Za chwilę pół roku KSeF: z jakimi problemami najczęściej mierzą się firmy?

1 sierpnia minie pół roku od startu w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur. W tym czasie system przetworzył ponad 340 mln faktur od 2 mln podatników, jednak przedsiębiorcy wciąż zderzali się z problemami i poważnymi barierami technologicznymi. Które z nich po kilku miesiącach działania KSeF nadal są wśród największych wyzwań?

1 lutego w Polsce uruchomiony został Krajowy System e-Faktur (KSeF). To oznacza, że za kilka dni będziemy obchodzili półrocze jego działania. Liczby dotyczące pełnego, obligatoryjnego fakturowania w KSeF robią wrażenie – do rządowej bazy trafiło już 340 mln dokumentów. Przesłało je ponad 2 mln podatników.

Problemy użytkowników z KSeF

Jak jednak pokazują analizy z systemu SmartKSeF, wystawcy mają duże problemy z wystawieniem dokumentów, szczególnie faktur korygujących. Prawie 20 proc. z nich zawiera błędy strukturalne lub logiczne. W związku z tym najwyższy czas na kolejny etap ewolucji KSeF. Należy poprawić automatyzację obiegu dokumentów oraz przepustowość systemu, jego wydajność i elastyczność w reagowaniu na nieplanowane sytuacje.

Pierwszy okres pełnej eksploatacji KSeF obnażył wąskie gardła infrastruktury IT, które bezpośrednio uderzają w obieg dokumentów organizacji, co stwarza zagrożenie dla płynności finansowej. Firmy operujące na masowych wolumenach danych najmocniej odczuły sztywne limity przepustowości API, ograniczenia rozmiarów plików oraz luźne podejście KSeF w zakresie walidacji danych.

– Sukcesu KSeF nie mierzy się tym, czy system przyjmuje dokumenty. Istotne jest, jak radzi sobie z obsługą procesów masowych i błędami podatników. Dziś widzimy wyraźnie, że biznes potrzebuje „dotrzeć się” do sztywnych reguł narzuconych przez Ministerstwo. Nowa struktura logiczna, która ma rozwiązać zgłaszane problemy, to perspektywa najwcześniej 2027 roku. Dlatego ważne są doraźne ruchy, niewymagające długiej ścieżki legislacyjnej, które można wdrożyć bez wpływu na istniejący system. Konieczne jest zwiększenie przepustowości API, zwiększenie limitów oraz dopuszczalnej wielkości przesyłanych plików. Pozwoli to dostosować rządowy system do realiów biznesowych – mówi Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Błędy w fakturach korygujących

To, że wiele jest jeszcze do poprawy, pokazują najnowsze dane z programu SmartKSeF Exorigo-Upos. Wynika z nich, że 18 proc. wszystkich faktur korygujących pobieranych z KSeF zawiera błędy.

Najczęściej wystawcy wystawiają faktury korygujące w trybie przed korektą i po korekcie łącząc, pozycje faktury po numerze wiersza, co odpowiada za 58,6 proc. przypadków. Drugim najpopularniejszym scenariuszem jest generowanie korekty przez różnicę / saldem (23 proc. transakcji). Co ciekawe, systemowe wiązanie dokumentów na podstawie unikalnego identyfikatora UUID to wciąż rzadkość – występuje zaledwie w 0,5 proc. przypadków.

Prawdziwym sprawdzianem dla narzędzi IT jest jednak grupa trochę ponad 7 proc. faktur korygujących, które mimo kompletu wymaganych danych, zostały wysłane bez systemowego powiązania ze sobą wierszy. W takich sytuacjach pozycje przed i po korekcie „gubią się” w systemie. Aż dwie trzecie z tych błędów udaje się jednak automatycznie naprawić dzięki inteligentnemu algorytmowi łączącemu sąsiadujące ze sobą wiersze.

Niekompletne pliki XML

To jednak nie wszystko. Problemem dla płynności operacyjnej przedsiębiorstw pozostaje także duża liczba niekompletnych plików XML, która dotyka około 10 proc. wszystkich faktur. W tych przypadkach wystawcy przesyłają dokumenty bez kluczowych informacji, co zmusza system do samodzielnego wyliczania brakujących danych. Przykładowo, brak ceny jednostkowej odnotowano w 3,5 proc. przypadków, a w 2,5 proc. plików brakowało całkowitej wartości pozycji. Największe niebezpieczeństwo podatkowe niosą jednak sytuacje, w których na fakturach korygujących brakuje całych struktur opisujących transakcję. W takich przypadkach oprogramowanie musi od zera zrekonstruować logikę całego zdarzenia gospodarczego, aby przywrócić spójność rozliczenia.

Będą zmiany w KSeF

W odpowiedzi na te codzienne wyzwania biznesu, rząd zapowiada głębszą reformę systemu, która ma zmienić KSeF z narzędzia czysto fiskalnego w platformę wymiany danych komercyjnych. Mowa o uniwersalnym mechanizmie tzw. zdarzeń biznesowych (eventów). Pozwoli on firmom na rejestrowanie w KSeF dodatkowych operacji wokół faktury np. uwag dla biur rachunkowych czy zgłoszeń o błędach bez jakiejkolwiek modyfikacji samej treści dokumentu.

– Architektura zdarzeń to milowy krok, który idealnie wpisuje się w to, jak projektowaliśmy nasz system SmartKSeF. Dzięki temu operacje realizowane dotychczas lokalnie, takie jak automatyczny monit do dostawcy o błędzie w pobranej fakturze, będą mogły być przekazywane do kontrahenta bezpośrednio z państwowego ekosystemu w ujednolicony, systemowy sposób. Podczas czerwcowych rozmów w Ministerstwie Finansów i Gospodarki zgłosiliśmy też kluczowy postulat naszych klientów: wprowadzenie tzw. „czwartej strony”. Chodzi o możliwość bezpiecznego nadawania dostępu do transakcji podmiotom, które nie widnieją bezpośrednio na fakturze, ale realizują wokół niej procesy biznesowe – wyjaśnia Michał Sosnowski.

Automatycznie odnawialne tokeny

Przedsiębiorców czeka także ewolucja w obszarze cyberbezpieczeństwa. Resort finansów planuje odejście od bezterminowych tokenów autoryzacyjnych na rzecz kluczy ważnych maksymalnie przez 365 dni, z systemem ich automatycznego odnawiania. Dla podatników oznacza to możliwość wyboru sposobu autoryzacji, który im najbardziej odpowiada.

– Okres taryfy ulgowej się kończy. KSeF staje się krwiobiegiem polskiego biznesu, a każda zmiana w autoryzacji czy logice działania wymusza stosowną reakcję. Naszą rolą jako partnera technologicznego jest zdejmowanie z firm ryzyka zarówno regulacyjnego, jak i technologicznego. Niezależnie od zmian w KSeF, systemy takie jak SmartKSeF muszą zapewniać ciągłość operacji w tle, niezauważalnie dla personelu. Wygrywają te organizacje, w których hardware i systemy IT idealnie współgrają z codziennym know-how operacyjnym – podsumowuje Michał Sosnowski.