Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zarówno na spółkach osobowych, jak i kapitałowych ciąży coroczny obowiązek sprawozdawczy, związany z koniecznością sporządzenia, podpisania, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego oraz - w zależności od okoliczności np. rozmiaru prowadzonej działalności albo formy prawnej - innych dokumentów, takich jak sprawozdanie zarządu z działalności spółki albo opinia biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego.

Warto przypomnieć również, że w bieżącym roku (podobnie jak w dwóch latach ubiegłych) na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 07 marca 2022 roku, przedłużono terminy realizacji niektórych obowiązków sprawozdawczych. W związku z przedmiotowym rozporządzeniem spółka niepubliczna mogła sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za rok 2021 w terminie do dnia 30 czerwca 2022 roku, zatwierdzić sprawozdanie finansowe do dnia 30 września 2022 roku, natomiast termin na złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego został przedłużony do dnia 15 października 2022 roku.

Kontrole dotyczące realizacji przez spółki obowiązków sprawozdawczych

Termin na zatwierdzenie i złożenie sprawozdania finansowego za 2021 rok jeszcze nie minął, a mimo tego dostajemy coraz więcej sygnałów o wzmożonych kontrolach dotyczących realizacji przez spółki obowiązków sprawozdawczych z lat ubiegłych.

Kto jest odpowiedzialny za dopełnienie obowiązków sprawozdawczych spółki?

Zacznijmy od oznaczenia kręgu osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków sprawozdawczych spółki. Mylnie przyjmuje się, że kary za niewykonywanie ww. obowiązków w spółkach kapitałowych dotyczą jedynie członków zarządu. Warto w tym miejscu wyraźnie zaznaczyć, że obowiązki sprawozdawcze dotyczą również członków rad nadzorczych lub innych organów nadzorujących danej jednostki - są oni na przykład zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości (UOR). W przypadku szkody wywołanej działaniem lub zaniechaniem niniejszego obowiązku, członkowie rad nadzorczych wraz z członkami zarządu odpowiadają solidarnie wobec spółki (art. 4a UOR).

Wiedząc już jakie są obowiązki sprawozdawcze spółki oraz ustaliwszy krąg osób odpowiedzialnych za ich realizację, przejdźmy do konsekwencji. 

Źródło:shutterstock

Jakie grożą konsekwencje za niedopełnienie obowiązku?

Sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego uregulowane są aż w czterech ustawach:  w Ustawie o rachunkowości, Kodeksie karnym skarbowym, Ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz Kodeksie postępowania cywilnego.

1. Zaczynając od najłagodniejszych konsekwencji Sąd rejestrowy w przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego z urzędu rozpoczyna tak zwane postępowanie przymuszające, wzywając do złożenia wymaganych dokumentów w terminie 7 dni (art. 24 ustawy o KRS), pod rygorem nałożenia grzywny. Po upływie wskazanego terminu KRS może nałożyć karę grzywny w wysokości do 15.000 zł w celu przymuszenia do złożenia sprawozdania finansowego w KRS. Jeśli nałożenie grzywny nie wywoła zamierzonych skutków, ma możliwość wielokrotnego ponawiania kary maksymalnie do kwoty aż jednego miliona złotych.

Warto pamiętać, że nie ma obowiązku składania sprawozdania finansowego oddzielnie do urzędu skarbowego. Wystarczy, jeśli sprawozdanie wraz z pozostałymi dokumentami rocznymi zostanie złożone do KRS. Niemniej jednak, niedochowanie terminu złożenia sprawozdania do KRS ma również konsekwencje karnoskarbowe.

2. Za niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym terminie organowi podatkowemu grozi odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe za które może zostać nałożona grzywna (art. 80b KKS) w wysokości od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia.
3. Odpowiedzialność karną za niezłożenie sprawozdania finansowego przewiduje art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Wynika z niego ryzyko kary grzywny lub kary ograniczenia wolności.

●      Grzywnę wymierza się w stawkach dziennych, przy czym liczba stawek dziennych wynosi od 10 do 540, a wysokość jednej stawki dziennej – od 10 do 2000 zł.

●      Karę ograniczenia wolności wymierza się natomiast w miesiącach i latach, przy czym kara ta trwa najkrócej miesiąc, a najdłużej 2 lata.

Tego rodzaju kara będzie mieć duże konsekwencje na przyszłość, ponieważ może zostać wówczas orzeczony także zakaz prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

4. Ponadto, jeśli spółka nie złoży sprawozdań za 2 kolejne lata obrotowe, KRS ma możliwość wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców. W takiej procedurze wszczynane jest postępowanie o rozwiązanie spółki bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. W trakcie postępowania o rozwiązanie KRS bada czy spółka prowadzi działalność, jak również czy posiada zbywalny majątek. Jeśli w toku postępowania ustali, że spółka prowadzi działalność lub posiada zbywalny majątek to wówczas umarza postępowania. Jeśli w trakcie postępowania potwierdzi się fakt, iż spółka nie prowadzi działalności i nie ma majątku, KRS ogłasza o rozwiązaniu spółki bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego i wykreśleniu jej z KRS.

Podsumowując powyższe rozważania należy dojść do przekonania, że rzetelne przygotowanie dokumentów finansowych oraz ich zatwierdzenie i złożenie we właściwych terminach jest jednym z najważniejszych zadań osób za to odpowiedzialnych. Niewywiązanie się z tych obowiązków grozi nie tylko karami finansowymi dla spółki jak i dla jej reprezentantów, ale może prowadzić do nałożenia zakazu prowadzenia działalności gospodarczej, a nawet kary ograniczenia wolności.Warto podkreślić, że wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców nie jest przeszkodą aby organ wszczął postępowanie przeciwko byłemu reprezentantowi z tytułu niewywiązania się przez niego z powyżej opisywanych obowiązków.

Autor: Michał Sowiński i Marta Stańdo, kancelaria Graś i Wspólnicy

Księgowość