e-KRS dla sprawozdań finansowych za rok obrotowy 2017 r.

Piotr Szulczewski

Osoby składające sprawozdania finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego muszą przebrnąć przez nową, elektroniczną procedurę zgłoszeń. Przedstawienie dokumentacji sprawozdawczej w tradycyjnej papierowej formie od 15 marca 2018 nie jest już możliwa.

Zaletą zgłoszeń dokumentów sprawozdawczych przez Internet jest brak opłat. Procedura dostępna jest po założeniu konta w systemie elektronicznym Krajowego Rejestru Sądowego, a przekazanie danych sprawozdawczych odbywa się z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego w systemie ePUAP. Podpisywanie zgłoszenia podpisem kwalifikowanym jest dopuszczalne tylko dla użytkowników posługujących się podpisem kwalifikowanym z identyfikatorem subskrybenta zawierającego dane PESEL. W efekcie należy zwrócić uwagę, że:

  • podmioty, które nie posiadają go (np. podmioty zagraniczne) muszą ustanowić pełnomocnika z numerem PESEL,
  • jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

 

Dokumenty po złożeniu trafiają do Repozytorium Dokumentów Finansowych, których elektroniczne przeglądanie jest jawne. Jako podstawowy zestaw dokumentów, przekazaniu podlegają:

  • Sprawozdanie finansowe (wszystkie jego elementy),
  • Opinia biegłego rewidenta, jeżeli na podstawie przepisów o rachunkowości sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania,
  • Odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
  • Odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,
  • Sprawozdanie z działalności (jednostki wskazane w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości – poprzez określoną ich wielkość, o ile nie korzystają one z uproszczeń przewidzianych w tym względzie dla jednostek mikro lub małych)

 

Alternatywa w 2018 r. - zgłoszenia elektroniczne lub skany dokumentów

W okresie od 15 marca do 30 września 2018 roku istnieje jeszcze alternatywna forma zgłoszeń sprawozdań w e-KRS. Oprócz nowego JPK_KR (czyli formy elektronicznej ksiąg) dopuszczalne jest przesłanie do KRS za pomocą portalu internetowego skanów przygotowanej dokumentacji sprawozdawczej. W tym okresie należy:

  • po podpisaniu sprawozdania finansowego - zeskanować je, tworząc jego elektroniczną kopię,
  • tak samo postąpić z pozostałymi dokumentami (uchwałami) zgłaszanymi do KRS,
  • podpisać dokumenty podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP
  • złożyć całość do elektronicznego repozytorium dokumentów finansowych (zakładka „zgłaszanie nieodpłatne dokumentów w e-KRS.gov.pl).

W trakcie składania dokumentacji należy skany przedstawiać osobno – nie można łączyć sprawozdania w jeden zbiorczy plik PDF.

Drugą z alternatyw w stosunku do obowiązujących od 15 marca 2018 r. zgłoszeń bezpłatnych jest odpłatne korzystanie z wniosku o zmianę we wpisie. Również w tym przypadku korzystać należy z portalu e-KRS, z opcji S24 i zgłoszenia zmiany umowy (druk KRS-Z30).