29.07 Rozliczenie zbiorczej faktury VAT na zakup paliwa i artykułów spożywczych
Pracownik firmy oprócz paliwa dokonuje zakupu wody, kawy bądź innych artykułów spożywczych (np. słodyczy) – oczywiście za zgodą pracodawcy. Zakupy dokonywane są za pomocą kart ROTEX – imiennych. Czytelniczka pyta, w jaki sposób dokonać rozliczenia (rozksięgowania) takiej zbiorczej faktury. Czy kosztami artykułów spożywczych powinna obciążyć pracownika? Czy takie koszty powinny być kosztem reprezentacji (niestanowiącym kosztu uzyskania przychodu?. A może są to koszty pracodawcy i jednocześnie przychód pracownika podlegający opodatkowaniu? Czy na zapłatę kartą za artykuły spożywcze zużyte w trasie pracownik powinien posiadać pisemne pozwolenie pracodawcy, czy też wystarczy jedynie ogólny zapis w dokumentacji spółki z o.o.?
Zakupy udokumentowane fakturą wystawioną na spółkę stanowią dla niej koszty uzyskania przychodów. Z uwagi na charakter i przeznaczenie zakupionych towarów, wydatki te bez wątpienia nie są kosztami reprezentacji ani reklamy.
Przekazanie towarów pracownikowi stanowi przychód ze stosunku pracy. Podlega również opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, jeśli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa pracy. W takiej sytuacji przekazanie nie podlega opodatkowaniu VAT. Możliwe są również inne, alternatywne rozwiązania omówione w dalszej części odpowiedzi.
Pracownik nie musi legitymować się pisemnym upoważnieniem do dokonywania drobnych zakupów.
Przekazanie zakupionych towarów pracownikom stanowi nieodpłatne świadczenie w naturze, zaliczane do przychodów ze stosunku pracy (art. 10 ust. 1 pkt 1 oraz art. 12 ust. 1 updof). Wartość tego przychodu określa się na podstawie cen rynkowych – wartości brutto z faktury dokumentującej zakup (art. 11 ust. 2, w związku z art. 12 ust. 3 updof).
Przekazanie takie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług i powinno być udokumentowane fakturą wewnętrzną (art. 7 ust. 2 pkt 1 oraz art. 106 ust. 7 ustawy o VAT).
Jeśli przekazanie niektórych z ww. towarów (np. napojów) stanowi świadczenie, do którego pracodawca zobowiązany jest na mocy przepisów prawa pracy, to uzyskany tą drogą przychód pracownika korzysta ze zwolnienia od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 updof.
W sytuacji takiej przekazanie nie będzie stanowić dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt ustawy o VAT, i nie będzie podlegało opodatkowaniu tym podatkiem. Będzie to bowiem przekazanie na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem.
Możliwe jest również obciążenie pracownika za dokonane zakupy, ale w tej sytuacji przekazanie towarów będzie stanowić odpłatną dostawę towarów dokonaną przez spółkę (art. 5 ust. 1 pkt 1 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o VAT), która powinna być zaewidencjonowana jako sprzedaż i ewentualnie udokumentowana fakturą VAT lub paragonem fiskalnym.
Rozważać można także obciążenie pracownika kosztami zakupu, przy jednoczesnym wyłączeniu wartości towarów zakupionych przez pracowników z kosztów podatkowych spółki oraz uznaniu, że VAT naliczony w części odpowiadającej tym zakupom pozostaje bez związku z czynnościami podlegającymi opodatkowaniu i spółka nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego w tej części (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, a contrario). Jednak to rozwiązanie jest akurat mało klarowne i nie zasługuje, moim zdaniem, na uwagę.
Kwestia możliwości korzystania przez pracowników z tej formy zakupów nie została uregulowana w ogólnie obowiązujących przepisach prawa, lecz pozostaje w sferze stosunków wewnętrznych spółki, zaś pracownik nie musi legitymować się imiennym upoważnieniem do ich dokonywania. Możliwość taka wynikać może zatem z zapisów regulaminów, polityki rachunkowości lub innych dokumentów ustanowionych przez organy spółki
Jerzy Andrzej Tomczak, doradca podatkowy
Czy wiesz jak interpretować niejasne przepisy podatkowe, aby nie narazić się na kary i stratę majątku?
Jeżeli chcesz uniknąć kosztownych błędów i zyskać pewność, że działasz zgodnie z prawem, sięgnij po poradnik „Podatki dochodowe w praktyce”. Jego autorzy gwarantują Ci, że otrzymasz kompetentne i szczegółowe porady i wskazówki.
Dowiesz się m.in.:
- Jak zmniejszyć koszty pracownicze, poprawnie interpretując przepisy podatkowe?
- Jak ustalać wartość początkową środków trwałych, by urząd skarbowy nie mógł zakwestionować wysokości późniejszych odpisów amortyzacyjnych?
- Jak obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, uwzględniając składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne?
Teraz, korzystając z porad ekspertów, bezpiecznie zinterpretujesz przepisy podatkowe.
Nie zwlekaj! Zamów poradnik „Podatki dochodowe w praktyce” już teraz! Zyskaj pewność, że korzystając z porad ekspertów bezpiecznie zinterpretujesz zawiłe przepisy podatkowe.
http://www.podatkidochodowe.pl/wip/obce/
Źródło: Podatki dochodowe