Od 1 stycznia 2026 r. u pracodawcy budżetowego, a od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców, do stażu pracy są lub będą wliczane nowe okresy tzw. zaliczalne. Zasadniczo takie okresy potwierdza zaświadczenie z ZUS, które jednak nie zawsze jest wydawane. Brak takiego zaświadczenia nie oznacza automatycznie, że dany okres nie podlega wliczeniu do stażu pracy.
Prowadzenie firmy i praca na zleceniu
Od 1 stycznia 2026 r. u pracodawców będących jednostką sektora finansów publicznych obowiązuje art. 3021 K.p. (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który przewiduje wiele nowych tzw. okresów zaliczalnych, tj. okresów, które nie są okresami zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, ale są zaliczane do stażu pracy na mocy Kodeksu pracy lub przepisów odrębnych. Do starych okresów zaliczalnych należą m.in. okresy nauki, pobierania zasiłku dla bezrobotnych, pracy na roli czy służby wojskowej. Natomiast nowymi okresami zaliczalnymi są m.in. okresy pracy w ramach umowy zlecenia czy prowadzenia własnej firmy. Ich zaliczenie – od 1 stycznia 2026 r. u pracodawcy budżetowego a od 1 maja br. u pozostałych pracodawców – następuje na zasadach określonych w art. 3021 K.p. Generalnie dla potrzeb uwzględnienia okresów wymienionych w art. 3021 K.p. wymagane jest aby, za te okresy były odprowadzone należne składki do ZUS (jak w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej) lub, aby w tych okresach dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (jak w przypadku pracy na umowie zlecenia).
Nowe okresy zaliczalne muszą być odpowiednio udokumentowane przez pracownika zainteresowanego zaliczeniem ich do pracowniczego stażu pracy. Generalnie do tego celu służy zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS wydaje zaświadczenie o opłaceniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe m.in. za okresy prowadzenia przez osobę fizyczną działalności gospodarczej, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
Z kolei zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym wydawane jest przez ZUS m.in. za okresy wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Ponadto ZUS może wydać zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego za okres, w którym osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, korzystając z tzw. ulgi na start.
Gdy nie ma zaświadczenia
Nie wszystkie nowe okresy zaliczalne są dokumentowane zaświadczeniem z ZUS. Dotyczy to m.in. okresów pracy za granicą oraz takich nowych okresów zaliczalnych, w których dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Jak wskazał ZUS na swojej stronie internetowej (www.zus.pl): „ZUS będzie wydawał zaświadczenia tylko za część okresów, które wymienia Kodeks pracy. Są to okresy, kiedy byłeś objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub opłacałeś składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe oraz okresy, kiedy byłeś zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ korzystałeś z tzw. ulgi na start. (…)”.
Pracownik zainteresowany zaliczeniem do stażu pracy nowego okresu zaliczalnego nie otrzyma więc zaświadczenia z ZUS, jeżeli m.in. nie podlegał w tym okresie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na mocy odrębnych przepisów. Chodzi tu np. o okresy niepodlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez studentów, do ukończenia 26 lat, z tytułu wykonywania pracy na zleceniu.
Tego rodzaju okresy podlegają – mimo braku zaświadczenia z ZUS – wliczeniu do stażu pracy na warunkach określonych w art. 3021 K.p. Muszą być jednak samodzielnie udokumentowane przez pracownika, np. na podstawie umowy, rachunku do umowy lub innych dokumentów.
Należy nadmienić, że do stażu pracy zaliczany jest również okres, w którym osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą lub osoba współpracująca pobierała zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne lub zasiłek opiekuńczy, za który nie były opłacane składki na ubezpieczenia na mocy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199) – patrz ramka.
|
„Zgodnie z art. 3021 § 1 Kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy pozostawania osobą współpracującą, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Na podstawie art. 3021 § 3 do okresu zatrudnienia będą wliczane także udokumentowane okresy działalności zawodowej określone w art. 3021 § 1 i § 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Na podstawie art. 18 ust. 9 i ust. 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – za miesiąc, w którym ubezpieczenia trwały tylko przez część miesiąca, kwotę najniższej podstawy wymiaru składek dla przedsiębiorców zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu. Powyższe zasady zmniejszania najniższej podstawy wymiaru składek stosuje się odpowiednio w przypadku niezdolności do pracy trwającej przez część miesiąca, jeżeli z tego tytułu ubezpieczony spełnia warunki do przyznania zasiłku. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca jest niezdolny do pracy przez cały miesiąc i spełnia warunki do zasiłku chorobowego z tego tytułu – wówczas przez cały miesiąc nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne z działalności gospodarczej. Jednocześnie nie są opłacane składki od zasiłku chorobowego, ponieważ korzystanie ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych i opłacania składek. Natomiast w przypadku niezdolności do pracy trwającej jedynie przez część miesiąca i prawa do zasiłku chorobowego z tego tytułu – składki nie są opłacane tylko za te dni, za które przedsiębiorca korzystał z zasiłku, a za pozostałe dni przedsiębiorca oblicza i opłaca składki proporcjonalnie – zgodnie z ww. zasadami wynikającymi z art. 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W konsekwencji okresy, w których osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą lub osoba współpracująca pobierała zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne lub zasiłek opiekuńczy, a za które nie były opłacane składki na ubezpieczenia, podlegają wliczeniu do stażu pracy na podstawie art. 3021 § 3 Kodeksu pracy. (…)”. Odpowiedź MRPiPS z dnia 21 stycznia 2026 r. na pytanie naszego Wydawnictwa |
Gazeta Podatkowa nr 20 (2312) z dnia 2026-03-09
Stosowanie RODO w kadrach i płacach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
