04.08 Auto zastępcze a limit kilometrówki przysługujący na pojazd
Przedsiębiorca często decyduje się na rozliczenie z pracownikiem eksploatacji jego pojazdu prywatnego. Dokonuje tego m.in. na podstawie ewidencji przejechanych kilometrów. Problem pojawia się, gdy pracownik czasowo korzysta z auta zastępczego, o innej pojemności niż pierwotnie przez niego użytkowane.
Rozliczenie na podstawie ewidencji przejechanych kilometrów polega na zwrocie kosztów, za faktycznie przejechany pojazdem prywatnym dystans, pokonany w związku z wykonywaniem zadań służbowych. Kwota obliczana jest jako iloczyn kilometrów oraz wskaźnika, którego wysokość uzależniona jest od pojemności pojazdu. Wskaźnik ten wynosi:
- dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
- dla motocykla – 0,2302 zł,
- dla motoroweru – 0,1382 zł.
Źródło: iStock / Thinkstock
Zgoda na wykorzystywanie pojazdu prywatnego wynika z oświadczenia ze strony pracodawcy. Przyjmuje ona z reguły albo formę oświadczenia jednostronnego, albo umowy na wykorzystywanie określonego pojazdu prywatnego w celach służbowych.
W praktyce zdarza się, że pojazd pracownika ulegnie wypadkowi lub awarii i nie ma możliwości korzystać z niego do działań pracowniczych. W takim przypadku auto zastępcze przekazywane bywa przez serwis napraw lub też jest prywatnym pojazdem, innym jednak niż pojazd akceptowany przez pracodawcę.
Niedopuszczalne jest korzystanie z pojazdu innego niż ten, na który uzyskana została zgoda. W szczególności nie ma możliwości zwiększenia limitu kilometrówki ze względu na korzystanie z pojazdu innego niż wskazane w porozumieniu z pracodawcą. Pracownik, korzystając z innego pojazdu, powinien uzyskać każdorazowo akceptację co do konkretnego środka transportu, jakim ma zamiar się posługiwać.
Przykład
Pracownik zgodnie z umowa z pracodawcą do rozwożenia przesyłek kurierskich korzysta z prywatnego motoroweru. W połowie miesiąca motorower uległ awarii i pracownik oddał go do naprawy, a przez pozostałą część miesiąca, bez informowania o tym pracodawcy, przesyłki rozwozi samochodem. Na koniec miesiąca w ewidencji przebiegu przedstawia pracodawcy za drugą część miesiąca limit właściwy dla samochodu osobowego. Pracodawca odmawia zwrotu.
W przypadku korzystania z pojazdu innego niż wynikającego ze zgody, pracownik nie ma prawa uzyskać ani zwrotu według limitu przysługującego mu dla pojazdu ze zgody pracodawcy, ani z pojazdu faktycznie wykorzystywanego.
Przykład
Pracownik korzystał z motocykla, pracodawca dawał mu prawo do korzystania z samochodu osobowego. O ile nie uzyska zgody pracodawcy na ten pojazd – pracownik nie ma prawa do zwrotu ani za motocykl, ani za samochód osobowy.
Przepisy prawa nie wskazują, w jakim terminie pracownik powinien uzyskać zgodę na korzystanie z auta prywatnego pracownika. W przypadku jednak przyjęcia standardu zawierania w tym zakresie umów o korzystaniu uznać należy, że umowa nie powinna ustalać zasad użytkowania pojazdu w okresie wcześniejszym, niż termin jej zawarcia.
Piotr Szulczewski,
VAT.pl