Rewolucja w fakturowaniu wystartowała. Od północy 1 lutego przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Nowa elektroniczna platforma ruszyła zgodnie z harmonogramem. „System ruszył planowo, sprawnie i bez zakłóceń” – poinformował minister finansów Andrzej Domański.
Zapowiadana od dawna e-fakturowa rewolucja weszła w życie. Krajowy System e-Faktur (KSeF) oficjalnie wystartował. Przedsiębiorcy już mogą w nim wystawiać, przesyłać, odbierać i przechowywać faktury. Wbrew obawom wielu ekspertów i przedsiębiorców system działa sprawnie.
„KSeF ruszył. Planowo i sprawnie. Bez zakłóceń. Pierwsze tysiące faktur wpłynęło do KSeF. Robimy kolejny krok w budowaniu nowozesnej polskiej gospodarki. Dziękuję wszystkim zaangażowanym w ten projekt księgowym, przedsiębiorcom, integratorom oraz oczywiście pracownikom” – napisał minister finansów Andrzej Domański w niedzielę na portalu X.
KSeF ruszył. Planowo i sprawnie. Bez zakłóceń. Pierwsze tysiące faktur wpłynęło do KSeF. Robimy kolejny krok w budowaniu nowoczesnej 🇵🇱 gospodarki. Dziękuję wszystkim zaangażowanym w ten projekt księgowym, przedsiębiorcom, integratorom oraz oczywiście pracownikom @KAS_GOV_PL…
— Andrzej Domański (@Domanski_Andrz) February 1, 2026
KSeF: kogo obejmują obowiązki
Obowiązek wystawiania faktur w nowym systemie od 1 lutego obejmuje tylko największe firmy, czyli takie, które w 2024 r. miały sprzedaż przekraczającą 200 mln zł. Takich firm – według szacunków Ministerstwa Finansów – jest ok. 4,2 tys.
W drugim etapie, który rozpocznie się 1 kwietnia, faktury ustrukturyzowane będą musiały wystawiać pozostałe firmy – z wyjątkiem najmniejszych, które mają być objęte tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. Chodzi o przedsiębiorstwa, których miesięczne obroty podlegające dokumentowaniu poprzez KSeF nie przekraczają 10 tys. zł.
Tyle w kwestii wystawiania faktur. Natomiast jeśli chodzi o ich odbieranie – ten obowiązek obejmuje wszystkie firmy już od 1 lutego.
Użytkownicy: przydałoby się więcej ułatwień
Rozmawialiśmy z przedsiębiorcami, którzy wystawili faktury w nowym systemie. Mówili, że proces nie jest trudny, jednak w kilku miejscach mógłby być bardziej intuicyjny. Sugerowali, że przydałoby się więcej ułatwień i podpowiedzi. Przyznawali jednak, że mimo tych niedogodności we wszystkich przypadkach udało im się skutecznie przejść przez cały proces w nowym systemie.
Internauci we wpisach na portalu X potwierdzali, że zalogowanie się i korzystanie z KSeF nie sprawiało im problemów.
Ja już zintegrowany z #KSeF. Bułka z masłem w @infakt.
— Piotr Mieczkowski TMT (@piotrmiecz) February 1, 2026
1. Zalogowałem się do infakt w ramach mojego JDG. Kliknąłem połącz z #KseF. Wybrałem opcję Profil Zaufany.
2. Następnie musimy podpisać wniosek o wydanie certyfikatu – tu składamy podpis i dlatego nie ma opcji mObywatel bo… pic.twitter.com/Ka4FAZJwb2
Do południa 1 lutego do KSeF wpłynęło ponad 50 tys. faktur.
– Od momentu uruchomienia KSeF, wpłynęło do niego ponad 50 000 faktur i około 320 000 użytkowników zalogowało się do systemu. Pierwsze dane pokazują, że proces korzystania z KSeF przebiega płynnie, a system działa stabilnie i zgodnie z przyjętymi założeniami – powiedział Marcin Łoboda, wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej.
Nie natychmiast, ale w ciągu jednego dnia
Co ważne, faktury w KSeF nie muszą być wysyłane natychmiast po wystawieniu, ale niezwłocznie – w trybie online tego samego dnia, co pozwala na zachowanie daty transakcji w systemie.
Co w sytuacji braku internetu lub awarii (tryb offline)? Wtedy trzeba przesłać je do następnego dnia roboczego, opatrzone kodem QR w formie wizualnej dla klienta. Natomiast gdy nastąpi dłuższa przerwa techniczna, obowiązkowym terminem jest siedem dni po przywróceniu dostępu. To oznacza, że przedsiębiorca nie musi zbierać faktur na koniec miesiąca, ale wciąż respektowane są ogólne terminy z ustawy o VAT.
Ministerstwo Finansów przypomina, że do w tym roku nie będzie kar dla firm za błędne stosowanie KSeF.
System KSeF nie jest obowiązkowy dla faktur konsumenckich, czyli wystawianych przez firmy na rzecz odbiorców indywidualnych. To oznacza, że faktury za prąd czy gaz itd. mogą być wystawiane na starych zasadach, aczkolwiek przepisy umożliwiają firmom dobrowolne skorzystanie z KSeF w przypadku dokumentowania sprzedaży na rzecz konsumenta.
– Deklaracje Ministerstwa Finansów dotyczące przechowywania, przetwarzania i szyfrowania danych związanych z KSeF świadczą o tym, że system spełnia podstawowe i uznane zasady cyberbezpieczeństwa – oceniła dla PAP ekspertka ds. cyberbezpieczeństwa Joanna Wziątek-Ładosz.
Obawy i kontrowersje dotyczące KSeF
KSeF od wielu tygodni był koszmarem firm i księgowych. Im bliżej startu systemu, tym więcej było wśród nich obaw dotyczących nowych rozwiązań. Bali się oni m.in. tego, że nowy mechanizm będzie narzędziem inwigilacji. Kolejne organizacje i eksperci apelowały o przesunięcie startu systemu, argumentując, że jest on nieprzygotowany.
Jest też znaczna grupa właścicieli małych i średnich firm, którzy w ostatnich tygodniach nie przejmowali się wejściem Krajowego Systemu e-Faktur. Mówili, że czekają na 1 kwietnia, kiedy zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w nowym mechanizmie. I tu popełniali błąd, bo na KSeF powinni być gotowi już 1 lutego.
Wielu przedsiębiorców chciało uniknąć powinności związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Dlatego składali wnioski o zwolnienie z obowiązku korzystania z nowego rozwiązania, powołując się na konstytucję. Jednak skarbówka nie wyrażała na to zgody.
Gdzie szukać informacji o KSeF?
Przedsiębiorcy, którzy mają problemy związane z Krajowym Systemem e-Faktur, mogą uzyskać pomoc telefonicznie, dzwoniąc na całodobową infolinię KSeF:
- 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych)
- 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych)
- +48 22 330 03 30 (z zagranicy)
Informacje znaleźć można także na stronie internetowej ksef.podatki.gov.pl. Tu zamieszczone zostały odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, a także podręczniki, materiały szkoleniowe, tutoriale wideo i inne materiały pomocnicze dla użytkowników systemu.
