[email protected] , inżynierkowalski@pit.pl oraz [email protected] – te trzy adresy e-mail zawierają w sobie różne informacje o ich użytkownikach. Czy jednak zawsze pozostają danymi osobowymi, podlegającymi ochronie oraz zmuszającymi korzystających z nich przedsiębiorców do uzyskania zgody na ich przetwarzanie?
Adres e-mail klienta – dana osobowa czy informacja niepodlegająca ochronie? / YAY foto
Poprzez zbiór danych rozumie się obecnie każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.
<< Monitoring w zakładzie pracy – nowe prawa i obowiązki pracodawcy związane z RODO >>
Natomiast za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Powyższe nie sugeruje, by każdy adres e-mail mógł zostać uznany za dane określonej osoby, gdyż w żaden sposób nie muszą go identyfikować. Dotyczy to wszelkich adresów e-mail sugerujących, że informacja płynąca z adresu przyporządkowana może zostać do znacznej ilości osób. Adresy należałoby zatem podzielić na trzy kategorie:
- Umożliwiające ustalenie dysponenta poprzez nazwisko i inne szczegółowe dane, np. jankowalski1983@pit.pl.
- Umożliwiające identyfikowanie łącznie z innymi danymi [email protected] – ponieważ Janów kowalskich może być wielu
- Nie dające podstawy do jakichkolwiek powiązań z konkretną osobą[email protected].
Aby informacje e-mail były daną osobową musi istnieć możliwość ich powiązania z określoną osobą bez podejmowania jakichkolwiek trudnych – długotrwałych, skomplikowanych i kosztownych (czasochłonnych, pracochłonnych) działań. Dla oceny, czy określony adres e-mail będzie daną osobową niezbędnym jest analiza wszelkich informacji związanych z danym adresem e-mail (np. IP komputera, czy danych z formularza wypełnianego przy tworzeniu konta pocztowego).
Dane nieopisujące osoby (trzecia kategoria) stają się daną osobową z chwilą, z którą da się ją przypisać do określonej osoby. A taka sytuacja może mieć miejsce stosunkowo prosto – po wysyłce informacji na ten adres wystarczającym jest, by dysponent odpisał z tego adresu podając swoje imię i nazwisko lub inne dane pozwalające go zidentyfikować.
Jeżeli adres e-mail spełni warunki uznania za daną osobową, dysponent może skorzystać ze wszystkich uprawnień wynikających z przepisów rozporządzenia o ochronie danych osobowych – w tym dostępu do danych, uzyskania informacji o zasadach ich pozyskania oraz chwili, w której doszło do wyrażenia zgody na przetwarzanie danych.
Jednocześnie jednak informacje o pracowniku w tym służbowy adres e-mail są elementem wykonywania przez niego obowiązków służbowych. Dane te mogą być wykorzystywane (udostępniane) przez pracodawcę nawet bez dodatkowej zgody pracownika. Udostępnienie służbowego adresu e-mail, w związku z pełnionymi funkcjami służbowymi nie może być uznane za naruszenie ochrony danych osobowych.
Piotr Szulczewski, PIT.pl