Darmowy program do rozliczania PIT

wersja na Windows

Przycisk pobierania programu e-pity

lub uruchom online

15

30

Darmowy program do rozliczania PIT

wersja na Windows

Przycisk pobierania programu e-pity

lub uruchom online

15
30
Darmowy program do rozliczania PIT

wersja na Windows

Przycisk pobierania programu e-pity

lub uruchom online

15
30
Darmowy program do rozliczania PIT
Pobierz e-pity 2022
Darmowy program do rozliczania PIT
Przycisk pobierania programu e-pity
Pobierz e-pity 2022

Sposoby na oszczędności firmowe i optymalizacje a księgi rachunkowe

Gazeta Podatkowa

Październik miesiącem oszczędzania. To hasło przyjmuje w tym roku szczególne znaczenie. Wysoka inflacja i problemy z dostępnością niektórych surowców powodują, że ostatni kwartał 2022 r. dla wielu firm może okazać się bardzo ciężki. Aby przygotować się na ten czas, warto dokonać przeglądu danych księgowych w celu wygenerowania obszarów, w których zmiany będą miały wpływ na optymalizację kosztów, zachowanie płynności finansowej i kontynuacji działalności czy poprawę zyskowności. Rodzaj działań w tym zakresie zależy od wielu czynników, przede wszystkim od tego, czy mamy do czynienia z działalnością produkcyjną, handlową czy usługową, ale także od tego, jakie składniki majątku są niezbędne do wykonywania tej działalności, jakie jednostka ma powiązania gospodarcze itd.

Środki trwałe

Wartość środków trwałych figurująca w księgach rachunkowych i mająca znaczenie dla rozliczeń w podatku dochodowym jest wartością historyczną, tj. określoną w momencie nabycia. Wartość tę pomniejszają odpisy amortyzacyjne i aktualizujące. Nie ma zasadniczo możliwości ujęcia w księgach rachunkowych zwiększenia wartości początkowej środków trwałych, wyjąwszy przypadek dokonania ich ulepszenia, czyli poniesienia faktycznych nakładów na przebudowę, rozbudowę, modernizację lub rekonstrukcję powodujących wzrost wartości użytkowej tych środków trwałych. Istnieje co prawda określona w art. 31 ust. 3 ustawy o rachunkowości możliwość aktualizacji wyceny wartości początkowej i dotychczas dokonanych od środków trwałych odpisów amortyzacyjnych - jednak może ona być dokonana na podstawie odrębnych przepisów. Mowa tu o rozporządzeniu Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 15 ust. 5 ustawy o pdop (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.) oraz art. 22o ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.). W myśl tych regulacji, Minister Finansów określi tryb i termin aktualizacji wyceny środków trwałych, jeżeli wskaźnik wzrostu cen nakładów inwestycyjnych w okresie trzech kwartałów w roku poprzedzającym rok podatkowy w stosunku do analogicznego okresu roku ubiegłego przekroczy 10%. Ostatnia aktualizacja wyceny środków trwałych na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów miała miejsce w 1995 r. i na razie nie planuje się wydania kolejnego rozporządzenia. Na chwilę obecną nie ma więc możliwości obniżenia zobowiązań podatkowych z tytułu zwiększonych po przeszacowaniu kosztów amortyzacji środków trwałych.

Źródło: shutterstock

Warto wskazać, że trwają prace legislacyjne, wskutek których zmienione ma zostać brzmienie przywołanych art. 15 ust. 5 ustawy o pdop oraz art. 22o ust. 1 ustawy o pdof - wyrazy "w okresie trzech kwartałów w roku poprzedzającym rok podatkowy w stosunku do analogicznego okresu" mają zostać zastąpione wyrazami "w okresie dwóch kwartałów oraz w okresie czterech kwartałów danego roku kalendarzowego w stosunku do analogicznych okresów". Zmiana ta ma wprowadzić obowiązek wydania przez Ministra Finansów rozporządzenia w sprawie aktualizacji wartości środków trwałych w sytuacji wzrostu inflacji w dłuższym okresie niż jest to wskazane obecnie. Ustawa o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (druk senacki nr 804) wprowadzająca tę zmianę została uchwalona przez Sejm i przekazana do Senatu (stan na dzień oddania GP do druku).

Rosnące ceny powodują, że zwiększają się koszty utrzymywania środków trwałych. Dlatego warto dokonać ich przeglądu pod kątem tego, czy ich dalsze wykorzystywanie w działalności jest niezbędne. W odniesieniu do własnych nieruchomości warto rozważyć, czy nie wynająć innym podmiotom części powierzchni, co zapewni wpływ środków z tytułu najmu (księgowanych w pozostałe przychody operacyjne). Nieruchomości, z wykorzystywania których można zrezygnować, można sprzedać, uzyskując przychody (pozostałe przychody operacyjne).

Koszty utrzymania nieruchomości zdecydowanie obniży skierowanie częściowo lub całkowicie pracowników, którzy mogą wykonywać pracę poza firmą, do pracy zdalnej. Obecnie, w stanie zagrożenia epidemicznego, jest to możliwe na podstawie przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.). Trwają jednak prace legislacyjne nad ustawą o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 2335), która ma uregulować zasady pracy zdalnej w Kodeksie pracy (na dzień oddania GP do druku ustawa ta znajduje się w Sejmie). Ewentualne koszty związane z wykorzystywaniem sprzętu przez pracownika wykonującego pracę zdalnie księguje się na zasadach ogólnych w koszty podstawowej działalności operacyjnej - przykładowo amortyzację czy koszty naprawy sprzętu stanowiącego środek trwały odpowiednio na kontach 40-0 "Amortyzacja" lub 40-2 "Usługi obce", zakup sprzętu niestanowiącego środka trwałego na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii", koszty rekompensaty za używanie przez pracownika własnego sprzętu na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" itd.

Warto też przeanalizować, czy zamiast nabywać czy utrzymywać własny sprzęt, maszyny, wyposażenie, nie lepiej je wynająć od innych podmiotów lub wziąć w leasing. Dotyczy to np. samochodów.

Można też wykorzystać zwiększone ceny i, jeśli jednostka posiada na to środki, nabyć środki trwałe w celu ich wynajmowania innym jednostkom. Jeżeli tego typu działalność jest jedną z podstawowych działalności jednostki, przychody z tego tytułu księguje się na koncie 70-0 "Przychody ze sprzedaży usług". Gdyby była to działalność poboczna, przychody należałoby księgować w pozostałe przychody operacyjne.

Odnośnie środków trwałych w budowie, np. wydatków poniesionych na wytworzenie środków trwałych, wysokie ceny materiałów czy usług mogą spowodować nieopłacalność kontynuowania budowy. Koszty związane z rozpoczętymi działaniami w tym zakresie zgromadzone na koncie 08 "Środki trwałe w budowie":

  • gdy jednostka podejmie decyzję o czasowym wstrzymaniu budowy środka trwałego (z nadzieją na jej wznowienie i dokończenie za jakiś czas) - mogą pozostać na koncie 08, przy ewentualnym rozważeniu dokonania odpisu aktualizującego,
  • gdy jednostka podejmie decyzję o zaniechaniu - mogą zostać odniesione w pozostałe koszty operacyjne; jednostka może podjąć ewentualną próbę odsprzedaży rozpoczętej budowy, jeśli to możliwe.

Wynajmowane środki trwałe

Jeśli chodzi o nieruchomości wynajmowane, można spróbować renegocjować kwotę czynszu najmu lub poszukać tańszych lokali. To samo dotyczy umów najmu lub leasingu operacyjnego maszyn czy samochodów. Jeśli na skutek oszczędności trzeba będzie zrezygnować z umowy najmu czy leasingu operacyjnego przed czasem, skutki z tym związane obciążą pozostałe koszty operacyjne.

Zapasy

W sytuacji ciągle rosnących cen różnych dóbr, jednostki powinny przyjrzeć się poziomowi utrzymywanych zapasów materiałów czy towarów. Nie ma tu jednego prostego sposobu postępowania - wszystko zależy od specyfiki jednostki dokonującej oceny rozsądnego poziomu zapasów. W jednostkach handlujących towarami, których cena cały czas wzrasta, zakup większej ilości towarów może przełożyć się na zrealizowanie większego zysku na ich sprzedaży. Z kolei w jednostkach mających problem ze zbytem towarów należałoby zmniejszyć poziom ich zapasów, w obawie przed tym, że po wzroście cen będzie to jeszcze trudniejsze.

Podobnie rzecz ma się z materiałami i wyrobami gotowymi. Ponadto w jednostkach, w których mogą wystąpić problemy z dostępem do niektórych surowców, wskazane może być tworzenie zapasów dla zapewnienia kontynuacji produkcji.

Na pewno należy pozbyć się z magazynu zapasów zniszczonych, niemodnych, na których sprzedaż sezon już minął - można dokonać ich przecen.

Należności i zobowiązania

Trzeba też "pilnować" płynności finansowej. Związana jest z tym konieczność monitorowania ściągalności należności i spłaty zobowiązań. Warto tu korzystać z wszelkich możliwości ograniczania negatywnych skutków związanych z brakiem zapłaty należności, jak dochodzenie odsetek (księgowanych, co do zasady, w przychody finansowe), naliczanie rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (księgowanej w pozostałe przychody operacyjne) czy korzystanie z ulgi na złe długi w VAT (księgowanej na zmniejszenie VAT należnego w korespondencji z odpowiednim kontem rozrachunkowym). Można także skorzystać z ulgi na złe długi w podatku dochodowym, co powoduje obniżenie podstawy opodatkowania.

W celu poprawy płynności finansowej można korzystać z finansowania zewnętrznego, tj. pożyczki czy kredytu, choć w warunkach wysokiej inflacji ryzyko zaciągania zobowiązań długoterminowych jest zwiększone.

Ograniczenia kosztów

Niektóre koszty ponoszone w firmach można ograniczyć lub całkowicie zrezygnować z ich ponoszenia. Szukając oszczędności, warto dokonać przeglądu ofert rynkowych w celu ustalenia możliwości zawarcia nowych, niższych cenowo umów ubezpieczeniowych, bankowych, obsługi IT. Można też dokonać racjonalizacji niektórych wydatków, np. narzędziowych, biurowych. Warto także podjąć próbę renegocjacji umów zawartych z kontrahentami/klientami na sprzedaż własnych towarów, usług czy wyrobów przed wystąpieniem wysokiej inflacji - w celu np. ograniczenia ewentualnych kar umownych.

Dofinansowania

W czasie kryzysu należy próbować uzyskać pomoc finansową z różnych źródeł. Mogą to być dofinansowania lub dotacje dostępne ogólnie dla podmiotów spełniających odpowiednie warunki. Generalnie otrzymane środki z takich tytułów księguje się w pozostałe przychody operacyjne (z wyjątkiem dopłat do cen sprzedaży i dofinansowań na nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych).

Warto wiedzieć, że w związku ze wzrostem cen energii elektrycznej rozpoczęto prace legislacyjne nad projektem ustawy o zasadach realizacji programów wsparcia przedsiębiorców w związku z sytuacją na rynku energii w latach 2022-2024 (na dzień oddania GP do druku ustawa znajduje się w Sejmie - druk sejmowy nr 2616). Przewiduje on wsparcie finansowe dla określonych grup przedsiębiorców, w przypadku których prowadzenie działalności gospodarczej jest zagrożone z uwagi na dynamiczny wzrost kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, wynikający z obecnej dynamicznej sytuacji na rynku energii.

Być może pojawią się także inne programy pomocowe dedykowane przedsiębiorcom borykającym się ze skutkami wysokiej inflacji.

Zatrudnienie

Rozważając kwestię oszczędności w firmie, można także przyjrzeć się zatrudnieniu. Trzeba jednak pamiętać, że wykwalifikowana kadra pracownicza przekłada się na efektywność i sprawność działania firmy. Ze względu na trudność i kosztochłonność poszukiwania takich pracowników i przyuczania ich do wykonywania powierzonych zadań nie jest zalecana duża rotacja wśród tego typu pracowników, lecz utrzymywanie w miarę stałego stanu zatrudnienia, nawet kosztem zwiększenia wynagrodzeń. Natomiast w każdej firmie mogą istnieć działy pomocnicze, np. porządkowe, remontowe, ochrony mienia, prawnicze, marketingowe, których zadania można zlecić na zewnątrz (outsourcing) - po uprzednim upewnieniu się, że koszty związane z wykonywaniem tych usług rzeczywiście długookresowo się obniżą.

Kapitały własne

Na koniec można zaapelować do właścicieli firmy o rozważne wypłaty zysku w okresie kryzysu. Zysk nominalny w warunkach wysokiej inflacji może nie odpowiadać zyskowi realnemu. Dzieje się tak dlatego, że na skutek dużych wahań cen siła nabywcza pieniądza na koniec okresu sprawozdawczego jest inna niż na początku. Dlatego byłoby dobrze, gdyby przed decyzjami o wypłacie zysku właściciele spróbowali ustalić realną wartość zysku i wypłacili sobie środki odpowiadające temu zyskowi, aby nie uszczuplać kapitału własnego jednostki.

Rzetelne księgi podstawą planów oszczędnościowych

Aby wcielić w życie plany dotyczące oszczędności w firmie, kierownik jednostki powinien zlecić odpowiednie raporty, dokonać ich analizy, podjąć stosowne decyzje i rozdysponować zadania w tym zakresie, po czym kontrolować ich wykonanie.

W pierwszym etapie - rozpoznania możliwych obszarów podatnych na racjonalizację - wykorzystać można m.in. wyniki inwentaryzacji rocznej. Warto przypomnieć, że inwentaryzację niektórych składników majątku można rozpocząć już 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, co dla jednostek o roku obrotowym zgodnym z kalendarzowym oznacza rozpoczęcie prac związanych z inwentaryzacją na koniec 2022 r. już od 1 października 2022 r. Pomocne będą również zestawienia i informacje wynikające z ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych.

Trzeba podkreślić, że efektywne decyzje mogą być podejmowane wyłącznie w oparciu o wiarygodne i rzetelne dane.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)


autor: Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 79 (1954) z dnia 2022-10-03

Działalność produkcyjna i usługowa w księgach rachunkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Księgowość