Skutki korzystania z urlopu bezpłatnego

Gazeta Podatkowa

Urlop bezpłatny udzielany na wniosek pracownika powoduje zawieszenie trwającego stosunku pracy, ale nie jego całkowite rozwiązanie. W tym czasie pracownik nie wykonuje pracy, a pracodawca nie wypłaca mu wynagrodzenia. Korzystanie z tego urlopu przez pracownika wpływa na staż pracy, a także - przy odpowiednio długim urlopie - na wymiar urlopu wypoczynkowego.

Urlop bezpłatny

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego (art. 174 § 1 K.p.). Jest to czasowa przerwa w wykonywaniu pracy, a jej istotą jest zawieszenie wzajemnych obowiązków i uprawnień stron stosunku pracy, mimo trwania nadal tego stosunku prawnego. Okresu tego urlopu nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego wyłącznie na pisemny wniosek pracownika, który nie musi zawierać uzasadnienia. Zatem inicjatorem takiego urlopu może być tylko pracownik, a nie pracodawca. Oznacza to, że pracodawca nie może jednostronnie wysłać pracownika na urlop bezpłatny (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 21 listopada 1996 r., sygn. akt III AUr 34/96).

Strony powinny uzgodnić termin rozpoczęcia urlopu oraz okres, na jaki jest on udzielany. W przypadku gdy urlop bezpłatny jest udzielany na okres dłuższy niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn przez pracodawcę (art. 174 § 3 K.p.).

Należy dodać, że kwestia wliczania okresu urlopu bezpłatnego i możliwość odwołania pracownika z tego urlopu, w czasie gdy trwa dłużej niż 3 miesiące, może być odmiennie uregulowana przepisami szczególnymi. Wówczas do urlopu bezpłatnego mają zastosowanie te uregulowania szczególne.

Urlop bezpłatny a wypoczynkowy

Korzystanie przez pracownika z urlopu bezpłatnego może mieć wpływ na wymiar jego urlopu wypoczynkowego. Jak stanowi art. 1552 K.p., pracownikowi powracającemu do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego, po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie m.in. urlopu bezpłatnego, przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu:

  • pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego albo
     
  • zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Przepis ten stosuje się wtedy, gdy pracownik w danym roku nie nabył jeszcze prawa do urlopu wypoczynkowego, tzn. gdy w dniu 1 stycznia danego roku był nieobecny w pracy z powodu okoliczności wskazanych w art. 1552 § 1 K.p., m.in. z powodu urlopu bezpłatnego. Natomiast w przypadku gdy okres urlopu bezpłatnego przypada już po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, to wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu (przykład 1). Pracodawca nie może jednak obniżyć urlopu wypoczynkowego, gdy przed rozpoczęciem urlopu bezpłatnego pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Jeżeli urlop bezpłatny ma charakter nieciągły, to wtedy obniżenia urlopu wypoczynkowego pracownikowi można dokonać, jeżeli urlop ten trwał łącznie 30 dni. Takie regulacje zawiera § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego ... (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Wynagrodzenie w razie urlopu bezpłatnego

Ustalenie wynagrodzenia określonego w stałej stawce miesięcznej w razie wystąpienia różnych absencji w pracy następuje na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927). W sytuacji gdy taka nieobecność jest spowodowana urlopem bezpłatnym, ma zastosowanie § 12 powołanego rozporządzenia (przykład 2). Przepis ten przewiduje, że w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, należy:

  • miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
     
  • otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn,
     
  • tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Przykład 1

Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony, który posiada ponad 10-letni staż pracy, w okresie od 1 lipca do 31 października 2018 r. korzysta z urlopu bezpłatnego. Przed 1 lipca br. pracownik wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego.

Pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w dniu 1 stycznia 2018 r. Po powrocie do pracy w listopadzie br. pracodawca obniży przysługujący mu urlop wypoczynkowy za 4 miesiące korzystania z urlopu bezpłatnego. Jest to możliwe, gdyż przed skorzystaniem z urlopu bezpłatnego pracownik wykorzystał tylko część należnego mu urlopu.

Wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi po powrocie do pracy w listopadzie br.: 26 dni - 10 dni (urlop dotychczas wykorzystany) - (4/12 × 26 dni) = 7,34, po zaokrągleniu 8 dni.


Przykład 2

Pracownik pełnoetatowy zatrudniony w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku po 8 godzin na dobę, w okresie od 20 do 28 września 2018 r. (7 dni) korzystał z urlopu bezpłatnego, a pozostałe dni przepracował. Otrzymuje on tylko stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2.800 zł i stały dodatek stażowy w kwocie 560 zł. Wynagrodzenie za przepracowaną część tego miesiąca wyniosło 2.184 zł, zgodnie z wyliczeniem:

-(2.800 zł + 560 zł) : 160 godz. (czas pracy we wrześniu br.) = 21 zł,
-21 zł × 56 godz. urlopu bezpłatnego = 1.176 zł,
-3.360 zł - 1.176 zł = 2.184 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)


autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 85 (1542) z dnia 2018-10-22

Weryfikacja spółki przy zawieraniu transakcji. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl