Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy przysługują określone uprawnienia szkoleniowe. Niezależnie od tego, czas poświęcony przez pracownika na udział w szkoleniach zawodowych jest wliczany do czasu pracy. Do dokształcającego się pracownika zastosowanie mogą więc znaleźć regulacje dotyczące wliczania szkoleń do czasu pracy i/lub uprawnień związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.
Szkolenia obowiązkowe i fakultatywne
W wielu zawodach posiadane przez pracownika kwalifikacje zawodowe muszą być potwierdzone przez odbycie określonego kursu (szkolenia) i okresowo aktualizowane. Wymóg odbywania lub ponawiania co pewien czas szkoleń zawodowych wynika wówczas z przepisów dotyczących wykonywania danego zawodu czy czynności. Obowiązek odbycia szkolenia zawodowego może też wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych, umowy o pracę lub z polecenia pracodawcy.
Konsekwencje odbycia szkoleń zawodowych odbywanych na ww. warunkach – w odniesieniu do ustalania czasu pracy pracownika – normuje art. 9413 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277). Stanowi on, że jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu albo przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych na polecenie przełożonego, odbywają się one na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy. Ma to doniosłe znaczenie dla rozliczenia czasu pracy pracownika dokształcającego się na szkoleniach oraz jego prawa do wynagrodzenia za pracę nadliczbową lub dnia wolnego za udział w szkoleniu w dniu dla niego wolnym (przykład 1).
Regulacja art. 9413 K.p. dotyczy zaliczania do czasu pracy szkoleń zawodowych, których obowiązek odbycia wynika z przepisów prawa, w tym wewnątrzzakładowych, z umowy o pracę lub z polecenia pracodawcy. Umownie można je nazwać szkoleniami obowiązkowymi. Jeżeli pracownik bierze udział w szkoleniu wyłącznie z własnej inicjatywy, to nie ma podstaw do zastosowania art. 9413 K.p., a co za tym idzie – takie szkolenie nie jest zaliczane do czasu pracy (przykład 2).
Nauka na studiach poza czasem pracy
Omawiany art. 9413 K.p. dotyczy zaliczania szkoleń zawodowych do czasu pracy. Nie obejmuje zatem swoim zakresem innych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych, m.in. nauki na studiach. Pracownik podnoszący swoje kwalifikacje w tej formie nie może więc oczekiwać, że czas spędzony na zajęciach, w tym w wolne weekendy, zostanie mu zaliczony do czasu pracy. Może jedynie otrzymać świadczenia wynikające z przepisów dotyczących podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy (art. 1031-1035 K.p.). Chodzi tu m.in. o urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy w celu punktualnego przybycia na zajęcia.
W zależności od ustaleń, pracownik może też otrzymać świadczenia dodatkowe związane z dokształcaniem w postaci pokrycia opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Wszystko to jednak pod warunkiem, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się w oparciu o art. 1031 K.p., tj. za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy – co wymaga chociażby dorozumianej akceptacji pracodawcy dla podjętego przez pracownika dokształcania. Przez taką zgodę rozumie się m.in. przyznanie przez pracodawcę nawet niewielkiej pomocy w ponoszeniu kosztów kształcenia.
Wliczenie do czasu pracy i dofinansowanie
Nie można wykluczyć, że w niektórych przypadkach podnoszenia kwalifikacji zawodowych na szkoleniach zastosowanie znajdą zarówno przepisy określające warunki wliczania takich szkoleń do czasu pracy, jak i regulacje dotyczące uprawnień z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. Generalnie te dwie grupy przepisów, tj. art. 9413 K.p. i art. 1031-1035 K.p., pozostają niezależne od siebie, niemniej czasami zajdzie konieczność ich równoległego zastosowania. Może to mieć miejsce przykładowo w sytuacji, gdy pracownik odbył szkolenie aktualizacyjne wymagane przez prawo, a jego koszty poniósł – nie będąc do tego prawnie zobowiązanym – pracodawca.
|
Przykład 1 Pracownik pracuje na pełny etat w podstawowej organizacji czasu pracy od poniedziałku do piątku (sobota i niedziela są dla niego wolne od pracy). W sobotę i niedzielę odbył szkolenie (kurs) odnawiające uprawnienia elektryczne. Szkolenie trwało w sobotę 9 godzin, a w niedzielę 6 godzin. Za godziny szkolenia w sobotę i w niedzielę pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę za każdą godzinę szkolenia oraz dzień wolny, udzielany odrębnie za pracę w sobotę i za pracę w niedzielę. Dnia wolnego należy udzielić odpowiednio: do końca okresu rozliczeniowego lub w terminach wskazanych w art. 15111 K.p. Przy czym dzień wolny rekompensuje pracę (tu: szkolenie) w dniu wolnym jedynie w granicach norm czasu pracy, tj. zasadniczo 8-godzinnego dnia pracy. Godziny wykraczające poza normę (tu: w sobotę 1 godzina) należy rozliczyć na zasadach dotyczących nadgodzin z przekroczenia dobowego.
Pracownik samodzielnie podjął decyzję o odbyciu szkolenia (zaplanowanego m.in. w wolną dla pracownika sobotę i niedzielę), które może być przydatne przy wykonywaniu przez niego pracy zawodowej. Nie jest ono jednak wymagane przez przepisy powszechnie obowiązujące, zakładowe czy umowę o pracę. Pracodawca nie skierował pracownika do odbycia tego szkolenia, natomiast wyraził zgodę na dofinansowanie jego kosztów. W tej sytuacji czas szkolenia odbywanego w sobotę i niedzielę nie zostanie zaliczony do jego czasu pracy, a pracownikowi będą przysługiwały tylko te uprawnienia, które wynikają z przepisów dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. |
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 66 (2254) z dnia 2025-08-18
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych i polityka szkoleniowa firmy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl