Przelew na rachunek spoza białej listy podatników VAT nie musi oznaczać definitywnej utraty kosztu podatkowego. Jeżeli kontrahent zwróci pieniądze, a firma ponownie zapłaci należność na właściwy rachunek, wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Fiskus stawia jednak ważny warunek: koszt można rozliczyć dopiero w roku, w którym doszło do prawidłowej, „naprawczej” płatności. Jeżeli został wykazany wcześniej, konieczna może być korekta CIT-8.
Takie stanowisko przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 28 sierpnia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.386.2026.1.ANK. Organ zgodził się z podatnikiem, że błędną płatność można naprawić. Nie zaakceptował jednak sposobu, w jaki spółka chciała rozliczyć koszt w czasie.
Biała lista podatników VAT a koszty w CIT
Biała lista podatników VAT to prowadzony przez Szefa KAS wykaz, w którym przedsiębiorca może sprawdzić m.in., czy jego kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT oraz jakie rachunki bankowe zgłosił administracji skarbowej.
Dla podatników CIT znaczenie ma przede wszystkim art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT.
Jeżeli wartość transakcji między przedsiębiorcami przekracza 15 tys. zł, a zapłata za fakturę wystawioną przez czynnego podatnika VAT trafia na rachunek inny niż znajdujący się w wykazie w dniu zlecenia przelewu, wydatek co do zasady nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
Przed negatywnymi konsekwencjami może ochronić podatnika złożenie zawiadomienia ZAW-NR. Trzeba jednak zrobić to w ustawowym terminie.
Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca błędu nie zauważył, ZAW-NR nie złożył, a koszt został już wykazany w rozliczeniu podatkowym? Właśnie takiego przypadku dotyczyła najnowsza interpretacja KIS.
Firma zapłaciła za pojazd na rachunek spoza białej listy
Sprawa dotyczyła spółki, która w 2024 r. kupiła pojazd przeznaczony do dalszej odsprzedaży. Sprzedawcą był podmiot powiązany, będący czynnym podatnikiem VAT.
Spółka zapłaciła za pojazd przelewem na firmowy rachunek sprzedawcy. Problem polegał na tym, że w dniu zlecenia przelewu konto nie znajdowało się na białej liście podatników VAT.
Spółka nie złożyła również zawiadomienia ZAW-NR.
Pojazd został przyjęty na stan towarów handlowych w grudniu 2024 r., ale koszt jego zakupu nie został wtedy rozpoznany podatkowo. Dopiero w lutym 2025 r., kiedy samochód został sprzedany, wydatek na jego zakup spółka zaliczyła do kosztów bezpośrednio związanych z osiągniętym przychodem. Koszt znalazł się więc w CIT-8 za 2025 r.
Błąd został wykryty później.
W kwietniu 2026 r. sprzedawca zwrócił spółce całą otrzymaną wcześniej kwotę. Tego samego dnia spółka ponownie zapłaciła za pojazd, tym razem przelewając pieniądze na rachunek znajdujący się już na białej liście.
Pojawiło się pytanie: czy taka operacja pozwala uratować koszt i — jeśli tak — w którym roku należy go rozliczyć?
Zwrot pieniędzy i ponowny przelew ratują koszt
W pierwszej kwestii Dyrektor KIS zgodził się ze spółką.
Zdaniem organu zwrot pierwotnej płatności, a następnie ponowne uregulowanie całej należności na rachunek znajdujący się w wykazie podatników VAT pozwala usunąć skutki wcześniejszego błędu.
Nie jest to nowa transakcja ani drugi wydatek. Ponowny przelew stanowi w praktyce naprawienie sposobu wykonania istniejącego zobowiązania.
Skoro ostatecznie pieniądze trafiają na prawidłowy rachunek, przeszkoda wynikająca z art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT przestaje mieć zastosowanie. Wydatek może więc stanowić koszt uzyskania przychodów.
To dobra wiadomość dla przedsiębiorców. Pomyłka przy wyborze rachunku bankowego nie zawsze oznacza bezpowrotną utratę kosztu.
Problem pojawia się jednak przy ustaleniu, kiedy ten koszt można odliczyć.
Fiskus: koszt dopiero w roku naprawczej płatności
Spółka argumentowała, że zakup pojazdu był kosztem bezpośrednio związanym z przychodem osiągniętym ze sprzedaży samochodu w 2025 r.
Zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów bezpośrednich powinien więc zostać potrącony w tym samym roku, w którym osiągnięty został odpowiadający mu przychód. Spółka chciała zatem pozostawić koszt w rozliczeniu CIT za 2025 r., mimo że prawidłowa płatność została wykonana dopiero w 2026 r.
Dyrektor KIS nie zgodził się z takim podejściem.
Uznał, że skoro pierwotny przelew został wykonany na rachunek spoza białej listy, a podatnik nie złożył ZAW-NR, to w 2025 r. nie istniała jeszcze możliwość podatkowego rozliczenia wydatku.
Dopiero ponowny przelew wykonany prawidłowo w kwietniu 2026 r. usunął ograniczenie wynikające z art. 15d ustawy o CIT.
W konsekwencji, zdaniem fiskusa, koszt może zostać rozpoznany dopiero w 2026 r. — czyli w roku prawidłowej, naprawczej płatności.
Koszt był w CIT-8 za 2025 r. Trzeba zrobić korektę
Stanowisko KIS ma dla spółki bardzo konkretny skutek.
Koszt nabycia pojazdu został już wykazany w zeznaniu CIT-8 za 2025 r. Tymczasem — według organu — prawo do jego rozliczenia powstało dopiero w 2026 r.
Oznacza to, że spółka powinna skorygować CIT-8 za 2025 r. i usunąć z niego koszt nabycia pojazdu. Następnie wydatek może zostać rozliczony w 2026 r.
Organ podkreślił jednocześnie, że nie ma potrzeby korygowania rozliczenia za 2024 r. W tym roku wydatek nie został bowiem w ogóle zaliczony do kosztów podatkowych.
Zapłaciłeś na rachunek spoza białej listy? Co można zrobić
Interpretacja pokazuje, że błąd przy przelewie nie zawsze jest nieodwracalny.
Najbezpieczniej oczywiście sprawdzić rachunek kontrahenta jeszcze przed wykonaniem przelewu. Weryfikacja powinna dotyczyć dnia zlecenia płatności.
Jeżeli firma zapłaci na rachunek spoza wykazu, pierwszym rozwiązaniem jest złożenie zawiadomienia ZAW-NR w ustawowym terminie.
Jeśli termin już minął, możliwe jest — jak wynika z interpretacji KIS — przeprowadzenie operacji naprawczej. Kontrahent zwraca otrzymaną kwotę, a nabywca ponownie reguluje należność, tym razem na rachunek znajdujący się na białej liście.
Trzeba jednak pamiętać, że według fiskusa taka naprawa może przesunąć rozliczenie kosztu na późniejszy rok.
Jeżeli koszt został już wykazany wcześniej, podatnik może być zmuszony do skorygowania CIT-8.
Biała lista i koszty podatkowe. Najważniejsze zasady
Z interpretacji z 28 sierpnia 2026 r. wynikają cztery istotne wnioski.
Po pierwsze, zapłata na rachunek spoza białej listy nie musi prowadzić do definitywnej utraty kosztu.
Po drugie, zwrot pieniędzy przez kontrahenta i ponowne uregulowanie należności na prawidłowy rachunek mogą usunąć przeszkodę wynikającą z art. 15d ustawy o CIT.
Po trzecie, zdaniem Dyrektora KIS koszt można w takiej sytuacji rozliczyć dopiero w roku, w którym została wykonana prawidłowa płatność.
Po czwarte, jeżeli podatnik ujął koszt wcześniej, powinien liczyć się z koniecznością korekty zeznania CIT-8.
W analizowanej sprawie oznaczało to usunięcie kosztu z rozliczenia za 2025 r. i jego rozpoznanie dopiero w 2026 r.
Interpretacja może mieć znaczenie dla innych firm, ale nie jest wyrokiem
Trzeba pamiętać, że interpretacja indywidualna została wydana dla konkretnego podatnika i określonego stanu faktycznego. Bezpośrednia ochrona wynikająca z interpretacji przysługuje wnioskodawcy, jeżeli rzeczywisty przebieg zdarzeń odpowiada temu, który przedstawił we wniosku.
Nie oznacza to jednak, że stanowisko Dyrektora KIS jest bez znaczenia dla innych przedsiębiorców. Pokazuje ono sposób, w jaki administracja skarbowa może podchodzić do podobnych przypadków.
Co istotne, organ zaakceptował sam mechanizm naprawienia płatności, ale nie zgodził się ze spółką w kwestii momentu rozliczenia kosztu. Właśnie ten drugi element może być najbardziej problematyczny dla podatników, ponieważ może oznaczać konieczność cofnięcia się do wcześniejszego CIT-8 i zapłaty dodatkowego podatku za poprzedni rok.
Od interpretacji indywidualnej podatnik może wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.
Dla firm praktyczny wniosek jest więc prosty: rachunek kontrahenta najlepiej sprawdzać przed każdym większym przelewem, a pomyłkę wychwycić na tyle szybko, aby można było skorzystać z ZAW-NR. Naprawa przez zwrot i ponowną płatność jest możliwa, ale — przynajmniej według obecnego stanowiska KIS — może oznaczać przesunięcie kosztu na kolejny rok oraz konieczność korekty CIT-8.