Przed wyjazdem na wczasy złóż wniosek urlopowy. Zbyt późny wniosek to kłopoty

Piotr Szulczewski 16.08.2017 09:00 (aktualizacja: )

Przed wyjazdem na wczasy złóż wniosek urlopowy. Zbyt późny wniosek to kłopoty

Pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi urlopu w sytuacji, gdy ten zbyt późno przekaże mu wniosek informujący o absencji w pracy spowodowanej wypoczynkiem czy wczasami. Urlop powinien być uzgadniany z pracodawcą, zaakceptowanym przez niego, a w efekcie - pojawić się w planie urlopów, będącym dokumentem wewnętrznym przedsiębiorstwa.

Przed wyjazdem na wczasy złóż wniosek urlopowy. Zbyt późny wniosek to kłopoty
Źródło: YAY foto

Przygotowanie planu urlopów nie stanowi obowiązku przedsiębiorstwa, jeśli nie działają w nim związki zawodowe. Zakład pracy bez planu urlopów udzieli pracownikom urlopu w terminach odpowiednich dla tego zakładu, a nie w takich, które są korzystne dla pracownika. Tak samo jak w zakładach pracy, w których plan urlopowy funkcjonuje, także tutaj wymagane jest zaakceptowanie (podpisanie) wniosku urlopowego przez pracodawcę lub osobę upoważnioną. Brak zgody zmusza do dalszego uzgadniania terminu przez obie strony stosunku pracy. Oznacza to, że to pracownik powinien wystąpić z inicjatywą jak najszybciej informując pracodawcę o chęci wzięcia urlopu. Zrobić powinien to przy tym w taki sposób, by pracodawca mógł się zgodzić na określony termin lub odmówić i zaproponować inny.

<< Świadczenie urlopowe / dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS w 2017 roku >>

Plan urlopów to jeszcze nie zgoda na urlop

W zakładach pracy, w których sporządzany jest plan urlopów, jego rola nie jest obligacyjna, tzn. wpisanie określonych dat przez pracownika nie oznacza, że pracodawca musi udzielić urlopu w tym terminie. Dopiero zgoda ze strony pracodawcy na ostateczny plan urlopów obliguje go do przekazania pracownikowi wolnego w datach wskazanych w planie.

Urlop bez zgody pracodawcy to ryzyko zwolnienia

Prawo nie przewiduje terminu, w których pracownik musi ostatecznie przekazać informację o terminie urlopu, niemniej im krótszy jest termin pomiędzy datą złożenia wniosku, a datą wypoczynku – tym mniejsza jest szansa na pozytywną decyzję od pracodawcy.

Brak stawienia się do pracy ze względu na sprzeciw ze strony pracodawcy co do terminu urlopu stanowić będzie rażące naruszenie obowiązujących pracownika przepisów prawa pracy i skutkować może rozwiązaniem umowy bez zachowania okresów wypowiedzenia.

Odwołanie zgody na urlop

Z drugiej jednak strony zaakceptowany plan urlopowy lub zaakceptowany wniosek pracownika stanowi decyzję instrukcyjną (wewnętrzną), której pracodawca ma obowiązek przestrzegać. Wyłącznie szczególne potrzeby pracodawcy mogą spowodować zmianę – na jego wniosek - terminu zaakceptowanej daty urlopu pracownika. Przesunięcie urlopu musi być wówczas spowodowane szczególnymi potrzebami pracodawcy przy czym wyłącznie w takim przypadku, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Za takie potrzeby uznać należy przyczyny ekonomiczne, organizacyjne czy techniczne – w efekcie choroba innej osoby lub znaczna partia zamówień, które nie były wcześniej brane pod uwagę mogą stanowić podstawę do odwołania ustaleń wynikających z planu urlopu lub z zaakceptowanego wcześniej wniosku pracownika.

W przypadku, gdy wniosek urlopowy złożony jest zbyt późno i pracodawca nie zaakceptuje jego terminu – zwrot kosztów ze strony pracodawcy poczynionych przez zatrudnionego na urlop nie przysługuje. Inaczej jest w przypadku, gdy pracodawca cofnie wniosek urlopowy – na zasadach ogólnych przewidzianych w kodeksie cywilnym można występować w takim przypadku o odszkodowanie i zwrot poniesionych wydatków.

Po odwołaniu poprzedniej daty urlopu – ponowne uzgodnienia Jak wynika z rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Odwołanie terminu nie zmusza zatem pracodawcy do automatycznego uznania kolejnego wniosku pracownika co do terminu wypoczynku za właściwy – ponownie konieczne jest wspólne ustalenie terminu.

<< Przerwanie urlopu wypoczynkowego może być kosztowne dla pracodawcy >>

Naprawienie szkody łatwiejsze przy odwołaniu z rozpoczętego urlopu

Dopiero przerwanie rozpoczętego urlopu pozwala na kierowanie roszczeń odszkodowawczych ze strony pracownika na podstawie przepisów prawa pracy (które ułatwiają zasady dochodzenia odszkodowania). Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu oraz jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Pokrycie kosztów dotyczy wydatków, których pracownik nie poniósłby nie będą odwołany z wypoczynku, czyli wszystkie dodatkowe koszty podróży powrotnej – pracownika i członków jego najbliższej rodziny, z którymi wypoczywał (np. dzieci, żona) Zwrotowi podlega również opłata za niewykorzystany turnus wypoczynkowy (ale nie cały turnus). Zwrotowi nie podlega ją koszty pośrednie – np. zakup bagażnika na samochód, wykupiona lekcja windsurfingu, albo lekcje salsy przed wyjazdem na półwysep Iberyjski.

Piotr Szulczewski, VAT.pl