Start Krajowego Systemu e-Faktur uwidocznił nowe zagrożenie dla uczciwych firm. Oszuści mają pole do nadużyć – mogą wystawiać na nowej elektronicznej platformie fikcyjne lub fałszywe faktury (scamowe). W efekcie przedsiębiorcy mogą omyłkowo opłacać nienależne dokumenty. Jak rozpoznać takie faktury?
E-fakturowa rewolucja ruszyła. W niedzielę o północy wystartował Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jego celem jest – jak przekonują rządzący – usprawnienie rozliczeń podatkowych w obiegu między firmami. Jednak jeszcze przed startem KSeF wielu przedsiębiorców zgłaszało obawy dotyczące tego, że nowa platforma daje możliwość nadużyć. Chodzi o wystawianie przez oszustów faktur fikcyjnych (scamowych).
Dostajesz faktury, których nie powinieneś opłacać
Takie dokumenty mogą trafiać do przedsiębiorców, którzy nie byli stroną faktycznych transakcji. Wystarczy chwila nieuwagi i takie firmy mogą omyłkowo płacić za produkty czy usługi, których nie zamawiały i nie otrzymały.
Automatyczne przypisywanie faktur do nabywców na podstawie numeru NIP stwarza pole do nadużyć, szczególnie gdy dokument w ogóle nie powinien trafić do danej firmy. Czy istnieje jakieś narzędzie do wykrywania takich nieuczciwych praktyk?
Co istotne, w KSeF przedsiębiorca nie ma możliwości odrzucenia faktury, zanim zostanie ona przypisana do jego konta. W efekcie dokument wystawiony przez pomyłkę czy będący próbą oszustwa pojawi się w systemie na jego koncie w taki sam sposób, co prawdziwa faktura za zamówiony towar.
Faktur może być wiele, a wtedy łatwo będzie przeoczyć taką pozycję i dokonać płatności za transakcję, która nie miała miejsca. Jednak, co najważniejsze, sama obecność faktury w KSeF nie powoduje automatycznie skutków podatkowych – dopiero jej ujęcie w księgach i rozliczeniach może je wywołać.
Zaplanowane oszustwo czy zwykła pomyłka?
Intencja we wprowadzaniu błędnych danych do faktury lub ich brak to najważniejsze kryterium, które powinien umieć rozróżnić każdy przedsiębiorca. Faktura błędnie wystawiona, na przykład przez niepoprawnie wpisany numer NIP, to pomyłka formalna, którą sprzedawca powinien poprawić poprzez fakturę korygującą do zera, a następnie wystawienie nowego, poprawnego dokumentu.
Natomiast scamowa faktura wystawiana jest świadomie w celu wyłudzenia danych, pieniędzy lub nakłonienia odbiorcy do płatności na rachunek oszusta. W KSeF nie można stosować not korygujących, co dodatkowo komplikuje próbę naprawy błędów w formalnie wydrukowanym dokumencie.
Scamowa faktura: jak ją rozpoznać?
Wystawienie scamowej faktury nie zawsze jest proste do wykrycia. Trzeba być uważnym i analizować każdy dokument.
– Zazwyczaj może to być dokument od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował lub fakturę za transakcję, która nigdy nie miała miejsca. Wśród sygnałów ostrzegawczych jest też brak możliwości kontaktu z wystawcą, błędy językowe czy bardzo krótki termin płatności, narzucony bez uzgodnień. Utrudnieniem jest także to, że w celu wykrycia oszustwa nie można poprzestać wyłącznie na analizie pojedynczego symptomu – analiza powinna uwzględniać kilka przesłanek łącznie – mówi Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w iFirma.pl.
W KSeF 2.0 dostępna będzie funkcja zgłaszania nadużyć do Krajowej Administracji Skarbowej, ale będzie ona pełnić wyłącznie funkcję narzędzia technicznego i nie będzie służyła do rozwiązywania sporów handlowych.
W praktyce będzie to mechanizm dostępny dla nabywców i innych podmiotów uprawnionych do dostępu do faktur – sprzedawca czy jego pełnomocnik nie mogą zgłosić nadużycia.
Gdzie to zgłosić i jak ograniczyć zjawisko?
Zgłoszenie scamowej faktury w KSeF wymaga podania uzasadnienia i odbywa się pojedynczo – nie da się zgłosić kilku faktur jednocześnie. Administracja skarbowa analizuje każde zgłoszenie, ale przedsiębiorca nie jest informowany o przebiegu tej weryfikacji ani o jej wyniku.
W każdej chwili możliwe jest wycofanie zgłoszenia, również z uzasadnieniem (na przykład po stwierdzeniu, że była to jednak zwykła pomyłka). System pozwala też przedsiębiorcy na sprawdzenie statusu zgłoszeń od momentu ich zainicjowania po ostatnią zmianę statusu.
– Jednak nawet najlepszy mechanizm zgłaszania nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku należytej staranności biznesowej. Administracja skarbowa może ustalić, że fakturę wystawił podmiot nieuprawniony, ale to firma nabywcy musi stale weryfikować, czy dokument pochodzi od prawdziwego kontrahenta – przestrzega Joanna Łuksza z iFirma.pl.
Funkcja zgłaszania scamowych faktur ma zostać udostępniona po uruchomieniu wersji produkcyjnej KSeF 2.0 wraz z wersją KSeF 2.0. Wraz z nią pojawią się także inne narzędzia, jak ukrywanie podejrzanych faktur. Docelowo rozwiązania te mają zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych i ograniczyć skalę nadużyć, które wciąż stanowią poważne wyzwanie w cyfrowej rzeczywistości rozliczeń podatkowych.
Super. Tylko najpierw trzeba móc się zalogować…
jesteś 16266842 w kolejce…