Jak dokumentować i rozliczać usługi świadczone na rzecz kontrahentów z UE?

Jak dokumentować i rozliczać usługi świadczone na rzecz kontrahentów z UE?

Zdobycie kontrahenta z innego państwa członkowskiego UE nie stanowi dziś żadnego problemu. Wystarczy dobra strona internetowa, z ofertą przetłumaczoną na język angielski i nie wiadomo kiedy do grona nabywców naszych usług dołączają osoby/firmy z Niemiec, Wielkiej Brytanii czy Włoch. Rozszerzenie kontaktów biznesowych o kontrahentów z Unii Europejskiej generuje jednak dodatkowe obowiązki, związane z dokumentowaniem oraz rozliczaniem takich transakcji. O czym trzeba pamiętać? Podpowiadamy poniżej.

Rejestracja do celów VAT UE

Pierwszym obowiązkiem przedsiębiorcy, który zamierza świadczyć usługi na rzecz kontrahentów z UE, jest rejestracja do celów VAT UE. Powinność ta dotyczy jednak wybranych rodzajów świadczeń, a mianowicie takich, do których stosuje się zasady wynikające z art. 28b Ustawy o podatku od towarów i usług.

źródło: Thinkstock

Ważne!

Usługi można podzielić zasadniczo na dwie grupy:

  • dla których miejscem świadczenia i tym samym opodatkowania jest kraj nabywcy (zgodnie z art. 28b ustawy o VAT),
  • dla których miejsce świadczenia ustala się na zasadach szczególnych (np. kraj usługodawcy przy świadczeniach na rzecz niepodatników czy kraj, w którym znajduje się nieruchomość przy usługach budowlanych).

Co ważne, obowiązek rejestracji do celów VAT UE dotyczy zarówno czynnych, jak i zwolnionych podatników VAT. Powinni oni tego dokonać, wykorzystując znany VAT-R (a dokładniej jego część C.3.). Po przejściu całej procedury przedsiębiorca otrzymuje tzw. NIP “europejski”, czyli nic innego, jak NIP poprzedzony prefiksem właściwym dla kraju, z którego pochodzi (w przypadku Polski są to litery PL).

Jak udokumentować wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług?

Przedsiębiorca świadczący usługi na rzecz nabywców z UE powinien udokumentować ten fakt fakturą wystawioną zgodnie z polskimi przepisami. W sytuacji gdy usługobiorcą jest inny podatnik z państwa członkowskiego Unii Europejskiej, na dokumencie sprzedaży powinny pojawić się dodatkowo NIP UE sprzedawcy oraz nabywcy. Od tej zasady istnieją wyjątki - w przypadku usług, dla których miejsce świadczenia ustala się według zasad szczególnych.

Innym odstępstwem w przypadku faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług jest brak konieczności zamieszczania niektórych danych, które zwykle ujmuje się na dokumentach do transakcji krajowych. W sytuacji gdy usługa jest opodatkowana w kraju nabywcy, polski przedsiębiorca nie musi wykazywać VAT w Polsce. Oznacza to, że faktura dokumentująca taką usługę może pomijać informacje związane z podatkiem od towarów i usług (jak np. stawka czy kwota podatku).

Co więcej, przedsiębiorca świadczący usługi na rzecz podatnika z UE (który rozliczy tę transakcję jako import usług) nie musi umieszczać na fakturze opustów i obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty (jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto). Na dokumencie powinien znaleźć się jednak dodatkowy element - fraza “odwrotne obciążenie”.

Obowiązek podatkowy przy wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług

Ustalenie terminu powstania obowiązku podatkowego jest istotne również w odniesieniu do świadczenia usług, od których polski podatnik nie odprowadza VAT w Polsce. Jest to konieczne ze względu na obowiązek wykazania takich transakcji w deklaracji VAT oraz informacjach podsumowujących.

Podobnie jak w obrocie krajowym, również w przypadku świadczenia większości usług dla podatników z UE (których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi lub otrzymania całości lub części zapłaty (gdy zapłatę tę otrzymano przed wykonaniem usługi). Zasada ta wynika bezpośrednio z ustawy o VAT.

W ww. akcie prawnym nie znajduje się jednak zapis dotyczący wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, do których nie stosuje się art. 28b. W związku z tym należy przyjąć, że w odniesieniu do tych usług zastosowanie mają te same zasady, co w obrocie krajowym.

Wykazanie transakcji w deklaracji VAT i informacji podsumowującej

Usługi świadczone na rzecz kontrahentów z UE, które nie są opodatkowane w Polsce, należy wykazać w deklaracji VAT w poz. 11 (dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju) oraz dodatkowo w poz. 12, jeżeli świadczenia te nie są zwolnione z VAT ani opodatkowane stawką 0 proc., a miejsce ich opodatkowania ustala się zgodnie z art. 28b ustawy o VAT.

Co więcej, wartość usług wykazanych w poz. 12, w rozbiciu na poszczególnych kontrahentów, powinna znaleźć się również w części E informacji podsumowującej VAT UE (przy braku miejsca należy skorzystać z załącznika VAT-UE/C).

Usługi, które należy opodatkować w Polsce, są ujmowane wyłącznie w deklaracji VAT, zgodnie z zasadami obowiązującymi w przypadku transakcji krajowych.

Zespół wfirma.pl - księgowość online