Przedsiębiorcy mają dostać więcej czasu na opanowanie zasad korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. 16 września Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że chce przedłużyć odroczenie kar za naruszenia związane ze stosowaniem KSeF do końca 2027 r. To istotna zmiana dla firm, które dopiero wdrażają nowe zasady wystawiania e-faktur. Na razie jest to jednak jedynie zapowiedź: aby zaczęła obowiązywać, potrzebna jest nowelizacja ustawy.
Co proponuje ministerstwo?
Zgodnie z obecnymi przepisami kary pieniężne za określone naruszenia zasad KSeF nie są nakładane za błędy popełnione w 2026 r. Miały zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027 r., ale Ministerstwo Finansów chce przesunąć ten moment o rok, czyli objąć okresem ochronnym również cały 2027 r. Jeśli zapowiedź zostanie wprowadzona do ustawy, kary za te naruszenia mogłyby być nakładane dopiero za błędy popełnione od 1 stycznia 2028 r.
Nawet gdy zapowiadana zmiana wejdzie w życie, firmy nadal będą miały obowiązek wystawiać faktury w KSeF. Przez kolejny rok nie byłaby jednak nakładana szczególna kara pieniężna za wystawienie faktury poza systemem mimo tego obowiązku. Odroczenie objęłoby także spóźnione przesłanie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline oraz wystawienie jej niezgodnie z wymaganym wzorem. Nie zwalniałoby to firmy z prawidłowego rozliczenia sprzedaży i podatku.
Jak zaznacza Magdalena Kubiak, samodzielna księgowa w CashDirector S.A.:
- Widzimy, że część firm wciąż odkłada uruchomienie KSeF. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorców, którzy na co dzień rzadko korzystają z narzędzi online i ostrożnie podchodzą do zmian. Dodatkowy rok bez kar może dać im trochę oddechu, ale nie zastąpi nauki pracy z systemem. Jeśli ktoś zacznie w ostatniej chwili, łatwiej będzie o błędy wynikające z braku doświadczenia: od nadania uprawnień po wysłanie pierwszej faktury. Dlatego zachęcamy, by zrobić ten pierwszy krok wcześniej.
Brak kar nie zwalnia z obowiązku
Proponowana zmiana nie przesuwa terminów obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. kończy się m.in. okres przejściowy dla najmniejszych firm korzystających z możliwości wystawiania faktur poza systemem przy sprzedaży udokumentowanej fakturami do 10 tys. zł brutto miesięcznie. Jeśli przepisy dotyczące terminów pozostaną bez zmian, również te firmy będą musiały wystawiać faktury w KSeF, gdy obejmie je ten obowiązek.
Czy przedsiębiorca, który po tej dacie nadal będzie wystawiał faktury poza KSeF, uniknie wszelkich konsekwencji? Nie.
Samo naruszenie obowiązku wystawienia faktury w systemie byłoby objęte proponowanym odroczeniem kary z art. 106ni ustawy o VAT. Nie oznacza to jednak zwolnienia z rozliczenia sprzedaży. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że administracja skarbowa będzie reagować na przypadki wystawiania faktur poza KSeF i sprawdzać, czy nie wiąże się to z nierzetelnym rozliczaniem podatku.
- Przedsiębiorca, która mimo obowiązku stale wystawia faktury poza KSeF, powinien liczyć się z pytaniami ze strony urzędu. Nawet jeśli jego rozliczenia są poprawne, będzie musiał poświęcić czas na ich wyjaśnienie. Dla własnego spokoju lepiej uruchomić obsługę KSeF wcześniej i wychwycić problemy przy pierwszych fakturach, zamiast odkładać to na ostatnią chwilę – radzi Magdalena Kubiak
Najważniejsze pozostaje więc bez zmian: podatek musi się zgadzać. Jeśli firma nie wykaże części sprzedaży albo zapłaci za niski VAT, będzie musiała dopłacić podatek wraz z odsetkami. W niektórych przypadkach może ją też czekać dodatkowa sankcja podatkowa lub odpowiedzialność karnoskarbowa za nieprawidłowe dane ujęte w deklaracji.
Nie chodzi jednak o ukaranie firmy inną drogą za samo wystawienie faktury poza KSeF. Za to uchybienie przepisy nie pozwalają wszcząć postępowania karnoskarbowego. Konsekwencje pojawiają się dopiero wtedy, gdy oprócz pominięcia systemu firma nieprawidłowo rozliczy podatek lub nierzetelnie wystawi fakturę.
- Najprościej wyjaśnić to na przykładzie. Firma wystawiła fakturę poza KSeF, choć powinna użyć systemu, ale wykazała tę sprzedaż i zapłaciła właściwy podatek. Zgodnie z zapowiedzią ministerstwa w 2027 roku nie dostałaby kary za samo pominięcie KSeF. Jeśli jednak nie wykaże sprzedaży albo poda w rozliczeniu nieprawidłowe kwoty, urząd nadal może wyciągnąć konsekwencje. Odroczenie dotyczy sposobu wystawienia faktury, a nie prawidłowego rozliczania podatku – podkreśla Magdalena Kubiak.
Jakie pomyłki obejmie odroczenie?
Przepisy o karze z art. 106ni dotyczą konkretnych naruszeń związanych z wystawieniem i przekazaniem faktury. W codziennej pracy może to być na przykład przygotowanie faktury w dotychczasowym programie i przekazanie jej klientowi, choć powinna zostać wystawiona przy użyciu KSeF. Innym przykładem jest wystawienie faktury w trybie offline lub podczas niedostępności systemu, a następnie przesłanie jej do KSeF po ustawowym terminie. Do tej grupy zaniedbań należy też wystawienie faktury w trybie offline w niewłaściwym formacie – niezgodnym ze strukturą FA(3), której wymaga KSeF.
To przykłady uchybień, za które ustawodawca przewidział szczególną karę pieniężną. Po uchwaleniu zapowiadanej zmiany kara ta nie obejmowałaby czynów popełnionych w 2027 r. Warto jednak sprawdzać skutki każdej pomyłki osobno. Błędna stawka VAT, faktura za transakcję, która nie miała miejsca, albo pominięcie przychodu w rozliczeniu to kwestie wykraczające poza samą obsługę systemu. Odroczenie kary za KSeF nie usuwa obowiązku ich poprawienia ani skutków wynikających z przepisów podatkowych.
To prawo jeszcze nie obowiązuje
Komunikat resortu z 16 września 2026 r. nie zmienił przepisów. Ministerstwo poinformowało, że rozpoczyna prace nad projektem ustawy. Projekt musi przejść cały proces legislacyjny. Dopiero po podpisaniu ustawy przez prezydenta, jej ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw i wejściu w życie będzie można mówić o skutecznym przedłużeniu odroczenia.
Do tego czasu punktem odniesienia pozostają obecne przepisy, według których odroczenie kończy się 31 grudnia 2026 r. Firmy planujące wdrożenie nie powinny więc traktować zapowiedzi ministerstwa jako zmiany, która już nastąpiła. Trzeba też śledzić treść i drogę projektu: ostateczny zakres nowelizacji będzie znany dopiero po zakończeniu prac nad ustawą.
/ informacja prasowa