Pobierz e-pity 2018

Ewidencjonowanie kosztów związanych z reklamacjami ponoszonymi na rzecz kontrahentów zagranicznych

05.05.2015 10:00 (aktualizacja: )

Ewidencjonowanie kosztów związanych z reklamacjami ponoszonymi na rzecz kontrahentów zagranicznych

W praktyce zdarzają się często sytuacje, że przedsiębiorcy wystawiają na rzecz swoich kontrahentów zagranicznych faktury z tytułu kosztów reklamacyjnych bądź sami otrzymują od kontrahentów faktury, obciążające ich kosztami reklamacyjnymi poniesionymi przez kontrahentów z tytułu m.in. kosztów złomowania złych jakościowo towarów, kosztów sortowania, kosztów transportu, kosztów administracyjnych bądź kosztów związanych z naprawą dostarczonych towarów.

Ewidencjonowanie kosztów związanych z reklamacjami ponoszonymi na rzecz kontrahentów zagranicznych

Źródło: EastNews

Istnieją wątpliwości, jak takie koszty powinny być ujmowane w rozliczeniu podatku VAT podmiotu je ponoszącego. Możliwe są następujące schematy postępowania:

1) Uznanie czynności obciążenia kosztami reklamacyjnymi za czynności niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT

Z analizy stanowisk organów podatkowych wynika, że czynności obciążenia dostawcy towarów m.in. poniesionymi kosztami związanymi z usunięciem wad, kosztami złomowania dostarczonego materiału, kosztami związanymi z naprawą dostarczonych towarów stanowią co do zasady czynności niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, gdyż mają charakter odszkodowania, a nie wiążą się ze świadczeniem usług.

I tak,  Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 5 kwietnia 2012 r. o sygn. IBPP2/443-20/12/IK, uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy zgodnie z którym: „całość ww. kosztów, którymi obciąża go dostawca w związku z nieodpowiednią jakością dostarczonych przez niego wyrobówma charakter odszkodowania dochodzonego na warunkach Kodeksu Cywilnego, a zatem nie stanowi czynności opodatkowanej podatkiem VAT”. Niniejsze stanowisko odnosi się do obciążeń z tytułu: kosztów administracyjnych rozpoznania niezgodności oraz wystawienia dokumentów reklamacyjnych, kosztów selekcji (i lub) naprawy całego posiadanego przez odbiorcę zapasu wyrobów, kosztów złomowania złych jakościowo wyrobów, kosztów prac w godzinach nadliczbowych, dodatkowego, najczęściej ekspresowego transportu części, aby nie dopuścić do wstrzymania produkcji u następnego odbiorcy, kosztów postoju linii produkcyjnej.

Podobne stanowisko prezentuje Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 31 października 2013 r. o sygn. IPTPP1/443-584/13-5, w której wskazuje, że: „Zainteresowany obciążając kontrahenta – dostawcę materiałów kosztami związanymi z wykryciem, zminimalizowaniem, usunięciem wady czy złomowaniem dostarczonego materiałunie będzie wykonywał żadnej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Nie wystąpi w tym przypadku wzajemność świadczeń, a przedmiotowe kwoty poniesionych kosztów nie będą stanowiły wynagrodzenia z tytułu jakichkolwiek czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Zapłata kwoty stanowiącej zwrot kosztów poniesionych w związku z nabyciem wadliwych materiałów jest przykładem sytuacji, gdy pomimo przepływu środków pieniężnych pomiędzy dwiema stronami nie występuje czynność opodatkowana, ze względu na brak „świadczenia na rzecz kontrahenta”. Ma ona charakter sankcyjny i jest konsekwencją spowodowania zdarzenia skutkującego powstaniem szkody, straty, niewykonania lub niewłaściwego wykonania zobowiązania przez jedną ze stron transakcji. Podmiot zobowiązany do zapłaty nie otrzymuje żadnego świadczenia wzajemnego. Tym samym kwoty obciążeń dostawcy, jako stanowiące należności o charakterze odszkodowawczym w okresie obowiązywania gwarancji i niewiążące się ze świadczeniem usług, nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Reasumując, Spółka dokonując obciążenia dostawcy materiałów kosztami związanymi z wykryciem, zminimalizowaniem czy usunięciem wady oraz złomowaniem dostarczonego materiału nie będzie wykonywała czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Również obciążenie Wnioskodawcy przez odbiorcę wyrobów gotowych kosztami związanymi z wykryciem, zminimalizowaniem czy usunięciem wady dostarczonego wyrobu nie będzie stanowiło czynności podlegających opodatkowaniu VAT i Wnioskodawca nie jest zobowiązany do rozliczenia importu usług.

Podobne stanowisko prezentuje również Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 3 kwietnia 2014 r. o sygn. ITPP2/443-1375/13/AK, w której akceptuje stanowisko wnioskodawcy, że: „obciążenie dostawcy kosztami napraw stanowi rekompensatę (odszkodowanie) za szkody spowodowane niewłaściwą jakością (wadliwością) dostarczonych materiałów, a więc zdarzenie to pozostaje poza zakresem regulacji ustawy o podatku od towarów i usług. Zdaniem Spółki, obciążenia dostawcy winna dokonać poprzez wystawienie noty obciążeniowej (lub innego dokumentu) nie zawierającego VAT”.

2) Koszty reklamacyjne uznawane za import usług

Należy zwrócić uwagę, że zdarzają się sytuacje kiedy organy podatkowe uznają koszty reklamacyjne, na przykład w postaci „usług zarządzania procesem reklamacyjnym” za świadczenie usług (jeśli koszty te podatnik ponosi na rzecz kontrahent zagranicznego – za import usług). I tak, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 16 kwietnia 2013 r. o sygn. ILPP4/443-13/13-4/EWW wskazuje, że: „Zainteresowany jako podatnik, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy, zobowiązany jest do rozpoznania i opodatkowania importu ww. usług nabytych od podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego na terytorium Polski”. Powyższa interpretacja organu podatkowego odnosi się do sytuacji, której wnioskodawca otrzymał notę obciążeniową, w której były wyszczególnione przyczyny obciążenia ze wskazaniem rodzaju wadliwości dostarczonego towaru oraz wskazaniem kosztów poniesionych przez odbiorcę w  związku z wadliwymi produktami (takimi jak przykładowo: sortowanie, przepakowywanie, koszty transportu, koszty złomowania bądź inne dodatkowe). Wnioskodawca nie nabywa usług naprawy danego towaru, ale wyłącznie jest obciążany kosztami związanymi z wykonaniem przez kontrahenta usługi zarządzania procesem reklamacyjnym. Kontrahent wnioskodawcy nie wykonuje czynności w ramach rękojmi lub gwarancji, gdyż gwarantem jest wnioskodawca, ale na podstawie odrębnego porozumienia wykonuje na rzecz wnioskodawcy szereg czynności, które nie są związane z usługami napraw wadliwych towarów. W takiej sytuacji organ podatkowy stwierdził, że czynności te stanowią usługi zdefiniowane w art. 8 ust. 1 Ustawy VAT.

3) Koszty reklamacyjne jako refaktura

W przypadku, gdy kontrahent (odbiorca usług) obciąża dostawcę usług kosztami usług nabytych od zewnętrznych wykonawców (np. firmy odpowiedzialnej za sortowanie), organy podatkowe mogą również zająć stanowisko, że mamy do czynienia z refakturą usług podlegającą opodatkowaniu VAT, która powinna być rozliczona jako import usług.

Podsumowując powyższe rozważania należy wskazać, że  przeważające stanowiska organów podatkowych wskazują, że obciążenia w zakresie kosztów reklamacyjnych (przykładowo: koszty naprawy towarów, koszty złomowania, koszty administracyjne) stanowią czynności niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. Zdarzają się jednak również odrębne stanowiska organów, które wskazują, że koszty reklamacyjne można uznać za import usług. W tym jednak przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na charakter kosztów reklamacyjnych tj. czy w sposób oczywisty dotyczą wynagrodzenia za usługę.
 

Magdalena Goławska, Axon Tax