Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 20 maja 2026 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.205.2026.2.MG) rozstrzygnął, jak wystawić fakturę korygującą w Krajowym Systemie e-Faktur, gdy faktura pierwotna powstała jeszcze poza systemem. Organ wskazał, że w takim przypadku podatnik nie wypełnia w elemencie „DaneFaKorygowanej” pól NrKSeF oraz NrKSeFFaKorygowanej. Zabronione jest także wpisywanie w te pola dowolnego ciągu znaków, który nie odpowiada rzeczywistemu numerowi KSeF. Pole „numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca” należy pozostawić puste. Powiązanie z fakturą pierwotną zapewnia się wtedy przez pozostałe dane – numer i datę wystawienia dokumentu korygowanego.
Faktura korygująca w KSeF – kogo dotyczy problem?
Od 2026 r. faktury korygujące co do zasady wystawia się w KSeF w formie ustrukturyzowanej. Dotyczy to podatników, którzy zostali już objęci obowiązkiem – najpierw największych, a od 1 kwietnia 2026 r. także pozostałych firm.
Problem opisany w interpretacji jest typowy dla okresu przejściowego. Wielu przedsiębiorców ma w obrocie faktury wystawione tradycyjnie (papierowo lub elektronicznie poza systemem) przed objęciem ich obowiązkiem KSeF. Gdy taki dokument trzeba skorygować, korekta powstaje już w KSeF, a pierwotna faktura żadnego numeru KSeF nie posiada.
W systemie KSeF można korygować także dokumenty, które pierwotnie zostały wystawione poza systemem. Pojawia się jednak pytanie techniczne: co wpisać w pola przeznaczone na numer KSeF faktury korygowanej, skoro on nie istnieje.
Faktura korygująca w KSeF do faktury spoza systemu
Organ oparł się na art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT oraz na obowiązującym wzorze faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Wnioski są jednoznaczne:
- pól NrKSeF oraz NrKSeFFaKorygowanej w elemencie „DaneFaKorygowanej” nie wypełnia się, gdy faktura pierwotna nie miała numeru KSeF;
- nie wolno wpisywać w te pola przypadkowego ciągu znaków, który nie odpowiada rzeczywistemu numerowi KSeF (np. samych zer, myślników czy słowa „brak”);
- pole „numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca” pozostaje puste.
Powiązanie korekty z dokumentem pierwotnym zapewnia się w takiej sytuacji przez pozostałe dane faktury korygowanej – jej numer własny i datę wystawienia. W strukturze faktury ustrukturyzowanej służą do tego pola NrFaKorygowanej oraz DataWystFaKorygowanej. To one identyfikują fakturę, do której odnosi się korekta.
Dlaczego nie można wpisać „jakiegokolwiek” numeru?
Numer KSeF to unikatowy identyfikator nadawany przez system dopiero w chwili przyjęcia dokumentu. Faktura wystawiona poza KSeF takiego numeru nigdy nie otrzymała, więc nie ma czego przepisać.
Wpisanie fikcyjnego lub przypadkowego ciągu znaków oznaczałoby zaraportowanie danych niezgodnych z rzeczywistością i mogłoby prowadzić do błędnego dopasowania dokumentów w systemie. Sam art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT wymaga podania numeru KSeF faktury korygowanej, ale z zastrzeżeniem, że dotyczy to faktur, którym taki numer w ogóle nadano. Faktura spoza systemu jest właśnie wyjątkiem od tego wymogu.
Warto dodać, że KIS traktuje przepisy o KSeF jako rozwiązanie o charakterze techniczno-formalnym. Obowiązek wystawienia korekty i jej skutki podatkowe nadal wynikają z ogólnych zasad ustawy o VAT, a nie z samego formatu ustrukturyzowanego.
Jaki jest status KSeF i tej interpretacji?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest już wdrażany etapami. KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm i od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników z obrotem poniżej 10 tys. zł miesięcznie. Jednocześnie od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT mają obowiązek odbierania faktur z KSeF.
Omawiane rozstrzygnięcie to interpretacja indywidualna. Chroni ona przede wszystkim podatnika, który złożył wniosek, ale pokazuje kierunek wykładni przyjmowany przez organy skarbowe. Sytuacje mieszane – korekta w KSeF do faktury spoza systemu – będą powszechne przez cały okres przejściowy, dlatego stanowisko to ma znaczenie praktyczne dla szerokiego grona firm.