Listopad i grudzień to idealny moment dla pracodawców, aby rozpocząć przygotowania do zamknięcia roku kalendarzowego. Choć obowiązki raportowe formalnie przypadają na początek nowego roku, wiele z nich wymaga wcześniejszego planowania i odpowiedniego przygotowania. Dzięki temu można uniknąć stresu i błędów w realizacji kluczowych wymogów, które pojawią się wraz z początkiem stycznia.
Urlopy
Przede wszystkim pracodawcy winni sprawdzić zaległości urlopowe pracowników i potencjalnie odesłać pracowników na zaległe urlopy – wiąże się to z faktem, iż co do zasady urlop przysługuje pracownikowi każdorazowo na konkretny rok. Oczywiście z prawa pracy wynika możliwość wykorzystania urlopu do 30 września kolejnego roku, jednak każdy z pracodawców winien rozważyć, w jaki sposób planuje rozplanować wolne w kolejnym roku i ewentualnie wykorzystać zbliżający się koniec roku, do udzielenia pracownikom „przymusowego” wolnego.
Oprócz tego pracodawca powinien rozpocząć działania prowadzące do ustalenia planu urlopu na kolejny rok kalendarzowy (o ile dany pracodawca go wprowadza). W związku z faktem, że pracodawca zobowiązany jest do wzięcia pod uwagę wniosków pracowników w przedmiocie wykorzystania urlopu, powinien on w miarę możliwości wcześniej rozpocząć ich gromadzenie. Warto o tym pamiętać planując kolejne tygodnie – zwłaszcza uwzględniając sezony świąteczne.
Obowiązki rozliczeniowe
Kadrowe i księgowe na przełomie roku z pewnością będą bardzo zapracowane – w związku z nowym rokiem zobowiązane są do wykonania i złożenia szeregu deklaracji i informacji. Warto więc już teraz rozpocząć gromadzenie danych i przygotowywanie się do tego niezwykle wymagającego czasu.
Poleca się również weryfikację ewidencji czasu pracy – w zależności od przyjętych u danego pracodawcy systemów czasu pracy i okresów rozliczeniowych. Koniec roku jest bowiem bardzo dobrym momentem na dokonanie wszelkiego rodzaju kontroli.
Źródło: Shutterstock
Zmiany
Pracodawcy muszą się również przygotować na zmiany w zakresie prawa pracy – najważniejszą, a zarazem mającą miejsce corocznie, jest zmiana najniższego wynagrodzenia za pracę. Warto o tym pamiętać i przygotować ewentualne rezerwy na ten cel.
Autorka: Aleksandra Klukowska, kancelaria Graś i Wspólnicy