Wystawianie dokumentów przez płatnika na żądanie ZUS

Gazeta Podatkowa

Głównym płatnikiem świadczeń z ubezpieczeń społecznych jest ZUS. Wypłaca on przede wszystkim świadczenia o charakterze długoterminowym oraz w określonych okolicznościach krótkoterminowym. Aby organ mógł w sposób prawidłowy ocenić czy ubezpieczony spełnia warunki do danego świadczenia oraz ustalić jego wysokość, musi dysponować odpowiednią dokumentacją. Niekiedy do jej przedłożenia zobowiązany jest sam ubezpieczony, ale ustawodawca zobowiązał również płatnika składek do jej wystawienia na żądanie organu rentowego.

Z zakresu emerytur/rent

Postępowanie w sprawie świadczeń emerytalno-rentowych wszczyna się w większości przypadków na wniosek zainteresowanego. Dlatego też musi on wraz z wnioskiem przedłożyć dokumentację stwierdzającą okoliczności, które są niezbędne do ustalenia prawa i wysokości świadczenia. Są to w szczególności dokumenty z przebiegu ubezpieczenia, a więc stwierdzające przebyte przez ubezpieczonego okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość osiągniętego wynagrodzenia, dochodu, przychodu i uposażenia, przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń. Przy czym wymieniona dokumentacja nie jest wymagana, jeżeli:

  • konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa i wysokości świadczenia,
  • zostały złożone w organie rentowym dla celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości świadczeń na podstawie ustawy o emeryturach i rentach z FUS (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.), zwanej ustawą emerytalną lub odrębnych przepisów.

Jeżeli do wniosku nie dołączono dokumentów, które są niezbędne do jego rozpatrzenia, organ wzywa zainteresowanego do uzupełnienia wniosku w terminie nie krótszym niż 14 dni od dnia otrzymania wezwania z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje wydanie decyzji o odmowie wszczęcia postępowania. Natomiast w przypadku gdy prawo do świadczeń zostało udowodnione, ale zainteresowany nie przedłożył dowodów niezbędnych do ustalenia wysokości świadczeń, organ przyznaje świadczenia w kwocie zaliczkowej zbliżonej do kwoty przewidywanych świadczeń.

Oprócz wezwań kierowanych do zainteresowanego ZUS może żądać stosownej dokumentacji od płatnika składek. Pracodawcy zobowiązani są do wydawania pracownikowi lub organowi zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Poza pracodawcami obowiązek ten spoczywa na innych płatnikach składek, z wyjątkiem zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące. Stanowi o tym art. 125 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2 ustawy emerytalnej. Ponadto przepisy art. 125a ust. 1-3, 5 ustawy emerytalnej dają ZUS możliwość żądania od płatnika składek wystawienia innych dokumentów (patrz ramka).


Płatnik składek zobowiązany jest do aktywnej dbałości o interesy ubezpieczonego w sferze ubezpieczeń.

Z zakresu zasiłków

Płatnikiem świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa jest m.in. ZUS. Organ ten wypłaca zasiłki w szczególności ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych. Ponadto to, komu ZUS wypłaca zasiłki oraz w jaki sposób ustala się płatnika tych świadczeń określa art. 61 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2, 4 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2019 r. poz. 645), zwanej ustawą zasiłkową.

Regulując kwestie związane z wypłatą omawianych należności o tzw. charakterze krótkoterminowym, ustawodawca wskazał wprost, że jeżeli do wypłaty zasiłku obowiązany jest ZUS, wówczas płatnik składek przedkłada zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku (art. 61 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

Zaświadczenie płatnika składek powinno zawierać w przypadku:

  • pracownika - informacje określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia MRPiPS w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków... (Dz. U. z 2017 r. poz. 87),
  • prowadzącego pozarolniczą działalność i współpracującego z taką osobą oraz duchownego - informacje określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia,
  • pozostałych ubezpieczonych - informacje określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

Zaświadczenie płatnika składek to jeden spośród wielu dokumentów, do wystawienia których zobowiązany jest płatnik składek w przypadku ubiegania się przez ubezpieczonego o świadczenia chorobowe.

Przykładowo w przypadku świadczenia rehabilitacyjnego dokumentami niezbędnymi są m.in. wniosek o to świadczenie, zawierający dane określone w załączniku nr 5 do rozporządzenia oraz wywiad zawodowy z miejsca pracy ubezpieczonego (w ściśle określonych sytuacjach), jak również protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy lub karta wypadku - w przypadku niezdolności ubezpieczonego do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy. Jeśli chodzi o wniosek, to płatnik składek wypełnia go tylko w części, natomiast pozostałe wymienione dokumenty przygotowuje w całości sam.

Natomiast w sytuacji przekazywania płatności zasiłku macierzyńskiego dla pracownika do ZUS konieczne jest wykazanie danych związanych z okresami udzielonych przez pracodawcę odpowiednich urlopów, za okresy których pracownik ubiega się o zasiłek macierzyński. Pracodawca potwierdza to we wskazanym wcześniej zaświadczeniu płatnika lub w odrębnym zaświadczeniu.

Okoliczności koniecznych do potwierdzenia przez płatnika składek w zakresie ustalenia ubezpieczonemu uprawnień do danego świadczenia krótkoterminowego i jego wysokości jest wiele. Mimo iż z wymienionych przepisów nie wynika wprost, że organ rentowy może żądać dokumentu od płatnika składek, to fakt, że płatnik jest zobowiązany do wystawienia konkretnego dokumentu lub potwierdzenia danej okoliczności uprawnia do stwierdzenia, że ZUS może żądać danego dokumentu.

Błędy a odpowiedzialność

Płatnik składek powinien dołożyć należytej staranności przy wypełnianiu dokumentacji do celów świadczeń z ZUS. Jeżeli bowiem pobranie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami obciąża tego płatnika.

Na żądanie ZUS płatnik zobowiązany jest do wystawienia dokumentów (zaświadczeń), w celu udowodnienia:

-okresów składkowych, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy emerytalnej, a więc okresów ubezpieczenia, tj. okresów opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz okresów nieopłacania składek z powodu przekroczenia w trakcie roku kalendarzowego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek, o którym mowa w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych,
-okresów nieskładkowych, o których mowa w art. 7 pkt 1 ustawy emerytalnej, tj. okresów pobierania:
 wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy,
 zasiłku chorobowego lub opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego,
 zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego po ustaniu obowiązku ubezpieczenia,
-okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pracy górniczej oraz na kolei,
-wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności, o których mowa w art. 15 ust. 3 ustawy emerytalnej.

Od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia społeczne organ rentowy może żądać przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek za okres przypadający po dniu 31 grudnia 1998 r.


autor: Honorata Urbaniak
Gazeta Podatkowa nr 66 (1628) z dnia 2019-08-19

Dochodzenie należności przez wierzycieli. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

PPK emeryturaZUS