Będą zmiany w zasadach dokumentacji pracowniczej

Piotr Szulczewski 20.04.2015 09:00 (aktualizacja: )

Będą zmiany w zasadach dokumentacji pracowniczej

Nowe okresy przechowywania i metody postępowania z dokumentacją pracowniczą przewiduje nowelizacja ustawy – kodeks pracy.

Będą zmiany w zasadach dokumentacji pracowniczej

Źródło: Thinkstock.com

Zgodnie art. 94 ustawy Kodeks pracy, pracodawca jest obowiązany:

  • prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (pkt 9a) oraz
  • przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (pkt 9b).

Odpowiednio obowiązki te ciążą również na płatniku składek na ubezpieczenie społeczne. Płatnik składek jest obowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Pracodawca prowadzi akta osobowe w podziale na trzy części: A (dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie), B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika) i C (dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia).

Ponadto pracodawca prowadzi z podziałem na poszczególnych pracowników następującą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:

  • kartę ewidencji czasu pracy,
  • imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Proponowane zmiany

Propozycja zakłada zmianę okresu, przez który przechowywane będą dokumenty. Dwie grupy dokumentów – przechowywane wyłącznie do ustania okresu zatrudnienia oraz z 50-letnim okresem – będą enumeratywnie wymienione w przepisach. Zgodnie z projektem ustawy, do przechowywania tylko przez okres zatrudnienia zakwalifikowano 23 pozycje dokumentacyjne, natomiast 50-letnim okresem przechowywania objęto 31 pozycji (11 rodzajów dokumentów). Wszystkie pozostałe dokumenty przechowywane będą przez 5 lat. Jeżeli zatem przepisy dotyczące stosunku pracy określonej kategorii pracowników będą przewidywały obowiązek włączenia do akt osobowych pracownika danego dokumentu, nie określając czasu jego przechowywania, czas przechowywania takiego dokumentu wynosiłby 5 lat od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Ze względów organizacyjnych dopuszczalne będzie przechowywanie dokumentacji pracowniczej dłużej niż minimalne okresy („0 lat” i 5 lat) . Po ich upływie dopuszczone byłoby przechowywanie dokumentacji dłużej, o ile pracodawca nie jest zainteresowany weryfikacją, które z nich powinny zostać usunięte z kartotek.

Zmianie ulec mają również zasady przechowywania dokumentacji w trakcie trwania stosunku pracy. Zgodnie z nowym art. 94(5) Kodeksu pracy akta osobowe pracownika będą składały się z trzech części, ale wyodrębnionych ze względu na okres przechowywania gromadzonych w nich dokumentów.

Dokumenty gromadzone do dnia wejścia w życie zmian, czyli do 1 stycznia 2016 r., staną się dokumentami przechowywanymi przez okres 50 lat od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca zdecyduje o stosowaniu do tych dokumentów nowych zasad ich przechowywania.

Piotr Szulczewski, VAT.pl