Opodatkowanie telefonu służbowego w czasie zwolnienia chorobowego i urlopu wypoczynkowego

Piotr Szulczewski 04.11.2015 09:00 (aktualizacja: )

Opodatkowanie telefonu służbowego w czasie zwolnienia chorobowego i urlopu wypoczynkowego

Telefon służbowy udostępniany jest pracownikowi w trakcie wykonywania przez niego czynności służbowych. Jeżeli pozostaje on jednak do dyspozycji pracownika w okresie, w którym ten ostatni nie wykonuje obowiązków służbowych, wystąpić może przychód z tytułu świadczenia nieodpłatnego. Sytuacja zależeć może jednak od zapisów regulaminu wykorzystywania sprzętu powierzonego przez pracodawcę.

Opodatkowanie telefonu służbowego w czasie zwolnienia chorobowego i urlopu wypoczynkowego

Źródło: YAY foto

W regulaminie korzystania ze sprzętu powinno znaleźć się zastrzeżenie, że w trakcie pozostawania na urlopie pracownik nie będzie korzystał dla celów prywatnych z telefonu. Taki zapis nie oznacza jednak, że pracownik musi zdać na okres urlopu przekazany mu wcześniej telefon. Może on natomiast pozostawać do dyspozycji pracownika celem odbierania telefonów od pracodawcy. Ten ostatni może bowiem chcieć w ten sposób utrzymać kontakt z zatrudnionym, np. celem odwołania go z urlopu lub uzyskiwania informacji o urlopie na żądanie lub przedłużeniu urlopu pracownika.

Pracownik w trakcie urlopów nie może natomiast korzystać z telefonów celem wykonywania powierzonych mu zadań służbowych. W takim bowiem przypadku doszłoby bowiem do naruszenia zasad korzystania z urlopu, w efekcie czego naruszone zostałyby zasady korzystania z przysługujących pracownikowi uprawnień, a także możliwym byłoby cofnięcie wypłacanego zasiłku.

Prawo do korzystania z telefonu w okresie urlopu potwierdziły również organy skarbowe. O ile następuje ono wyłącznie dla celów związanych z prowadzeniem działalności pracodawcy, utrzymanie telefonu może odpowiednio stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy i nie powodować przychodu po stronie pracownika (por. IBPB-2-1/4511-339/15/AD, 2015.10.20, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach).

Telefon przekazany na cele osobiste

Dopuszczalnym jest sprawdzenie zasad korzystania z telefonu na podstawie prowadzonego zestawienia prowadzonych rozmów. O ile okaże się, że pracownik nie korzystał z telefonu w sposób zgodny z zasadami regulaminu korzystania z powierzonego sprzętu, grozić mu może przede wszystkim odpowiedzialność pracownicza.

W przypadku, gdy pracodawca regulaminem nie wyłącza prawa korzystania z telefonu do celów prywatnych lub informuje o dowolnym wykorzystywaniu telefonu, pracownik powinien uzyskiwać przychód z tytułu świadczeń nieodpłatnych. Ich wartość pieniężną ustala się co do zasady w wysokości ceny zakupu świadczenia.

Kłopotliwym może okazać się ustalenie przychodu w przypadku abonamentów nielimitowanych, np. za stałą kwotę miesięczną pracodawca uzyskuje nielimitowaną ilość połączeń i wiadomości tekstowych. Przekazując telefon dla celów mieszanych (zarówno prywatnych, jak i służbowych) powinien w takim przypadku doliczać do przychodu pełną kwotę wykupionego abonamentu. Przychodem jest bowiem wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, a pracownik otrzymał prawo nielimitowanego korzystania z telefonu w ramach wykupionego abonamentu. W przypadku regulaminów pracowniczych zezwalających na limitowaną ilość rozmów prywatnych w miesiącu bardziej prawidłowym wydaje się ustalenie przychodu proporcjonalnie – ilość wykonanych rozmów w stosunku do wszystkich rozmów i wiadomości wykonanych za pomocą udostępnionego telefonu.

Piotr Szulczewski, VAT.pl