Straty w towarach handlowych a zapisy w księdze

Gazeta Podatkowa

Towary handlowe, które są przeznaczone do odsprzedaży, mogą zostać zniszczone m.in. na skutek zdarzeń losowych np. burzy lub pożaru, ulec przeterminowaniu albo mogą zostać skradzione. W przypadku wystąpienia strat w towarach, odpowiednich zapisów trzeba dokonać w księdze podatkowej. Niektóre straty mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Może dotyczyć to m.in. strat w towarach poniesionych przez przedsiębiorcę na skutek pandemii koronawirusa.

Towary handlowe

Do towarów handlowych zalicza się przede wszystkim wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Tak wynika z § 3 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W księdze podatkowej wydatki na towary ujmuje się w kosztach, w dacie ich poniesienia. Zasadniczo zakup towarów handlowych wpisywany jest do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 16 ust. 1 rozporządzenia). Przy czym nie dotyczy to sytuacji, gdy księga prowadzona jest przez biuro rachunkowe lub podatnik zapisów w niej dokonuje na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych, tj. w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Tak określa § 27 ust. 1 rozporządzenia.

Jeśli towary, których zakup dokumentowany jest fakturami, dostarczono lub dokonano nimi obrotu zanim faktura dotarła do firmy, to zasadniczo podatnik jest zobowiązany do sporządzenia szczegółowego opisu towaru, w oparciu o który ujmie jego wartość w księdze podatkowej. Dokument ten należy przechowywać jako dowód zakupu i połączyć z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.

Wartość towarów handlowych ujmowana jest w księdze podatkowej w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Ewentualne koszty uboczne związane z ich nabyciem, np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, podlegają ewidencji w kolumnie 11 "Koszty uboczne zakupu" (pkt 10 i 11 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia).

Wystąpienie straty

Zdarza się, że na skutek działania różnych czynników w towarach handlowych wystąpią straty. Mogą one być następstwem m.in. zdarzeń losowych, upływu daty ważności towarów albo ich kradzieży. Powodem wystąpienia strat w towarach może być także zaniedbanie ze strony przedsiębiorcy lub jego nieracjonalne działanie. Strat w towarach nie zamieszczono w katalogu kosztów wykluczonych z kosztów podatkowych, który został określony w art. 23 ustawy o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.). Przy czym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o pdof). W związku z tym w rachunku podatkowym można uwzględnić jedynie te straty w towarach handlowych, które wystąpiły na skutek zdarzeń:

  • zwyczajnych, które nie były zawinione przez przedsiębiorcę (lub jego pracowników) i nie są następstwem niedbalstwa podatnika oraz nie dotyczą naruszenia przepisów lub braku nadzoru,
  • nadzwyczajnych, czyli takich, których nie można przewidzieć i występują bez względu na działania podjęte przez przedsiębiorcę i zachowanie przez niego należytej staranności - są one od niego niezależne i nie można ich uniknąć.

Protokół strat

No okoliczność wystąpienia strat w towarach podatnik powinien sporządzić protokół. Trzeba mieć, na uwadze, że prawidłowe udokumentowanie poniesionej straty jest jednym z podstawowych warunków zaliczenia jej wartości do kosztów uzyskania przychodów. Aby protokół strat mógł być podstawą zapisów w księdze, powinien zawierać co najmniej dane wskazane w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia. Oznacza to, że w dokumencie tym podatnik ma obowiązek zamieścić:

  • określenie wystawcy protokołu,
  • wskazanie rodzaju utraconych towarów, ich ilości oraz wartości,
  • przyczynę powstania straty,
  • datę sporządzenia protokołu oraz likwidacji zniszczonych towarów,
  • podpisy osób uprawnionych.

Jeśli strata wystąpiła na skutek kradzieży towarów, trzeba ją uprawdopodobnić poprzez uzyskanie od organów ścigania, tj. policji lub prokuratury, dokumentu informującego o zakończeniu postępowania w tej sprawie.

Ewidencja straty

W przypadku poniesienia straty w towarach handlowych przedsiębiorca powinien zmniejszyć kwotę kosztów ujętą uprzednio w kolumnie 10 księgi podatkowej. Zatem wartość straty, w dacie jej poniesienia, trzeba wpisać do księgi ze znakiem minus lub na czerwono w kolumnie 10. Jeżeli strata dotyczyła towarów, których nabycie wiązało się z poniesieniem kosztów ubocznych ujętych w kolumnie 11 księgi, to ich wartość również trzeba wyksięgować z tej kolumny. Gdy powstała strata w towarach handlowych była wynikiem zaniedbań podatnika lub jego nieracjonalnego działania i wystąpiła, ponieważ nie dochował on należytej staranności, nie dokonuje się w księdze zapisów związanych z ujęciem straty w kosztach uzyskania przychodów. Wówczas straty nie można uwzględnić w rachunku podatkowym.

Natomiast w przypadku gdy strata nie została zawiniona przez podatnika i można zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów, jej kwotę ujmuje się w księdze w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". Zgodnie bowiem z pkt 13 objaśnień kolumna ta przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o pdof nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.

Pozostałe zapisy

Jeśli zniszczone towary objęte były ubezpieczeniem i w związku z tym podatnik otrzyma odszkodowanie od ubezpieczyciela, to powinien jego wartość zakwalifikować do przychodów. Kwotę otrzymanego odszkodowania ujmuje się w księdze w kolumnie 8 "Pozostałe przychody".

W niektórych przypadkach w związku z fizycznym zniszczeniem nieprzydatnych do sprzedaży towarów przedsiębiorca ponosi koszty ich utylizacji. Jeśli podatnik dochował należytej staranności, czyli nie przyczynił się do powstania szkody w towarach, a była ona następstwem zdarzeń niezależnych od niego, wydatki na ich utylizację (właściwie udokumentowane) mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Wówczas ich wartość wpisuje się do księgi, np. na podstawie faktury oraz protokołu strat, w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".

Przykład

Założenia

Podatnik prowadzi sklep spożywczy. W maju 2020 r. ze względu na znaczący spadek chętnych do zakupu towarów, część z nich popsuła się lub uległa przeterminowaniu, więc nie nadaje się do dalszej odsprzedaży. Ich wartość, wcześniej ujęta w księdze w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu", wyniosła 350 zł. Ponieważ podatnik uznał, że powstała strata jest wynikiem zdarzeń niezawinionych przez niego, w oparciu o sporządzony protokół strat, jej kwotę zaliczył do kosztów uzyskania przychodów.


Zapisy w księdze podatkowej

Podatnik w księdze podatkowej za maj 2020 r., w oparciu o protokół strat, dokonał następujących zapisów:

-w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego": 31 maja 2020 r.,
-w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu": (-) 350 zł,
-w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki": 350 zł.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544)


autor: Karolina Paszkowska
Gazeta Podatkowa nr 45 (1711) z dnia 2020-06-04

Zatrudnianie emerytów i rencistów. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl