Pobierz e-pity 2018

Za tłumaczenia księgowe odpowie podatnik

26.02.2014 10:00 (aktualizacja: )

W roku 2014 nastąpi zmiana przepisów ordynacji podatkowej, dotyczących tłumaczenia dokumentów podatkowych i księgowych sporządzonych w innym języku. Urzędy od teraz będą mogły zobowiązać podatnika do przetłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych przez niego w języku obcym. Warto zatem zgłębić temat tłumaczeń księgowych, ponieważ będzie on dotyczyć znacznie szerszego grona osób.

Obecnie przepisy nie dają możliwości zwrócenia się przez urząd skarbowy do strony postępowania o przetłumaczenie na język polski składanych dokumentów Nie dotyczy to jednak postępowań prowadzonych przez organy kontroli podatkowej. W 2014 roku przepisy mają ulec unifikacji. Oznacza to, że odpowiedzialność za wykonanie tłumaczenia dokumentów księgowych spadnie na: podatnika, płatnika, następcy prawnego czy też inną osobę trzecią. Co ważne, Ustawa nie proponuje wprowadzenia tego obowiązku jako nowego, lecz tylko rozszerzenie jego stosowania na organ niższej instancji (organ podatkowy, a nie tylko organ kontroli skarbowej). Może to oznaczać korzyść dla podatnika, gdyż może zmniejszyć liczbę spraw kierowanych do organu kontroli i przez to uprościć i skrócić postępowanie.

Takie przetłumaczenie na polski poszczególnych dokumentów odbywać się będzie na koszt strony postępowania. Obejmuje to zarówno dokumenty, których może zażądać organ podatkowy, jak i dokumenty przedłożone z inicjatywy strony. Co natomiast jeśli z jakiegoś względu nie będziemy mogli dostarczyć takiego tłumaczenia? Wtedy Urząd Skarbowy samodzielnie wybiera biuro tłumaczeń, które przetłumaczy dokumentację, a kosztami obciążeni będziemy my, podatnicy. Dodatkowo w przypadku braku merytorycznych argumentów, które uzasadniałyby niedostarczenie przez stronę tłumaczenia, prawo przewiduje karę porządkową, w wysokości nawet do 2 800 złotych. Należy o tym pamiętać aby przez nieuwagę nie ponosić zbędnych kosztów.
 

Kontrola podatkowa i skarbowa - procedury

Widać zatem, że kwestia powinna żywo zainteresować bardzo wiele firm. Które dokładnie? Między innymi wszystkie firmy, które posiadają zagraniczne oddziały, czasem koncerny, jeśli potrzebują tłumaczenia sprawozdań jednostkowych w celu opracowania sprawozdania skonsolidowanego. Ponadto, ogólnie rzecz ujmując, wszystkie firmy, które wchodzą na rynki zagraniczne lub z zagranicy na rynek polski, ale także firmy aktywnie prowadzące działania importowe bądź eksportowe, poszukujące zagranicznych inwestorów, czy członków międzynarodowych konsorcjów lub grup kapitałowych.

Na co należy zwrócić uwagę w kwestii tłumaczeń księgowych? Poza oczywistością taką jak poprawne dane liczbowe, kwoty, dane identyfikacyjne (NIP, REGON, KRS, PESEL) – tutaj niezwykle ważna jest korekta pod kątem kompletności danych w ramach Wewnętrznej Kontroli Jakości, należy pamiętać o stosowaniu poprawnej terminologii, czyli dobór właściwych odpowiedników w języku polskim dla słownictwa z zakresu rachunkowości, księgowości czy podatków. W żadnym wypadku nie można pozwolić sobie na tłumaczenie dosłowne, ponieważ jest to uważane za brak profesjonalizmu. Do tego niezbędna jest znajomość najbardziej aktualnej terminologii w obu językach. Posłużmy się przykładem: jeszcze kilka lat temu (przed wprowadzeniem nowej ustawy o rachunkowości) w polskich sprawozdaniach finansowych występował termin „majątek trwały/majątek obrotowy”, obecnie używa się określenia „aktywa trwałe/aktywa obrotowe”, a poprzednia nomenklatura już nie obowiązuje. Profesjonalny tłumacz musi śledzić takie zmiany i stosować je w swoich tłumaczeniach. Trzeba także pamiętać, że firmy działające na terenie Unii Europejskiej powinny stosować się do Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej, co obejmuje także kwestię jakości tłumaczeń.
 

Kary w czasie kontroli podatkowej

Pozostaje kwestia wykonywania tłumaczeń księgowych. Można zdecydować się na dwa rozwiązania: albo bezpośrednio z pomocą profesjonalnego biura tłumaczeń, albo za pośrednictwem biura rachunkowego. Bezpośrednia praca z agencją translatorską daje możliwość wykorzystania takiego tłumaczenia w późniejszym czasie również do innych celów. Z pewnością czas oczekiwania będzie wówczas krótszy, ponieważ ograniczona zostanie liczba ogniw w łańcuchu komunikacji. Decydując się natomiast na pośrednictwo biura rachunkowego należy liczyć się z tym, że narzucona zostanie dodatkowa marża za pośrednictwo w usłudze. Konieczne jest też dokładne ustalenie odpowiedzialności biura rachunkowego – czy ma jedynie zlecić tłumaczenie, czy także ponosić odpowiedzialność za jego poprawność?

Na koniec warto podkreślić jeszcze jedną kwestię. W przypadku jakichkolwiek dokumentów firmowych niezwykle istotną rolę odgrywa spójność z poprzednimi dokumentami/raportami/bilansami, już funkcjonującymi w firmie. Dobrym rozwiązaniem jest dostarczenie do biura tłumaczeń poprzednich wersji tłumaczonych dokumentów, ponieważ pomoże to w zachowaniu konsekwencji nomenklatury (np. nazw działów, stanowisk, produktów). Dzięki temu wszystkie dokumenty będą stanowić jedną, spójną całość co na pewno będzie przydatne we współpracy z Urzędem Skarbowym.

Autor: Skrivanek Sp. z o. o.
Konsultacja treści: Krzysztof Piasecki, TIK-SOFT Sp. z o.o.