Pobierz e-pity 2018

Jak wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów?

23.12.2014 10:00 (aktualizacja: )

Jak wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów?

Freelancerzy (m.in. graficy, programiści, informatycy, firmy reklamowe), którzy wykonują usługi dla klientów spoza Polski muszą wiedzieć jak je prawidłowo rozliczać i dokumentować. Warto więc znać podstawowe aspekty dotyczące wystawiania faktur dla zagranicznych kontrahentów. Co konkretnie należy wziąć pod uwagę?

1. Data wystawienia faktury zagranicznej

Od początku 2014 r. przedsiębiorców wystawiających faktury dla klientów zagranicznych obowiązują dokładnie takie same terminy, jak w przypadku transakcji krajowych. A więc fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Dokument księgowy można ponadto wystawić do 30 dni przed sprzedażą, czyli rzeczywistym wykonaniem usługi.

To kiedy i jak faktura zostanie przekazana klientowi warto ustalić z nim indywidualnie przy uzgadnianiu warunków współpracy. Należy również pamiętać, że usługa zagraniczna musi zostać rozliczona w deklaracji VAT-7 (VAT-7K) za okres, w którym została wykonana, a nie za okres w którym wystawiono fakturę.

2. Jakie dane zamieścić na fakturze dla zagranicznego klienta?

Informacje, które powinno się zawrzeć na fakturze dokumentującej transakcję zagraniczną zależą przede wszystkim od tego, czy nabywca usługi jest przedsiębiorcą, czy konsumentem.

W przypadku, gdy nabywcą jest inna firma fakturę wystawia się w kwocie netto bez wskazywania stawki i kwoty podatku VAT – podatek ten rozlicza bowiem usługobiorca (funkcjonuje tu mechanizm odwrotnego obciążenia). Faktura powinna zawierać m.in. następujące elementy:

  • nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy,
  • numer NIP sprzedawcy oraz nabywcy,
  • kolejny numer,
  • datę wystawienia,
  • zakres wykonanej usługi,
  • cenę usługi netto,
  • wartość sprzedaży netto,
  • sumę wartości sprzedaży usług niepodlegających opodatkowaniu,
  • wyrazy „odwrotne obciążenie”" – to informacja, że podatek rozlicza nabywca.

Przedsiębiorca wystawiając fakturę dla osoby fizycznej z zagranicy (np. tłumacz wykonuje usługę dla osoby prywatnej z USA) musi rozliczyć VAT tak samo jak w przypadku usług krajowych. Wystawia więc standardową fakturę ze wskazaną wartością netto usługi oraz kwotą należnego podatku z zastosowaniem stawki obowiązującej dla danej usługi w Polsce. 

3. Faktura zagraniczna – w jakim języku?

Wystawiając fakturę dla klienta zagranicznego trzeba wziąć pod uwagę, że dokument powinien być zrozumiały dla obu stron transakcji. Można go oczywiście wystawić w języku ojczystym kontrahenta, w praktyce jednak najczęściej strony umawiają się, że faktury będą „pisane” po angielsku.

Jeżeli jednak przedsiębiorca prowadzi KPiR powinien posiadać także wszystkie dokumenty księgowe w wersji polskojęzycznej. Faktur w ojczystym języku mogą również zażądać urzędnicy w trakcie kontroli. W związku z tym warto w dokumentacji księgowej umieszczać fakturę w języku, w którym została przekazana klientowi oraz jej odpowiednik w języku polskim.

4. W jakiej walucie wystawić fakturę dla klienta spoza Polski?

Zagraniczny kontrahent może zażyczyć sobie wystawienia faktury w obcej walucie np. w euro. To oczywiście możliwe, jednak trzeba pamiętać, że na potrzeby zapisów w KPiR konieczne jest przeliczenie konkretnej kwoty na złotówki. Ponadto, niezależnie od przyjętej waluty kwotę podatku VAT  na fakturze zawsze trzeba zapisywać w złotówkach (oczywiście wówczas, gdy obowiązek rozliczenia VAT leży po stronie sprzedawcy).

Przeliczenia zasadniczo dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy, poprzedzający dzień:

  • wystawienia faktury - jeżeli jest wystawiana przed sprzedażą (przed wykonaniem usługi), lub
  • wykonania usługi - w sytuacji, gdy faktura jest wystawiana po jej wykonaniu (do 15 dni następnego miesiąca).

Ponadto, w przypadku gdy data wystawienia faktury w obcej walucie różni się od daty jej uregulowania mogą powstać tzw. różnice kursowe, które w zależności od konkretnej sytuacji generują u przedsiębiorcy koszt albo przychód.

5. Ewidencjonowanie faktur zagranicznych

Wszystkie faktury sprzedażowe, niezależnie od tego czy obligują do rozliczenia VAT-u czy też nie, należy ujmować w ewidencji sprzedaży. Obowiązek rozliczenia podatku i ujęcia transakcji w prowadzonej ewidencji VAT powstaje w chwili wykonania usługi na rzecz zagranicznego klienta. Dla zwiększenia bezpieczeństwa oraz na potrzeby ewentualnej kontroli podatkowej warto przechowywać również wszelkie inne dokumenty dotyczące transakcji zagranicznych – wyciągi bankowe, umowy o współpracy, korespondencję mailową, itp.