Krajowy System e-Faktur coraz bardziej daje się firmom we znaki. Różnych problemów z fakturami jest w nim tak dużo, że wielu przedsiębiorców najchętniej uniknęłoby styczności z nowym systemem. Ostatnio popularność zdobywa opinia, że wystawianie rachunku zamiast faktury zwalnia z konieczności stosowania KSeF. Czy faktycznie rachunek może zastąpić fakturę?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już od ponad miesiąca spędza przedsiębiorcom sen z powiek. Najpierw borykali się oni z trwającymi przez wiele godzin problemami z logowaniem do systemu – nie było to możliwe ze względu na awarię Profilu Zaufanego.

KSeF: problem na problemie

Właściciele firm muszą sprawdzać każdą fakturę, aby uniknąć zapłaty za fałszywe dokumenty. Natomiast przy wysyłaniu faktur powinni pamiętać, aby zmieścić się w określonych limitach, których na pierwszy rzut oka nie widać. Muszą też uważać na przestępców, którzy wysyłają im wiadomości, podając się za urzędników fiskusa.

Dużym problemem związanym z KSeF jest też odrzucanie niektórych faktur przez platformę. Z kolei innych dokumentów w systemie nie widać. W związku z tymi problemami wielu przedsiębiorców deklaruje, że wolałoby pracować z pominięciem KSeF. Zastanawiają się nad wystawianiem rachunków zamiast faktur – według wielu osób to pozwala na pozostanie poza systemem. Czy to dobre podejście do sprawy? Posłuchajmy eksperta.

Rachunek nie zastąpi takiej faktury

– To błędne założenie, które może narazić przedsiębiorców na niepotrzebne ryzyko prawne – podkreśla Bogdan Zatorski, ekspert od KSeF i kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii, dla Business Insidera.

Podkreśla, że rachunek nie może zastąpić faktury ustrukturyzowanej. Obie formy znacznie się różnią, m.in. podstawą prawną oraz funkcjami. I tak definicja faktury została zapisana w ustawie o VAT. Musi ona zawierać ściśle określone elementy, m.in. dane stron (sprzedawcy i nabywcy), przedmiot transakcji, wartość netto/brutto oraz kwotę podatku. Jak podkreśla Bogdan Zatorski, faktura służy do rozliczeń podatkowych oraz dokumentuje prawo nabywcy będącego podatnikiem do odliczenia podatku naliczonego.

Z kolei rachunek jest jedynie uproszczonym dowodem sprzedaży, opisanym w Ordynacji podatkowej. Z tej formy korzysta się zazwyczaj w relacjach z nabywcami, którzy nie są podatnikami.

Wystawianie faktur obowiązkiem podatników

– Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy podatników. A jak wynika z art. 15 ustawy o VAT, podatnikiem jest każda osoba fizyczna lub prawna prowadzącą samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów VAT. Co istotne – status podatnika posiadają również podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego (tzw. mali podatnicy) – podkreśla Bogdan Zatorski dla BI.

Zyskaj maksymalny zwrot z PIT

Intuicyjny kreator, krok po kroku przeprowadzi Cię przez wszystkie ulgi

Bezpłatnie:

Rozlicz e-pity online Pobierz e-pity 2025

Warto wspomnieć, że ustawa o VAT przewiduje tylko nieliczne wyjątki, w których dopuszczalne jest wystawianie faktur papierowych lub elektronicznych poza nowym systemem. Chodzi m.in. o transakcje na rzecz konsumentów (B2C), podmiotów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz specyficznych usług dokumentowanych np. biletami pełniącymi funkcję faktury (np. bilety kolejowe, ale też przejazdy autostradą).

Bogdan Zatorski podkreśla, że firmy powinny skupić się na wdrożeniu narzędzi, które automatyzują procesy i gwarantują zgodność z przepisami. KSeF jest jednym z tych rozwiązań. Próba uniknięcia czy ominięcia nowego systemu polegająca na wystawianiu rachunków zamiast faktur nie zmienia charakteru czynności podlegającej opodatkowaniu – zaznacza ekspert.