnętrznych. Dokumenty takie przechowuje się wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku.
Warto pamiętać również, że podstawę opodatkowania stanowi cena nabycia towaru, a gdy nie ma ceny nabycia, według ceny wytworzenia, ustalonej na dzień ich zbycia. W przypadku nieodpłatnych usług podstawą opodatkowania jest koszt usługi poniesiony przez podatnika (art. 29 ust. 10 i ust. 12 VAT). Podstawa opodatkowania to cena netto zatem bez podatku VAT.
Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl