Przejście z wynagrodzenia na zasiłek a raporty ZUS

Gazeta Podatkowa

Osobie zatrudnionej na etacie w razie choroby przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. W przypadku gdy pracownik przedłoży w zakładzie pracy zwolnienie lekarskie, na podstawie którego będą mu przysługiwały oba te świadczenia, pracodawca powinien to w odpowiedni sposób wykazać w dokumentach rozliczeniowych.

Składki od wypłat dla pracownika

W przychodzie uzyskanym ze stosunku pracy, stanowiącym dla pracownika podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, nie uwzględnia się m.in. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zwanego wynagrodzeniem chorobowym. Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie przyjmuje się też zasiłków, niezależnie od tego, z jakiego ubezpieczenia są one wypłacane, tj. chorobowego czy wypadkowego.

Przejście z wynagrodzenia na zasiłek a raporty ZUS

Źródło: shutterstock

W zasadzie w taki sam sposób ustala się pracownikowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, z tą jednak różnicą, że nie wyłącza się z niej wynagrodzenia chorobowego i pomniejsza się ją o kwoty składek społecznych finansowanych ze środków pracownika. Jeśli więc pracodawca wypłaci pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, to od takiej wypłaty musi naliczyć mu składkę zdrowotną. Zdarza się, że pracodawca o tym nie pamięta i nie nalicza żadnych składek od wszystkich wypłacanych pracownikowi świadczeń chorobowych (także wynagrodzenia chorobowego).

Warto przypomnieć, że wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi niezdolnemu do pracy wskutek choroby trwającej łącznie do:

  • 33 dni w ciągu roku kalendarzowego,
  • 14 dni w ciągu roku kalendarzowego - jeśli pracownik ukończył 50. rok życia.

Pracodawca wypłaca takie wynagrodzenie z własnych środków za każdy dzień niezdolności pracownika do pracy. Dopiero za kolejne dni niezdolności do pracy wskutek choroby w danym roku kalendarzowym (czyli odpowiednio od 34. lub 15. dnia choroby) pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy.

Wypłacając w danym miesiącu zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i wynagrodzenie chorobowe, składkę zdrowotną w raporcie ZUS RCA pracodawca nalicza od obu tych wypłat.

Raporty za chorego pracownika

Do rozliczania składek za pracownika oraz informowania ZUS o przerwach w ich opłacaniu spowodowanych np. chorobą zatrudnionego służą zupełnie różne formularze. Składki ubezpieczeniowe nalicza się za pracownika w raporcie ZUS RCA. Natomiast wszelkie okresy niewykonywania pracy oraz wypłacone za ten okres świadczenia wykazuje się w raporcie ZUS RSA. Sposób, w jaki powinien być wypełniony raport świadczeniowy w przypadku, gdy na podstawie jednego zwolnienia pracownikowi przysługuje nie tylko wynagrodzenie chorobowe, ale również zasiłek chorobowy, zależy od tego, czy pracodawca jest uprawniony do wypłaty świadczeń, czy nie (przykład).

W razie jednak wypłaty pracownikowi wynagrodzenia chorobowego należy kwotę tego świadczenia oraz okres, za który się ono należy, wykazać w raporcie świadczeniowym ZUS RSA. Od takiej wypłaty należna jest też składka zdrowotna, co oznacza, że powinna ona być rozliczona w raporcie składkowym ZUS RCA. Pracodawcy zapominają niekiedy o konieczności złożenia tego raportu, zwłaszcza gdy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez cały miesiąc, otrzymując z tego tytułu świadczenie chorobowe.

Dłuższa choroba

Jak wspomniano wcześniej, wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi przez ściśle określony czas (tj. 33 lub 14 dni). Czasami się zdarza, że w wyniku pomyłki w obliczeniach, pracodawca wypłaci je za zbyt długi lub zbyt krótki okres. W takim przypadku jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania do ZUS poprawionych dokumentów rozliczeniowych, w których skoryguje też składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Powinien wówczas złożyć nie tylko korektę raportu świadczeniowego ZUS RSA, poprawiając w nim okres, za który pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe. Musi też wtedy złożyć korektę raportu ZUS RCA, w którym rozliczy składkę zdrowotną od skorygowanej kwoty wynagrodzenia chorobowego.

Przykład

Pracownik w wieku 47 lat przebywał w okresie od 3 do 27 sierpnia 2021 r. na zwolnieniu lekarskim. Za okres od 3 do 17 sierpnia br. (15 dni) pracodawca wypłacił mu na koniec tego miesiąca wynagrodzenie chorobowe w kwocie 1.725,90 zł, a za okres od 18 do 27 sierpnia 2021 r. (10 dni) - zasiłek chorobowy w kwocie 1.150,60 zł. Za dni przepracowane w tym miesiącu pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie w kwocie 833,50 zł. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za sierpień 2021 r. pracodawca powinien wykazać pracownika w raporcie:

-ZUS RSA w dwóch blokach:
 w jednym bloku - z kodem świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie chorobowe, finansowane ze środków pracodawcy), okresem od 03.08.2021 do 17.08.2021, liczbą 15 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat oraz kwotą 1.725,90 zł,
 w drugim bloku - z kodem świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), okresem od 18.08.2021 do 27.08.2021, liczbą 10 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat i kwotą 1.150,60 zł,
-ZUS RCA, w którym naliczy:
-składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia za pracę wypłaconego w sierpniu 2021 r. w kwocie 833,50 zł oraz
-składkę zdrowotną od kwoty 2.445,13 zł, tj. od sumy wynagrodzenia za pracę (tj. kwoty 833,50 zł pomniejszonej o naliczone składki społeczne finansowane ze środków pracownika) i wynagrodzenia chorobowego (tj. 719,23 zł + 1.725,90 zł = 2.445,13 zł).

Gdyby pracodawca nie był uprawniony do wypłaty świadczeń, wówczas zasiłek chorobowy pracownikowi wypłaciłby ZUS. Wtedy w raporcie ZUS RSA sporządzonym z kodem świadczenia/przerwy 313 pracodawca nie wpisałby kwoty zasiłku chorobowego wykazywanej w bloku III.B. w polu 06.


autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 70 (1841) z dnia 2021-09-02

Należności z tytułu dostaw i usług według ustawy o rachunkowości i MSR. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

ZUS