Pobierz e-pity 2020

Przekazanie dokumentów finansowych spółek do KRS

Gazeta Podatkowa

Złożenie dokumentów finansowych do KRS przez spółki handlowe z pełną księgowością następuje wyłącznie drogą elektroniczną. Podstawowym i bezpłatnym sposobem na przekazanie sprawozdania finansowego i innych dokumentów jest złożenie zgłoszenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości (RDF). Przekazywanie dokumentów finansowych do KRS poprzez system RDF jest zautomatyzowane i nie wymaga udziału sądu rejestrowego i orzeczników. Dzięki temu ich złożenie do KRS jest możliwe mimo panującej pandemii koronawirusa, a sama procedura przekazywania dokumentów finansowych nie uległa zmianie.

Składanie dokumentów do KRS

Pandemia koronawirusa wpłynęła na harmonogram obowiązków sprawozdawczych. Spółki w razie potrzeby mogą korzystać z wydłużonych terminów na ich realizację, w tym m.in. na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego. W konsekwencji w spółce z o.o., akcyjnej czy komandytowo-akcyjnej także zwyczajne zgromadzenie wspólników/walne zgromadzenie może odbyć się w wydłużonym terminie dla zatwierdzenia tego sprawozdania, tj. do 30 września 2020 r. (a w przypadku jednostek podlegających nadzorowi KNF do 31 sierpnia 2020 r.). Wynika tak z art. 15zzh ust. 2 specustawy w sprawie COVID-19 (Dz. U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.). Wskazać natomiast należy, że nie został zmodyfikowany termin na przekazanie dokumentów finansowych do KRS. W praktyce może on jednak ulec przesunięciu, gdyż jest powiązany z dniem zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a on uległ wydłużeniu.

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, spółki handlowe muszą przekazać wymagane dokumenty do KRS. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami (art. 69 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).

Tak jak w 2019 r. spółki handlowe powinny złożyć dokumenty finansowe w trybie zgłoszenia poprzez system Ministerstwa Sprawiedliwości, tj. system RDF (art. 19e ust. 1 ustawy o KRS). Jest on dostępny pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.

Podpisy pod zgłoszeniem

Zgłoszenie opatruje podpisem elektronicznym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator (art. 19e ust. 2 ustawy o KRS).

W trakcie przygotowania zgłoszenia (w kroku 1 - Rejestracja nowego zgłoszenia) system na podstawie danych zawartych w KRS wyświetli listę osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotu (patrz ramka).

Załączane dokumenty

Aktualnie sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe muszą mieć postać elektroniczną (por. m.in. art. 45 ust. 1f-1h, art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości). W takiej postaci powinny być dołączone do zgłoszenia, o ile zostały sporządzone od 1 października 2018 r. Co istotne, muszą być one podpisane przed zgłoszeniem ich do KRS zgodnie z wymogami wynikającymi z ustawy o rachunkowości.

Podkreślić należy, że elektronizacja dokumentów finansowych nie wymusza elektronizacji uchwał wspólników m.in. o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego czy podziale zysku/pokryciu straty. Mogą być one w dalszym ciągu sporządzone w formie pisemnej, a do KRS można dołączyć ich kopie (skany). Zezwala na to art. 19e ust. 3 ustawy o KRS. Wymienia on także inne dokumenty, jakie mogą być przekazane jako kopie. Muszą być one podpisane zgodnie z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS, tj. przez osobę, która jest uprawniona do podpisania zgłoszenia.

Z KRS do administracji skarbowej

Dokumenty finansowe podlegają złożeniu w elektronicznym repozytorium dokumentów finansowych (RDF). Po zamieszczeniu w RDF sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (art. 20 ust. 1g ustawy o KRS), a w konsekwencji do Szefa KAS.

Dzięki temu spółki handlowe nie mają obowiązku składania sprawozdań finansowych odrębnie do urzędu skarbowego czy Szefa KAS. Także wspólnicy spółek jawnych, partnerskich czy komandytowych będący osobami fizycznymi nie mają obowiązku przekazywania sprawozdania finansowego spółki do Szefa KAS.

Gdy brak jest w spółce osób, które mogą podpisać zgłoszenie dokumentów finansowych do RDF

Może zdarzyć się tak, że system RDF nie jest w stanie znaleźć osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotu. W takiej sytuacji tabela (lista) osób uprawnionych do reprezentacji wyświetlana w kroku 1 rejestracji nowego zgłoszenia będzie pusta. Problem ten spółka może w szczególności rozwiązać na dwa sposoby, tj.:

1)zrealizować obowiązki sprawozdawcze przez system S24; wyjątkowo bowiem, w razie negatywnej weryfikacji zgłoszenia (tu: braku osób uprawnionych do jego podpisania), realizacja obowiązków sprawozdawczych następuje w trybie wniosku wyłącznie drogą elektroniczną przez portal S24 (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS); ta funkcjonalność S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/) dostępna jest dla wszystkich podmiotów z KRS; wniosek ten podlega opłatom (łącznie 140 zł);
2)powołać pełnomocnika, który dokona za spółkę zgłoszenia; pełnomocnikiem takim może być wyłącznie adwokat albo radca prawny; w systemie pod listą (tabelą) z osobami uprawnionymi do reprezentacji podmiotu widoczna jest opcja dodania danych pełnomocnika; pola te (nazwisko, pierwsze i drugie imię oraz numer PESEL) wypełnia pełnomocnik; jeśli zgłoszenie podpisuje pełnomocnik, wówczas może on także podpisać skany uchwał wspólników czy inne dokumenty wymienione w art. 19e ust. 3 ustawy o KRS.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1500 ze zm.)


autor: Ewelina Mentel-Wyrzychowska
Gazeta Podatkowa nr 68 (1734) z dnia 2020-08-24

Spółka cywilna zakładanie, prowadzenie, likwidacja. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl