Czy PIT-11 można wysłać pracownikowi mailem?

Katarzyna Sudaj 25.02.2021 12:55 (aktualizacja: )

Do końca lutego pracodawcy muszą przekazać pracownikom rozliczenie PIT-11 za 2020 rok. Czy trzeba przekazać dokument papierowy? Czy również mail z elektroniczną informacją PIT-11 w pliku pdf jest prawnie dozwolony? Jakie trzeba spełnić warunki, aby mail z PIT-11 dla pracownika był skuteczną realizacją obowiązku płatnika PIT?

Czy PIT-11 można wysłać pracownikowi mailem?
Źródło: shutterstock.com

Podpisaną elektronicznie deklarację PIT-11 pracodawca może wysłać mailem

Zgodnie z polskim porządkiem prawnym pracodawca ma możliwość przekazania pracownikowi informację roczną PIT-11 w formie elektronicznej. Już w 2010 roku wskazał na to korzystny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu w odpowiedzi na skargę firmy e-file sp. z o.o. (Sygn. akt WSA Poznań. I SA/Po 486/10).

Również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji nr 0115-KDIT2.4011. 9.2019.1.HD potwierdził, że przekazanie podatnikom informacji PIT-11 może nastąpić nie tylko poprzez bezpośrednie doręczenie pisemnego druku czy listem poleconym, ale też za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Nie wskazano dokładnej formy wypełnienia obowiązku przekazania PIT-11 pracownikowi przez płatnika  w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o PIT. Dlatego może to być także plik elektroniczny wysłany mailem.

Jesteś pracownikiem i otrzymałeś PIT-11?

Pobierz darmowy poradnik pdf "Otrzymałem PIT-11 i co dalej?":

  • PIT-11 pytania i odpowiedzi,
  • Wypełnianie PIT-37 krok po kroku,
  • Twój e-pity, wczytaj i sprawdź.

Warunki skutecznego przekazania PIT-11 pocztą mailową

Ważne jest jednak, by informacja PIT-11 udostępniana w formacie PDF, była obowiązkowo opatrzona elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Plik pdf powinien mieć postać nieedytowalną. E-podpis to bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Warto zadbać o potwierdzenie odbioru

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakładają na płatnika PIT obowiązku posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 do pracownika czy zleceniobiorcy. Jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia tego doręczenia. Dlatego warto o tym pomyśleć.

W przypadku listu lub przesyłki kurierskiej potwierdzeniem odbioru będzie odpowiednie pokwitowanie. W przypadku przekazania PIT-11 w formie elektronicznej, będzie jeszcze łatwiej. Wówczas dowodem na odczytanie maila będzie obowiązkowe potwierdzenie przez odbiorcę otrzymania wiadomości przed jej otwarciem lub pobraniem pliku z dysku.

Poniedziałek 1 marca to ostatni dzień na przekazanie PIT-11 pracownikowi 

Ustawowy termin na przekazanie pracownikom formularzy PIT-11 upływa wraz z końcem lutego. Jednak w tym roku 28 lutego 2021 przypada w niedzielę, więc pracodawcy mają czas do północy 1 marca 2021 r.  

Płatnicy podatku PIT informacje PIT-11 do urzędów skarbowych przekazali już miesiąc temu, gdyż na ten obowiązek mają zawsze czas do końca stycznia. 

PIT-11Płatnik PITRozliczenie rocznePIT-37