Częstym działaniem jest pobieranie wynagrodzenia za świadczenie z góry, w formie zaliczkowej. W takim przypadku w podatku dochodowym u przedsiębiorcy standardowo:
- jeżeli czynność realizowana jest jednorazowo i wykonywana jest w tym samym okresie rozliczeniowym co należna zaliczka – obowiązek wykazania zaliczki powstaje w dacie jej otrzymania,
- jeżeli usługa wykonywana jest w okresach – zaliczki rozlicza się odrębnie, w dacie zakończenia usługi,
- jeżeli podatnik uzyskał zaliczkę obejmującą tylko część świadczenia – kwoty będą księgowane dwukrotnie – pierwszy raz – kwota zaliczki – drugi raz – kwota pozostałej płatności.
Przykład
Podatnik uzyskał zaliczkę 20 stycznia na poczet usługi wykonanej 25 stycznia. Podatnik w ewidencji wykazuje zaliczkę 20 stycznia.
W dacie uzyskania zaliczki nie należy jednak wykazywać płatności uzyskanych na poczet świadczeń realizowanych w kolejnych okresach rozliczeniowych (pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych). W takim przypadku dopiero data realizacji jest terminem, w którym wykazać należy płatność. W takim przypadku również data wystawienia faktury zaliczkowej nie spowoduje konieczności wykazania przychodu – ten zostanie wykazany dopiero w okresie, w którym dojdzie do realizacji świadczenia.
Przykład
Podatnik 20 stycznia uzyskał płatność na poczet dostawy towarów dokonywanej w maju. Podatnik wystawia fakturę zaliczkową 25 stycznia. Płatność księguje jako przychód w maju w dacie wydania towarów.
W przypadku usług wykonywanych w okresach rozliczeniowych, np. obejmujących kilka miesięcy, przychód z tytułu zaliczki należy rozliczyć w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, nie rzadziej niż raz w roku. Oznacza to, że w takim przypadku nie stosuje się wcześniejszego terminu księgowania zaliczek.
Przykład
Podatnik rozlicza przychód z tytułu usługi dostępu do internetu – strony przyjęły kwartalny okres rozliczeniowy, przy czym liczony jest on od 15 dnia miesiąca do 14 dnia miesiąca rozliczającego kolejny kwartał. Klient wpłacił pieniądze za okres 15 kwiecień – 14 czerwiec dnia 10 kwietnia. Podatnik wystawił fakturę zaliczkową 11 kwietnia. Przychód należy wprowadzić do ksiąg w kwietniu, w dacie zakończenia okresu rozliczeniowego.
Gdyby okres rozliczeniowy objął przełom roku, należy rozliczyć przychód proporcjonalnie do okresu trwania okresu rozliczeniowego w danym roku.
W przypadku zaliczek obejmujących czynności w kolejnym roku podatkowym – zaliczka taka zostanie wykazana i opodatkowana dopiero w roku kolejnym, w którym wykonana będzie usługa lub wydany będzie towar.
U podatników refakturujących wykonane na ich rzecz usługi lub sprzedane towary, zaliczki z tytułu takich świadczeń refakturowanych należy rozliczać standardowo, jak inne przychody podatkowe. Zatem także wartość zaliczek rozlicza się tak samo, jakby podatnik sam świadczył określoną usługę.
Uwaga! Ryczałt
Istnieją interpretacje, w których organy skarbowe pozwalają nie rozliczać w ogóle przychodów z refaktur u podatników rozliczających się ryczałtem. Ryczałtowiec nie rozlicza kosztów i refaktury byłyby dla niego rozliczane mniej korzystnie niż u podatnika działającego na KPiR.
Zwrot zaliczki
Zwrot zaliczki spowoduje korektę po stronie przychodów. Zwrotu zaliczki nie należy natomiast zaliczać do kosztów podatkowych.