Zwrot zwiększonych kosztów podróży służbowej. Kiedy zwolnienie od podatku?

28.11 Zwrot zwiększonych kosztów podróży służbowej. Kiedy zwolnienie od podatku

W praktyce może się zdarzyć, że pracodawca uzna za zasadne zwrócenie pracownikom odbywającym podróż służbową zwiększonych kosztów związanych z taką podróżą. Przybierze więc to formę np. zapewnienia pracownikom posiłków o wartości wyższej niż kwota diety, zwrot kosztów noclegu w kwocie wyższej niż wynikająca z przepisów regulujących zwrot kosztów podróży służbowej albo zapewnienia noclegów o wartości wyższej niż limit, a także zapewnienia przejazdów lokalnych poprzez nabycie usług transportu osób. Sprawdźmy, w jakim zakresie można w tym przypadku skorzystać ze zwolnienia od podatku.

Limity zwolnień od podatku określają rozporządzenia w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi na terenie kraju i za granicą.

Jak wiadomo, zwolnieniem od podatku objęto m.in. diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości limitów należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof).

W związku z podróżą służbową pracownicy otrzymują nie tylko diety. Przepisy rozporządzeń w sprawie podróży służbowych przewidują, że pracownikom odbywającym podróże służbowe przysługuje przede wszystkim zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a także, co istotne, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zakres stosowania zwolnienia od podatku w omawianym przypadku rozstrzygnął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja indywidualna z 3 sierpnia 2011 r., sygn. IPPB4/415-386/11-3/MP).

Koszty posiłków

Zwolnieniem objęto w tym przypadku diety do wysokości limitów określonych w przepisach rozporządzeń w sprawie podróży służbowych. W związku z tym, jak stwierdzono w przywołanej interpretacji: (…) zwrot zwiększonych kosztów wyżywienia, przyznawany co do zasady w formie diety, korzysta ze zwolnienia przedmiotowego wyłącznie do wysokości ustalonej w [rozporządzeniach o podróżach służbowych]. W związku z powyższym zwrot wydatków poniesionych przez pracownika na wyżywienie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego do wysokości określonej w [rozporządzeniach]. Ewentualna nadwyżka podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, [w związku z czym pracodawca] jako płatnik będzie miał obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od nadwyżki (…) zwrotu, która przekracza wysokość diety z tytułu podróży służbowej.

Koszty noclegów

Jeśli chodzi o noclegi, co do zasady, za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. W przypadku podróży zagranicznych limit zwolnień podatkowych tego zwrotu określa załącznik do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju (jego wartość uzależniona jest od kraju, którego podróż dotyczy). W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% tego limitu (ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu). Jednak w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej przysługujący limit.

Jeśli zaś chodzi o podróże krajowe, pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

A zatem: (…) zwrot kosztów noclegów w hotelu (udokumentowany rachunkiem) w czasie zagranicznej podróży służbowej dokonany przez [pracodawcę] na rzecz pracownika korzysta ze zwolnienia pod warunkiem, że zgoda na zwrot kosztów w [podwyższonej] kwocie podyktowana była uzasadnionym przypadkiem.

Inne uzasadnione koszty związane z podróżą służbową

Pracodawca ma prawo uznać, że w razie uzasadnionych potrzeb występujących w czasie podróży służbowej pracownikowi może przysługiwać zwrot także innych wydatków. W takiej sytuacji zwrot uzasadnionych wydatków również będzie korzystał ze zwolnienia.

W przypadku gdy pracodawca zdecyduje się pokryć bezpośrednio wydatki związane z podróżą służbową, wówczas nie powoduje to powstania przychodu po stronie pracownika: (…) zwrot pracownikom – na warunkach wskazanych w [rozporządzeniach] – poniesionych  rzeczywistych kosztów dotyczących innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (np. za dojazd taksówką) będzie stanowił przychód pracownika [ze stosunku pracy]. (…) Wartość [tego] zwrotu korzystać jednak będzie ze zwolnienia z (…) art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof]. Natomiast w przypadku, gdy [pracodawca] pokrywa koszty podróży służbowej nie skutkuje to u pracownika powstaniem przychodu.

Co z tej interpretacji wynika dla pracodawcy?

Warto pamiętać, że pracodawca delegujący pracowników w podróż służbową może uznać, że pracownicy ci mają prawo do zwrotu pewnych udokumentowanych wydatków związanych z podróżą służbową odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Trzeba więc w takim przypadku odpowiednio uzasadnić poniesienie takich wydatków (np. konieczność przejazdu taksówką, wyższe koszty noclegu z uwagi na brak możliwości wyboru tańszej oferty hotelowej, dodatkowe opłaty za bagaż i inne dodatkowe koszty niezbędne dla odbycia podróży służbowej).

Jeśli jednak pracodawca sam pokryje wydatki związane z podróżą służbową, nie spowoduje to powstania przychodu po stronie pracownika.

Podstawa prawna

• Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości i warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowych na terenie kraju i poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 i 1991 ze zm.); w tekście: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych.

Sławomir Liżewski

specjalista w zakresie prawa gospodarczego