Od początku lutego praktycznie nie ma dnia bez nowych problemów z Krajowym Systemem e-Faktur. Najwięcej kłopotów przedsiębiorcy mają z elektronicznymi dokumentami. Okazuje się, że niektóre faktury, mimo przesłania do KSeF, ostatecznie do niego nie trafiają. Natomiast innych w systemie nie widać.
Można odnieść wrażenie, że problemy z fakturami to w Krajowym Systemie e-Faktur niekończąca się opowieść. Od początku startu KSeF kłopoty z nimi mają zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktur. Jak opisał Dziennik Gazeta Prawna, zdarza się, że faktury, mimo wysłania ich do KSeF, są przez system odrzucane.
Coraz częściej zdarza się, że sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, a następnie księguje ją w swoim systemie, będąc przekonanym, że jest właściwa. Niestety, dostaje informację o odrzuceniu takiego dokumentu przez system. Jeśli taka sytuacja zaistnieje, Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 radzi ponownie wysłać dokument do KSeF.
– Problem polega jednak na tym, że zanim informatycy zdiagnozują przyczynę odrzucenia faktury w KSeF, zostanie ona już zaksięgowana i powiązana z kolejnymi etapami rozliczeń i raportowania w firmie – podkreśla Tomasz Groszyk, starszy menedżer z zespołu Business & Digital Services w Crido w rozmowie z DGP.
Co jest przyczyną odrzucenia?
Takie sytuacje zakłócają obieg dokumentów, a przez to dezorganizują pracę firmowych informatyków i księgowych. Dlaczego jednak faktury są wciąż odrzucane przez system? Co jest powodem?
– Przyczyną może być nieprawidłowe kodowanie plików XML, w których wystawiane są faktury ustrukturyzowane. Trzy niewidoczne w edytorze bajty potrafią zatrzymać proces, w którym krążą dokumenty warte setki tysięcy złotych miesięcznie – mówi Tomasz Groszyk.
Natomiast Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę inne możliwe przyczyny, takie jak np. niewypełnienie wszystkich wymaganych pól lub błędne wpisanie przyszłej daty wystawienia faktury lub. Rezultat? Do dokumentu nie zostaje przypisany numer KSeF, a to oznacza, że on uznawany za nieistniejący – opisuje DGP.
Jednocześnie resort sugeruje wdrożenie w systemach fakturowania mechanizmów weryfikujących zgodność plików XML ze strukturą logiczną jeszcze przed ich wysłaniem. Ma to również zmniejszyć liczbę odrzuceń.
Przy większej skali działań będzie duży problem
Tomasz Groszyk podkreśla, że tego typu problemy w większej skali mogą dać o sobie znać w marcu, gdy firmy będą przesyłać JPK_VAT za luty, czyli pierwszy miesiąc obowiązywania nowego systemu.
– JPK_VAT wymaga wskazania konkretnych dokumentów jako podstawy odliczenia VAT – z rozróżnieniem na faktury wystawiane w KSeF i poza nim. Jeśli faktura istnieje w ERP, czyli systemie firmowym, ale nie ma jej w KSeF, to powstaje rozbieżność, którą systemy analityczne administracji skarbowej mogą uznać za sygnał ryzyka – podkreśla Tomasz Groszyk.
Do znacznie większego chaosu z fakturami może dojść w kwietniu, gdy kolejna przedsiębiorstwa zostaną objęte KSeF-em.
-Wchodząc w okres największej skali obciążenia systemu, firmy muszą więc myśleć znacznie szerzej niż tylko o tym, czy faktury są przekazywane technicznie poprawnie – mówi ekspert Crido.
Przesłane do systemu, ale niewidoczne
To nie koniec problemów z widocznością faktur w KSeF. Bywa, że system przyjmuje prawidłowo wystawioną fakturę, jednak nabywca może jej zobaczyć – mimo że wystawca dostał wygenerowane przez system urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO). Wynikać to może m.in. z zapisywania faktur w nieodpowiednim module.
Prawidłowo wystawionej faktury można nie zobaczyć również z innych przyczyn. Tak zdarza się np. w przypadku faktur wystawionych dla polskiego przedsiębiorcy na numer VAT-UE. Ten przedsiębiorca po zalogowaniu się do KSeF przy pomocy krajowego NIP nie będzie w stanie zobaczyć w nim tych faktur – mimo że formalnie chodzi o ten sam numer.
Inny możliwy powód problemów z brakiem widoczności faktury w KSeF wskazuje w rozmowie z DGP Michał Bartosiński, starszy menedżer IT w Aider Polska. Zwraca on uwagę na kwestię sekcji CDATA. Używa się jej, aby bezpiecznie przesyłać znaki specjalne, takie jak @ czy #, wewnątrz pól tekstowych.
– Zgodnie ze specyfikacją XML i schemą faktury ustrukturyzowanej użycie tej sekcji jest w pełni poprawne i zgodne z gramatyką języka – mówi ekspert.
Systemy informatyczne MF mają jednak trudności z wizualizacją takiej faktury, co w praktyce wyklucza możliwość jej podglądu przez nabywcę w oficjalnych narzędziach udostępnionych przez resort finansów. W efekcie takich dokumentów w KSeF zobaczyć się nie da.
Nowy system – wiele problemów i kontrowersji
KSeF wciąż sprawia przedsiębiorcom wiele problemów. Już od jego startu, który nastąpił 1 lutego, właściciele firm mieli olbrzymie kłopoty z tym, aby się do niego zalogować. Przyczyna były wielogodzinne awarie Profilu Zaufanego, który służył jako wejście do KSeF.
Właściciele firm zwracali uwagę na potrzebę wprowadzenia innej bezpłatnej możliwości logowania. To spowodowało, że Ministerstwo Finansów przyspieszyło prace nad nowymi rozwiązaniami. W ich efekcie – po zintegrowaniu nowego systemu z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej – od 14 lutego przedsiębiorcy mogą wejść do KSeF m.in. przez aplikację mObywatel, mojeID (bankowość elektroniczna), e-dowód i profil zaufany.
Oszustwa i nieprawdziwe informacje
Osobna sprawa to oszustwa dotyczące KSeF. Już kilka dni po jego starcie systemu pojawiły się pierwsze nieuczciwe działania ze strony przestępców. Przedsiębiorcy dostawali e-maile od nadawcy podszywającego się pod urząd skarbowy. Pytał on o stan przygotowania podatnika do korzystania z KSeF i wysyłał prośbą o odesłanie odpowiedzi. To oczywiście fałszywe e-maile i próby oszustwa – przestrzega Ministerstwo Finansów.
Od startu KSeF w sieci krąży wiele nieprawdziwych informacji o tej platformie. Można spotkać fałszywe narracje i tezy, jakoby system miał służyć m.in. inwigilacji podatników lub umożliwiać dostęp do danych obcym służbom. Jaka jest prawda? Warto posłuchać opinii ekspertów.
Prowadzę JDG, resort sugeruje wdrożenie w systemach fakturowania mechanizmów weryfikujących zgodność plików XML ze strukturą logiczną jeszcze przed ich wysłaniem.
Czyli prosta sprawa.
kurfaaaaaaasas. Co. TO ZA HIPER KOSZMAR ten ksef?????????? do obozu koncentravyjnegogooooo wszystkich co go tworzyli !!!!!!!!!!!!!to jakas ji
kurfaaaaaaasas. Co. TO ZA HIPER KOSZMAR ten ksef?????????? do obozu koncentravyjnego wszystkich co go tworzyli !!!!!!!!!!!!!to jakas ji
kurfaaaaaaasas. CoTO ZA HIPER KOSZMAR ten ksef?????????? do obozu koncentravyjnego wszystkich co go tworzyli !!!!!!!!!!!!!
To, że w dużych firmach są informatycy, księgowi to jest ok. I na pewno pomaga, ale w tym otoczeniu jest jeszcze sztab ludzi, którzy wystawiają faktury, a niestety w takim czasie nie da się wszystkich przeszkolić. Potworek KSeF został pokazany w pełnej okazałości w listopadzie 2025r. Poza tym, stabilność zatrudnienia w dużych firmach. Czy będzie ono, gdy trzeba będzie szarpać się z systemem i ponosić odpowiedzialność za coś, co nie był do tej pory elementem angażu pracownika. Pracownik nie będzie znosił tego, jeżeli można zarobić inaczej. Będzie fluktuacja kadr. To jest następny etap, który czeka, a przy tym nie ma możliwości wyspecjalizowania się. Przedsiębiorstwa to organizmy złożone i ich działanie nie polega jedynie na wystawieniu faktury. Pośrednik – Państwo w obiegu dokumentów w procesach działania przedsiębiorstwa to chory pomysł. Państwo może być na końcu działania przedsiębiorstwa, a nie w centrum. Tak było zawsze i nie może być inaczej. Taka jest filozofia gospodarczą i podatkową. Od starożytności. A KSeF wchodzi w każde zdarzenie gospodarczy i hamuje tempo zdarzenia. Nie morze być tak, że zdarzenie nie jest jeszcze zakończone, a już stawia się werdykty. To jest ten czas rzeczywisty. Według mnie taki system i presją poprawności zagwarantowaną karami spowoduje odpływ kadr i brak możliwości wyszkolenia nowych, bez względu nawet na okres przejściowy. Przedsiębiorca musi znosić presję i stres, pracownik nie.
„Wszystko dla państwa, nic poza państwem, a przede wszystkim nic przeciw państwu” – Benitio Mussolini
ja wiem, że to skomplikowany system i proces i generalnie niedogodność ale dla mnie z dwóch opisanych problemów jeden dotyczy nieprawidłowo przygotowanego pliku a drugi posługiwania sie NIPem niezgodnym ze specyfikacją pola w bazie
Dokładnie tak, 99% problemów wynika z ignorancji/niedbalstwa podatników.
W Chinach osoby odpowiedzialne za KSEF albo dostałyby medal bohatera ludowego od partii komunistycznej (bo to taka inwigilacja) albo karę śmierci (bo to takie partactwo).
Ale ponieważ żyjemy w polskiej nibylandii ojcowie tego sukcesu póki co śpią spokojnie.
Informatycy ?Teraz sa duze firmy Maja informatyków księgowych na miejscu .Od 1 kwietnia bedzie dopiero kwik .
To, że w dużych firmach są informatycy, księgowi to jest ok. I na pewno pomaga, ale w tym otoczeniu jest jeszcze sztab ludzi, którzy wystawiają faktury, a niestety w takim czasie nie da się wszystkich przeszkolić. Potworek KSeF został pokazany w pełnej okazałości w listopadzie 2025r. Poza tym, stabilność zatrudnienia w dużych firmach. Czy będzie ono, gdy trzeba będzie szarpać się z systemem i ponosić odpowiedzialność za coś, co nie był do tej pory elementem angażu pracownika. Pracownik nie będzie znosił tego, jeżeli można zarobić inaczej. Będzie fluktuacja kadr. To jest następny etap, który czeka, a przy tym nie ma możliwości wyspecjalizowania się. Przedsiębiorstwa to organizmy złożone i ich działanie nie polega jedynie na wystawieniu faktury. Pośrednik – Państwo w obiegu dokumentów w procesach działania przedsiębiorstwa to chory pomysł. Państwo może być na końcu działania przedsiębiorstwa, a nie w centrum. Tak było zawsze i nie może być inaczej. Taka jest filozofia gospodarczą i podatkową. Od starożytności. A KSeF wchodzi w każde zdarzenie gospodarczy i hamuje tempo zdarzenia. Nie morze być tak, że zdarzenie nie jest jeszcze zakończone, a już stawia się werdykty. To jest ten czas rzeczywisty. Według mnie taki system i presją poprawności zagwarantowaną karami spowoduje odpływ kadr i brak możliwości wyszkolenia nowych, bez względu nawet na okres przejściowy. Przedsiębiorca musi znosić presję i stres, pracownik nie.
No i wiadomo ,ze wszystkiemu winni sa podatnicy,za ten k-syf domanski,gawkowski powinni wyleciec na zbity pysk,razem ze swoimi ekipami
Ale to akurat już 3ci rząd wdraża ksef. Teoretycznie ten rząd przyszedł na gotowe bo ksef miał wejść po kolejnej zwłoce 1kwietnia 2024. Więc odpowiedzieć za to powinno ze 3 ministrów tego rządu i z 10 z poprzednich rządów.
Bzdura odpowiedzialność ponosi ten kto kliknął enter 1 lutego. I uruchomił tego potworka. Do tego czasu można było to albo przpeprjektowac albo w ogóle unicestwić. 100.% odpowiedzialności tuska
to prawda!
PiS PO jedno zło.
Kontrahenci są winni? Chyba nie wierzysz w to, co mówisz? A może nie wierzyli, aby taka głupota jak KSeF może wydarzyć się. Wierzyli w rozsądek i dbałość o polską przedsiębiorczość. KSeF do kosza.
To firmy są winne? To programy firmowe są winne? To ignorancja wskazówek praktyków jest winna. To ignorancja wiedzy profesorów i informatyków spoza kręgu MF jest winna. Żadna firma i jej organizacja nie ponosi odpowiedzialności za KSeF. A za ten bajzel to powinni ponieść odpowiedzialność pomysłodawcy i wykonawcy. KSeF na komisję sejmową do zbadania.
Domański do dymisji.
Urzędnicy od ksefu do dymisji.
Komisja śledcza na cito!
To jest skandal na skalę światową.
Domański to przyszedł na gotowe. Ksef powstaje 10 lat. Jak przyszedł Domański to ksef już działal dobrowolnie dla firm. Oni opóźnili obowiązkowość o rok ale widać to za mało
Jak „specjalista” wskazuje na konieczność użycia CDATA że względu na @ czy # to czemu się dziwić. Ale fakt, że tani informatycy z dalekiej Azji takie cuda wymyślają i takie błędy robią, że się nawet o tym nie śniło. Ale tak to jest, jak się zmusza firmy do wydatków i daje pół roku czasu na zrobienie, jednocześnie samemu ani nie publikując dokumentacji po angielsku, ani nie sprawdzając jakkolwiek choćby podstawowych kwestii poprawności.
Dokumentacja jest i była bardzo dobra , większość problemów wynika z niewłaściwej implementacji przez firmy od programów handlowo księgowych. Sam ksef w sobie jest dobry i będzie dobry jak programiści poprawią niedociągnięcia. Zwalanie winy na ksef i MF to niewiedza i ignorancja.
Ksero jest zrobiony na tzw kolanie, bez przemyślenia i bez prawdziwych testów , robionych przez księgowe które na co dzień wystawiają faktury i je księguje. Pan reprezentuje rząd albo producenta oprogramowania ksero i głosi opinie pozytywne bo Panu za to płacą
To firmy są winne? To programy firmowe są winne? To ignorancja wskazówek praktyków jest winna. To ignorancja wiedzy profesorów i informatyków spoza kręgu MF jest winna. Żadna firma i jej organizacja nie ponosi odpowiedzialności za KSeF. A za ten bajzel to powinni ponieść odpowiedzialność pomysłodawcy i wykonawcy. KSeF na komisję sejmową do zbadania.
Korzystamy od miesiąca i jedyne problemy z jakimi się mierzymy to nieudolni kontrahenci, którzy popełniają błędy. Chyba nie wierzyli, że to się wydarzy i się nie dostosowali. A czasu było aż nadto. Zacznijcie o tym pisać zamiast szukać dziury tam, gdzie nie ma.
Fajnie że masz porządek. Ale ja w ksef na razie tylko odbieram od dużych podatników faktury i to oni mają problem. To oni są nieudolni? To wielkie korporacje które mają działu IT większe niż niejedna wioska. I skoro oni sobie nie radzą to jak ma sobie poradzic od kwietnia średnia firma czy mała czy mikro
Kontrahenci są winni? Chyba nie wierzysz w to, co mówisz? A może nie wierzyli, aby taka głupota jak KSeF może wydarzyć się. Wierzyli w rozsądek i dbałość o polską przedsiębiorczość. KSeF do kosza.