Twój najemca płaci Ci czynsz i opłaty, a Ty wpisujesz wszystko jako przychód w deklaracji PIT-28? To właśnie w tym miejscu zaczynają się kłopoty z rozliczeniem najmu. Nie każda bowiem kwota otrzymana od najemcy powinna trafić do zeznania PIT-28. Sprawdź, jak naprawdę ustalić przychód z najmu i czego skarbówka oczekuje w PIT-28.
Podatnicy mogą już bez przeszkód rozliczać uzyskane w 2025 roku przychody z najmu. Przed wysyłką PIT warto jednak upewnić się, że dobrze wskazujemy roczny przychód. Podatnicy bowiem często uwzględniają w nim uzyskany czynsz, opłaty i inne przelewy od najemcy. To jednak może wpędzić w kłopoty.
PIT-28. Co skarbówka uznaje za przychód
Kwota przychodu z wynajmu, jaka powinna zostać wpisana do PIT-28 od zawsze rodzi wiele wątpliwości. Dlatego też o tym, jak ustalić kwotę przychodu niezbędną do prawidłowego rozliczenia PIT-28 pisze samo Ministerstwo Finansów.
Zdaniem resortu ,,Przychodem jest co do zasady umówiony czynsz, jaki płaci najemca (dzierżawca) z tytułu najmu. Najczęściej są to pieniądze, ale zapłata może nastąpić również w naturze.
Jak uczula MF: Przychodem z najmu nie są ponoszone przez najemcę wydatki (opłaty) związane z przedmiotem najmu (np. opłaty związane z lokalem takie jak: czynsz uiszczany w spółdzielni lub wspólnocie mieszkaniowej, abonament za istniejące w tym lokalu media oraz inne opłaty ustalane ryczałtowo, jak również opłaty za rozmowy telefoniczne przeprowadzane z aparatu zainstalowanego w wynajmowanym lokalu, wodę, energię elektryczną oraz gaz, które nie są ustalane w sposób ryczałtowy), gdy z umowy wynika, że najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia. Dla podatnika VAT uzyskującego przychody z najmu, przychodem jest kwota otrzymanego czynszu po pomniejszeniu o należny VAT”.
Ile naprawdę wpisać do PIT-28?
Jeżeli więc wiemy już, że kwotą rocznego przychodu jest czynsz otrzymany od najemcy, z pominięciem przelewów za opłaty – pojawia się pytanie jaką ostatecznie kwotę wpisać do deklaracji PIT-28?
Aby rozjaśnić proces ustalania przychodu na potrzeby deklaracji PIT-28 wyjaśnimy to na przykładzie:
Pan Andrzej wynajmował prywatnie mieszkanie w całym 2025 roku. Miesięczny czynsz otrzymywany od najemcy wynosił w jego przypadku 1500 zł. Oznacza to, że jego przychód roczny, jaki należy wskazać w deklaracji PIT-28, to 1500×12 miesięcy = 18 000 zł.
Aby jednak upewnić się co do poprawności rozliczenia, warto również skontrolować wysokość comiesięcznych zaliczek przelewanych na konto urzędu skarbowego w całym 2025 roku:
Ponieważ przychód z wynajmu Pana Andrzeja w 2025 roku nie przekroczył 100 tys. zł (1500 zł x 12 = 18 000 zł), obowiązująca go stawka ryczałtu wyniosła 8,5%. Pan Adam zobowiązany był do systematycznego opłacania miesięcznych zaliczek do urzędu skarbowego w kwotach:
Styczeń 127,50 zł (zaliczka PIT za styczeń 2025 r. zapłacona do 20 lutego)
Luty 127,50 zł
Marzec 127,50 zł
Kwiecień 127,50 zł
Maj 127,50 zł
Czerwiec 127,50 zł
Lipiec 127,50 zł
Sierpień 127,50 zł
Wrzesień 127,50 zł
Październik 127,50 zł
Listopad 127,50 zł
Grudzień 127,50 zł (zaliczka PIT za grudzień 2025 zapłacona do 20 stycznia).
Jak widać powyżej czynsz Pana Andrzeja nie zmieniał się w trakcie roku, więc stawki podatku PIT ryczałt w poszczególnych miesiącach nie ulegały zmianie. Termin płatności poszczególnych zaliczek w 2025 roku był stały i przypadał do 20 dnia miesiąca następującego po tym, w którym pojawił się pierwszy przychód (przykład: zaliczka za marzec płatna do 20 kwietnia).
Uwaga! Podatek a kwoty po przecinku. Zarówno podstawę opodatkowania jak również sam ryczałt zaokrąglamy do pełnego złotego (kwoty wynoszące: mniej niż 50 groszy pomijamy, a 50 i więcej groszy podwyższamy do pełnych złotych).
Nieprawidłowy opis przelewu najemcy = wyższy przychód w PIT-28
W przypadku rozliczania przychodów z najmu nie można zapominać o kluczowej kwestii związanej z odpowiednim opisem przelewu od najemcy i rozdzielaniem opłat za media i inne opłaty.
Jak tłumaczy Ewelina Czechowicz, Radca Prawny ,,W przypadku najmu lokalu kluczowe jest prawidłowe rozdzielenie płatności, ponieważ ma to bezpośredni wpływ na wysokość należnego podatku.
Z punktu widzenia prawa podatkowego przychodem z najmu jest wyłącznie czynsz najmu, a nie inne opłaty, takie jak:
- opłaty za media (prąd, gaz, woda),
- czynsz administracyjny do wspólnoty/spółdzielni,
- wywóz śmieci czy Internet — o ile są refakturowane na najemcę.
Jeżeli najemca dokonuje jednego przelewu „wszystko razem” jako czynsz, wówczas cała ta kwota jest traktowana jako przychód z najmu i podlega opodatkowaniu, nawet jeśli właściciel faktycznie przekazuje część środków dalej (np. do spółdzielni czy dostawców mediów). Nie ma znaczenia, jak właściciel później dzieli te środki — dla urzędu skarbowego liczy się to, co wpłynęło na konto jako czynsz.
Dlatego warto już w umowie najmu rozdzielić:
- kwoty czynszu najmu,
- opłaty eksploatacyjne i za media.
Warto również zobowiązać najemcę by dokonywał oddzielnych przelewów:
- jeden przelew tytułem „czynsz najmu”,
- drugi (lub kolejne) tytułem „opłaty/rachunki/zaliczki na media”.
Jeżeli przelewy nie są rozdzielane i właściwie opisane podatnik zapłaci podatek od całości wpływu, nawet od pieniędzy, które w rzeczywistości nie są jego dochodem. Rozdzielenie płatności chroni właściciela przed zawyżonym podatkiem i ewentualnymi sporami z urzędem skarbowym”.
Jak rozliczyć PIT-28 krok po kroku?
PIT-28 za 2025 rok można rozliczyć na wiele sposobów. Redakcja PIT.pl rekomenduje usługę e-pity, która krok po kroku poprowadzi podatnika po deklaracji PIT-28, a po wpisaniu rocznego przychodu samodzielnie dokona rozliczenia podatku. Kompleksowa instrukcja wypełniania PIT-28 w usłudze e-pity dostępna jest w artykule ,,Jak wypełnić PIT-28 z wynajmu. Tłumaczymy na przykładzie”.
