Czy ewidencje podatkowe w plikach word i excel w 2018 będą dopuszczalne?

Piotr Szulczewski 23.11.2017 10:00 (aktualizacja: )

Od 2018 r. podatnicy zobowiązani będą, by ewidencję zakupu i sprzedaży VAT prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Ewidencje podatkowe w plikach word i excel w 2018 będą dopuszczalne
Ewidencje podatkowe 2018 / YAY foto

Pozostałe ewidencje podatkowe, inne niż ewidencja VAT, mogą lecz nie muszą być prowadzone z użyciem programów komputerowych. Jeżeli jednak podatnik wybierze tę formę – musi na żądanie wysyłać plik JPK dotyczący danych z takich ewidencji.

Problem pojawia się jednak z ustaleniem co tak naprawdę stanowi program komputerowy oraz co stanowi prowadzenie ewidencji elektronicznie – w formie elektronicznej. Przepisy nie zawierają bowiem odpowiedzi na pytanie o definicję obu pojęć.

Słownik Języka Polskiego zakłada zbieżność oznaczenia program komputerowy z aplikacją. Jest nią użytkowy program komputerowy służący wykonywaniu określonych zadań (https://sjp.pl/aplikacja).

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, od 2018 r. ewidencja zakupów i sprzedaży VAT prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Problem sprowadza się zatem do tego, czy Excel, Word lub inny ogólnodostępny moduł, który z pewnością pozostaje programem komputerowym (aplikację), musi być programem służącym do przygotowania wyłącznie ewidencji podatkowej, czy może być to również program ogólny, którego jedną z funkcjonalności jest zbudowanie samodzielnie lub przy użyciu określonych modułów odpowiednich ewidencji podatkowych, w tym ewidencji VAT.

<< Testowa wysyłka JPK_VAT dla mikroprzedsiębiorców >>

Ani przepisy ustawy o podatku VAT, ani ustawy – Ordynacja podatkowa, nie wskazują, by obowiązkowym było korzystanie z programu przeznaczonego wyłącznie do jednego i tylko jednego (wyłącznego) celu. Gdyby takie ograniczenie występowało, zapis ustawy musiałby brzmieć „przy użyciu księgowych programów komputerowych” lub „przy użyciu programów komputerowych służących wyłącznie do przygotowania ewidencji podatkowych”. Skoro zapisu takiego nie ma, nie można wyłączyć możliwości, by ewidencja VAT była prowadzona tak jak do tej pory – przy użyciu programów komputerowych o wielu różnych funkcjach, o ile tylko umożliwiają one przygotowanie rzetelnie i prawidłowo ewidencji podatkowej.

Zastanowić należałoby się jeszcze, czy możliwym byłoby prowadzenie ewidencji elektronicznej w formie innej niż program komputerowy. Wydaje się to – niemożliwe. Nie wpływa to jednak na wniosek, że program Word, Excel, jak i inne tego rodzaju aplikacje, wśród swoich funkcji umożliwiają sprofilowanie go na przygotowanie ewidencji podatkowych, zgodnie w wymogami prawa podatkowego.

<< Deklaracje JPK_VAT - pobierz >>

W formie elektronicznej, a w formie online…

Zgodnie z przepisami, ewidencja zakupów i sprzedaży VAT ma być prowadzona nie tylko w programie komputerowym, ale również w formie elektronicznej. Nie wydaje się, by forma elektroniczna w ustawach podatkowych oznaczała to samo co wskazane zostało w ustawie – kodeks cywilny przy ustalaniu elektronicznej formy czynności prawnej. Elektroniczna forma prowadzenia oznacza raczej korzystanie przy prowadzeniu ewidencji z urządzenia elektronicznego, nie oznacza to jednak obowiązku posługiwania się przy tym jakąkolwiek formą uwierzytelnienia, w szczególności korzystania z e-podpisu (w rozumieniu przepisów cywilnych rozumienie formy elektronicznej wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu).

Elektroniczna forma odróżni się zatem od formy tradycyjnej – tj. pisemnego wypełnienia wydrukowanej ewidencji. Uzupełniany wydruk z programu komputerowego nie stanowi prawidłowego prowadzenia ewidencji VAT w 2018 r.

Elektroniczna forma nie jest jednak równoznaczna z formą online. Nie ma obowiązku, by księgowanie odbywało się wyłącznie w trakcie dostępu do sieci Internet. Obecny kształt przepisu pozwala przyjąć – przy zastosowaniu wykładni językowej – że komputer lub urządzenie elektroniczne może nie korzystać z Internetu, natomiast późniejsza wysyłka JPK_VAT lub innych plików JPK odbywać powinna się już online np. z poziomu innego urządzenia, podłączonego online do sieci Internet.

Piotr Szulczewski, PIT.pl