Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy. PIP radzi, jak się przygotować

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zarówno na spółkach osobowych, jak i kapitałowych ciąży coroczny obowiązek sprawozdawczy, związany z koniecznością sporządzenia, podpisania, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego oraz - w zależności od okoliczności np. rozmiaru prowadzonej działalności albo formy prawnej - innych dokumentów, takich jak sprawozdanie zarządu z działalności spółki albo opinia biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego.
Warto przypomnieć również, że w bieżącym roku (podobnie jak w dwóch latach ubiegłych) na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 07 marca 2022 roku, przedłużono terminy realizacji niektórych obowiązków sprawozdawczych. W związku z przedmiotowym rozporządzeniem spółka niepubliczna mogła sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za rok 2021 w terminie do dnia 30 czerwca 2022 roku, zatwierdzić sprawozdanie finansowe do dnia 30 września 2022 roku, natomiast termin na złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego został przedłużony do dnia 15 października 2022 roku.
Termin na zatwierdzenie i złożenie sprawozdania finansowego za 2021 rok jeszcze nie minął, a mimo tego dostajemy coraz więcej sygnałów o wzmożonych kontrolach dotyczących realizacji przez spółki obowiązków sprawozdawczych z lat ubiegłych.
Zacznijmy od oznaczenia kręgu osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków sprawozdawczych spółki. Mylnie przyjmuje się, że kary za niewykonywanie ww. obowiązków w spółkach kapitałowych dotyczą jedynie członków zarządu. Warto w tym miejscu wyraźnie zaznaczyć, że obowiązki sprawozdawcze dotyczą również członków rad nadzorczych lub innych organów nadzorujących danej jednostki - są oni na przykład zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości (UOR). W przypadku szkody wywołanej działaniem lub zaniechaniem niniejszego obowiązku, członkowie rad nadzorczych wraz z członkami zarządu odpowiadają solidarnie wobec spółki (art. 4a UOR).
Wiedząc już jakie są obowiązki sprawozdawcze spółki oraz ustaliwszy krąg osób odpowiedzialnych za ich realizację, przejdźmy do konsekwencji.
Źródło:shutterstock
Sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego uregulowane są aż w czterech ustawach: w Ustawie o rachunkowości, Kodeksie karnym skarbowym, Ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz Kodeksie postępowania cywilnego.
Warto pamiętać, że nie ma obowiązku składania sprawozdania finansowego oddzielnie do urzędu skarbowego. Wystarczy, jeśli sprawozdanie wraz z pozostałymi dokumentami rocznymi zostanie złożone do KRS. Niemniej jednak, niedochowanie terminu złożenia sprawozdania do KRS ma również konsekwencje karnoskarbowe.
● Grzywnę wymierza się w stawkach dziennych, przy czym liczba stawek dziennych wynosi od 10 do 540, a wysokość jednej stawki dziennej – od 10 do 2000 zł.
● Karę ograniczenia wolności wymierza się natomiast w miesiącach i latach, przy czym kara ta trwa najkrócej miesiąc, a najdłużej 2 lata.
Tego rodzaju kara będzie mieć duże konsekwencje na przyszłość, ponieważ może zostać wówczas orzeczony także zakaz prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Podsumowując powyższe rozważania należy dojść do przekonania, że rzetelne przygotowanie dokumentów finansowych oraz ich zatwierdzenie i złożenie we właściwych terminach jest jednym z najważniejszych zadań osób za to odpowiedzialnych. Niewywiązanie się z tych obowiązków grozi nie tylko karami finansowymi dla spółki jak i dla jej reprezentantów, ale może prowadzić do nałożenia zakazu prowadzenia działalności gospodarczej, a nawet kary ograniczenia wolności.Warto podkreślić, że wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców nie jest przeszkodą aby organ wszczął postępowanie przeciwko byłemu reprezentantowi z tytułu niewywiązania się przez niego z powyżej opisywanych obowiązków.
Autor: Michał Sowiński i Marta Stańdo, kancelaria Graś i Wspólnicy