KSeF utrapieniem księgowych. Już teraz mają ręce pełne roboty

Awarie oraz „prace serwisowe” programów podatkowych i kadrowych sprawiły, że ostatnie dni 2025 r. są dla księgowych czasem wytężonej, dodatkowej pracy. A to dopiero początek problemów, bo jesteśmy u progu wejścia Krajowego Systemu e-Faktur.

Z całej Polski spływają sygnały dotyczące awarii i nieprawidłowego działania narzędzi, którymi księgowi posługują się w codziennej pracy.

-19 grudnia nie działała bramka e-deklaracje – prace serwisowe do 22.12 do godz. 23:59. Nie działało pobieranie UPO do JPK_VAT – prace serwisowe do 22.12 do 23:59. Był także problem – zgłaszaliśmy, że nie działa ZUS PUE. Co to oznacza? Nie wyślemy w tym czasie deklaracji podatkowych. Nie sprawdzimy, czy wysłane pliki JPK zostały odebrane. Nie wyślemy deklaracji ZUS – mówiła jeszcze przed świętami Bożego Narodzenia Anita Matuszak, właścicielka kancelarii księgowo-kadrowej.

KSeF: stan zaawansowania prac jest niewystraczający

Te powtarzające się nieprawidłowości oznaczają, że księgowi będą musieli poświęcić na dodatkowa pracę dni między świętami a Nowym Rokiem. To również sygnał, że podobne problemy mogą pojawić się podczas wdrażania kolejnych narzędzi i nowości, takich jak te związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Księgowi mają obawy z nim związane.

– Nie wiem, czy ktoś wierzy w sukces tego systemu. My nie chcemy być uwiązani w pracy, bez możliwości zaplanowania urlopu, „bo awaria”, „bo nie działa”. Wiele księgowych musi zmienić swoje plany, bo ktoś wymyślił prace serwisowe w okresie rozliczeń podatkowych, tuż przed świętami – zwraca uwagę Anita Matuszak.

Do sprawy odniosła się Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

– Sygnały, które otrzymujemy, są niepokojące. KSeF w dużych firmach ma zaistnieć już 1 lutego, a w mniejszych 1 kwietnia. Stan zaawansowania prac uznajemy za niewystraczający, a w opinii naszych ekspertów zaledwie co piąta firma jest gotowa na KSeF. Podtrzymujemy nasze oczekiwania, by rozważyć możliwość kolejnego przeniesienia wdrożenia tej ustawy w czasie – mówi Hanna Mojsiuk.

„Ta reforma powinna być znacznie lepiej dopracowana”

Specjaliści z Północnej Izby Gospodarczej zwracają uwagę, że stan zaawansowania prac nad wdrażaniem nie jest satysfakcjonujący dla przedsiębiorców. Eksperci podkreślają, że „księgowe nie są cyborgami”, a obecną sytuację porównują do tej, gdy wdrażany był Polski Ład.

– Trafiają do nas dziesiątki sygnałów od księgowych z całej Polski, że KSeF jest dla nich prawdziwym administracyjnym koszmarem, a tak wielka reforma powinna być znacznie lepiej dopracowana i przygotowana pod kątem wdrożenia. Nie ma zgody księgowych i biur rachunkowych na to, by brać pełną odpowiedzialność za wszystkie czynności związane z wdrażaniem KSeF, szczególnie w sytuacji, gdy dostajemy sygnały o wielu administracyjnych problemach związanych z rozliczeniami przedsiębiorców i pracowników. Jako Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie będziemy interweniować u Ministra Finansów i Rzecznika MŚP w tej sprawie – mówi Hanna Mojsiuk.

Biura rachunkowe oburzone przerzucaniem odpowiedzialności

Temat Krajowego Systemu e-Faktur jest omawiany przez Północną Izbę Gospodarczą już od wielu miesięcy. Eksperci izby od dawna zwracają uwagę, że przedsiębiorcy nie są gotowi na tak dużą reformę fakturowania. Nawet specjaliści od księgowości wciąż mają problemy i wiele wątpliwości dotyczących KSeF.

– Środowisko biur rachunkowych poczuło się dotknięte przerzucaniem odpowiedzialności za wdrożenie KSeF na księgowych. Odpowiedzialność za wdrożenie i prawidłowe funkcjonowanie spoczywa bowiem na podatnikach, a przekaz informacyjny powinien jasno wskazać role i obowiązki podmiotów. Księgowość jest ostatnim ogniwem tego łańcucha i oczekiwanie od księgowych przejęcia pełnej odpowiedzialności za działanie systemu jest nieporozumieniem – podkreśla Agnieszka Zamaro-Wiśniewska, dyrektorka operacyjna Zamaro Tax & Accounting oraz ekspertka Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Księgowe najlepiej przygotowane

Dodaje, że biura rachunkowe już od wakacji starają się merytorycznie wspierać swoich klientów, same się szkoląc i informując ich o nowych obowiązkach i terminach.

– Jednocześnie wielu przedsiębiorców uznaje że „to sprawa księgowego”, a nie ich biznesu. Obecnie to księgowi paradoksalnie są najlepiej przygotowanymi przedsiębiorcami. To oni śledzą zmiany, szkolą się i testują oprogramowanie. Realne działania podejmują głównie duże firmy, próbując dostosować swoje systemy do cyfrowego obiegu faktur ustrukturyzowanych – mówi Agnieszka Zamaro-Wiśniewska.

Zwraca uwagę, że według większości przedsiębiorców terminy wejścia KSeF są na tyle odległe, że nie widzą oni potrzeby zaznajomienia z tematem.

– Szacunkowo z wysłanymi już we wrześniu pierwszymi informacjami o KSeF zapoznało się ok. 15% odbiorców. U części zostały już wdrożone procedury rejestracji do KSeF – tak, byśmy mogli zabezpieczyć ich od strony uzyskania dostępów do systemu, zanim skumulują się inne obowiązki i terminy – mówi ekspertka.

Przypomnijmy, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF duże firmy będą miały już od 1 lutego, a pozostałe – od 1 kwietnia. Natomiast odbierać faktury w nowym systemie wszyscy przedsiębiorcy będą musieli już od 1 lutego.