Auto prywatne w działalności gospodarczej – czym jest ewidencja przebiegu pojazdu

Auto prywatne w działalności gospodarczej – czym jest ewidencja przebiegu pojazdu

2015-02-17

Przedsiębiorca może w firmie korzystać nie tylko z pojazdu będącego majątkiem firmy, ale również z jego prywatnej własności – samochodu wykorzystywanego poza działalnością. Koszty eksploatowania takiego pojazdu rozlicza się na podstawie ewidencji przebiegu, zwanej także kilometrówką.

Pojazd prywatny wykorzystywany w działalności gospodarczej nie musi zostać wprowadzany do firmy na podstawie oświadczenia podatnika. Nie ma również obowiązku wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Podatnik w związku z wykorzystywaniem pojazdu zaprowadza ewidencję oraz gromadzi dowody potwierdzające ponoszone z tytułu korzystania z pojazdu dla celów firmowych koszty. Wystąpić musi związek między ponoszonymi wydatkami a uzyskiwaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Źródło: Thinkstock

Wydatki na korzystanie z auta potwierdzone dokumentami ich poniesienia – rozliczać można w kosztach uzyskania przychodów w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Stawki te określone są w zależności od pojemności pojazdu lub jego rodzaju.

Ograniczenia dotyczące rozliczenia kosztów dotyczą wyłącznie samochodu osobowego. W przypadku pojazdu innego niż osobowy, podatnik nie musi zaprowadzać ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdów – ważne elementy

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Przebieg pojazdu powinien być, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu w firmie. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Księgowanie limitu z kilometrówki

Do celu księgowania wydatków potwierdzonych w ewidencji przebiegu pojazdu służy kol. 13 KPiR. Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Piotr Szulczewski,
VAT.pl