Choć obowiązek wystawiania e-faktur dla większości firm wchodzi w życie dopiero w kwietniu 2026 roku, przedsiębiorcy mają znacznie mniej czasu na przygotowanie operacyjne. Realny sprawdzian nastąpi już 1 lutego 2026 r. – to data, która może sparaliżować obieg dokumentów w podmiotach, które zlekceważą wcześniejsze wdrożenie systemu.

Kluczowym terminem, o którym wielu przedsiębiorców zapomina, jest 1 lutego 2026 r. To właśnie wtedy za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur rozpocznie się odbiór faktur od największych podmiotów na rynku: dostawców mediów, operatorów telekomunikacyjnych, stacji paliw czy firm leasingowych. Oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca formalnie nie będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od tej daty, jego system księgowy lub narzędzie do fakturowania musi być w pełni gotowe do obsługi KSeF. Brak przygotowania w tym terminie może skutkować m.in. opóźnieniami w księgowaniu faktur i w płatnościach.

Czy faktycznie można przygotować się do KSeF?

Przygotowanie do KSeF wymaga przemyślanego planu i przetestowania rozwiązania, z którego przedsiębiorca będzie korzystać w ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. – To nie tylko posiadanie oprogramowania, deklarującego zgodność z KSeF, ale przede wszystkim sprawdzenie, czy procesy biznesowe i księgowe są gotowe na realne scenariusze: od wystawienia faktury po jej archiwizację, odbiór. Kluczowe jest zweryfikowanie obiegu dokumentów w wewnętrznych działach księgowych oraz w ramach współpracy z biurem rachunkowym – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24

Jak obsłużyć KSeF? Czyli na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania

Wybierając lub aktualizując system do obsługi KSeF – jak podkreśla ekspertka fillup k24 – warto zweryfikować kilka kluczowych obszarów:

• Dostosowanie narzędzi do KSeF
  • Czy oprogramowanie obsługuje pełny proces wystawiania i odbioru faktur w KSeF?
  • Czy integracja działa stabilnie i zgodnie z aktualną strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej (Fa3)?
    
• Plan awaryjny na wypadek braku dostępu do KSeF
  • Jak wygląda procedura postępowania przy awarii lub niedostępności po stronie Ministerstwa Finansów? Resort przewiduje mechanizmy tymczasowego przesyłania faktur offline – warto je znać.
  • Czy stosowane  narzędzie umożliwia wystawianie faktur w trybie offline po stronie podatnika? To kluczowe, aby zapewnić ciągłość sprzedaży i obsługi klienta nawet w przypadku awarii KSeF.
  • Czy wiemy, jak zapewnić ciągłość działania procesów księgowych i sprzedażowych? Warto w tym zakresie rozpoznać ewentualne ryzyka, które zniwelują skutki ewentualnego braku dostępu do KSeF. 

Podsumowując: – Czas na przygotowanie do KSeF jest krótszy, niż się wydaje. Firmy nie powinny czekać na obowiązek formalny dla wszystkich, lecz już teraz testować swoje systemy i scenariusze operacyjne, aby 1 lutego 2026 r. być w pełnej gotowości do obsługi faktur od największych podmiotów na rynku. Niedostosowanie systemów może skutkować poważnymi opóźnieniami w księgowości i zakłóceniami w regulowaniu płatności, co w praktyce oznacza realne ryzyko finansowe – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.

Komentarz ekspertki:
Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24