Pełnomocnictwa dla biur rachunkowych

Gazeta Podatkowa

Biura rachunkowe - a właściwie ich właściciele lub pracownicy - muszą posiadać odpowiednie pełnomocnictwo lub pełnomocnictwa, aby reprezentować swoich klientów przed organami podatkowymi. Wyróżnia się pełnomocnictwo ogólne i szczególne do podpisywania deklaracji podatkowych. Złożenie niektórych z nich wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej.

Reprezentant klienta

Przedsiębiorca, zlecając biuru rachunkowemu prowadzenie księgowości, oczekuje zazwyczaj od niego również występowania w jego imieniu przed organami podatkowymi. Wymaga to jednak ustanowienia pełnomocnika i udzielenia mu odpowiedniego pełnomocnictwa.

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Biuro rachunkowe, rozumiane jako firma, nie może być pełnomocnikiem podatnika. Klient musi udzielić pełnomocnictwa właścicielowi lub pracownikowi biura rachunkowego. Nie ma przy tym ustawowego zakazu ustanowienia dwóch lub więcej pełnomocników.

Pełnomocnictwa dla biur rachunkowych
Źródło: shutterstock.com

Należy pamiętać, że podatnik nie może występować przez pełnomocnika, jeśli charakter czynności wymaga jego osobistego działania. Przykładowo właściciel lub pracownik biura rachunkowego nie ma prawa w imieniu klienta podpisać "czynnego żalu". Zawiadomienie to stanowi bowiem przyznanie się do dokonania przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego. Musi je złożyć sprawca czynu zabronionego, czyli osoba (fizyczna), która je popełniła. Nie należy tej sytuacji mylić z przypadkiem, gdy właściciel lub pracownik biura rachunkowego ponosi odpowiedzialność karną skarbową jak sprawca za uchybienia skarbowe w związku z zajmowaniem się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi swojego klienta. Przesłanki zajmowania się tymi sprawami spełnia wykonywanie na podstawie umowy takich działań, jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, doradztwo podatkowe czy rozliczanie zobowiązań podatkowych. Osoba traktowana jak sprawca przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego z racji zajmowania się sprawami gospodarczymi danej osoby lub podmiotu nie potrzebuje pełnomocnictwa do złożenia "czynnego żalu" w związku z uchybieniami firmy. Zawiadomienia dokonuje bowiem w swoim imieniu - w celu zapewnienia sobie bezkarności.

Zakres umocowania

Podstawą działania pełnomocnika przed organami podatkowymi jest pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) lub szczególne (PPS-1).

Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych. Osoba posiadająca takie pełnomocnictwo może w imieniu mocodawcy występować w czynnościach sprawdzających, kontrolach i postępowaniach podatkowych, odpowiadać na wezwania, ubiegać się o wystawienie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach czy złożyć wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Informacje dotyczące pełnomocnictw ogólnych trafiają do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO). Organy podatkowe mają dostęp do tej bazy i w każdej chwili mogą sprawdzić umocowanie danej osoby do reprezentowania podatnika. Pełnomocnictwo ogólne zgłasza się zasadniczo w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem konta na Portalu Podatkowym. Przewiduje to art. 138d § 3 Ordynacji podatkowej. Jedynie w przypadku problemów technicznych związanych z funkcjonowaniem Portalu Podatkowego lub CRPO, które uniemożliwiają przesłanie pełnomocnictwa ogólnego przez internet, można je złożyć w formie papierowej na formularzu PPO-1 do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wieluniu.

Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania w określonej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego, np. w postępowaniu podatkowym dotyczącym określenia wysokości VAT. Przedkłada się je na potrzeby danej sprawy. Nie jest jednak konieczne złożenie pełnomocnictwa szczególnego na każdym etapie danej sprawy, tj. zarówno organowi I instancji, jak i odwoławczemu. Upoważnia ono, o ile nie zawiera w swej treści ograniczeń, do zastępowania mocodawcy od początku procedury, w jakiej sprawa jest prowadzona, do merytorycznego rozpoznania sporu. Pełnomocnictwo szczególne może być udzielone na piśmie (utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej) lub zgłoszone ustnie do protokołu. Pełnomocnictwo przesyłane przez internet musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym.

Złożenie pełnomocnictwa szczególnego wiąże się, co do zasady, z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej. Wynosi ona 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa). Opłatę skarbową należy wpłacić na rzecz prezydenta miasta właściwego ze względu na siedzibę urzędu skarbowego, w którym pełnomocnictwo jest składane. Wymaganą kwotę można uregulować w kasie urzędu miasta lub przelać na rachunek bankowy. Poszczególne urzędy miast podają numer konta na swojej stronie internetowej. Dowód zapłaty należy dołączyć do pełnomocnictwa lub dostarczyć do urzędu skarbowego w ciągu 3 dni od dnia złożenia pełnomocnictwa. Obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej powstaje z chwilą złożenia pełnomocnictwa. Ciąży on solidarnie na mocodawcy i pełnomocniku. W praktyce obowiązek uregulowania wymaganej kwoty bierze na siebie mocodawca (klient biura rachunkowego).

Podpis na deklaracji

Pełnomocnictwa ogólne i szczególne nie uprawniają do podpisywania w imieniu klienta deklaracji. Do tego potrzebne jest pełnomocnictwo UPL-1 lub UPL-1P.

UPL-1 to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji przesyłanych przez internet. Udziela się go na oznaczony czas lub bezterminowo. Jego zakresu nie można ograniczyć ze względu na rodzaj podatku. UPL-1 można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Papierowy formularz składa się lub wysyła do urzędu skarbowego właściwego dla mocodawcy w sprawach ewidencji podatników i płatników. Właściwość tego urzędu skarbowego ustala się zasadniczo według miejsca zamieszkania - w przypadku osób fizycznych lub siedziby - w odniesieniu do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Dla podmiotów zagranicznych właściwy jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Pełnomocnictwo w formie elektronicznej przesyła się natomiast Szefowi KAS. Złożenie UPL-1 nie podlega opłacie skarbowej.

UPL-1P to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych w formie papierowej. Można je przekazać w postaci papierowej lub elektronicznej. Pełnomocnictwo papierowe przedkłada się w organie podatkowym właściwym w sprawach podatku, którego dotyczy dana deklaracja, a przesyłane przez internet - Szefowi KAS. UPL-1P, w przeciwieństwie do UPL-1, może zawierać upoważnienie do podpisywania wszystkich deklaracji (dla różnych rodzajów podatków), deklaracji dotyczących danego podatku lub konkretnego rozliczenia. Złożenie tego pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł.

Pełnomocnictwa w sprawach podatkowych
Rodzaj pełnomocnictwaZakres pełnomocnictwaOpłata skarbowaDruk odwołania pełnomocnictwa
PPO-1prowadzenie wszystkich spraw podatkowych i innych spraw należących do właściwości organów podatkowych-OPO-1
PPS-1działanie w określonej sprawie podatkowej lub innej określonej sprawie należącej do właściwości organów podatkowych17 złOPS-1
UPL-1podpisywanie deklaracji składanych przez internet-OPL-1
UPL-1Ppodpisywanie deklaracji składanych w formie papierowej17 złOPL-1P

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.)


autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 92 (1863) z dnia 2021-11-18

Potrącenia z wynagrodzenia pracownika i zleceniobiorcy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

KontrolaRozliczenie roczne