W ostatnich miesiącach wiele mówi się o Krajowym Systemie e-Faktur w kontekście przedsiębiorców, znacznie rzadziej jednak w odniesieniu do biur rachunkowych. Tymczasem także ta grupa będzie zobowiązana do korzystania z KSeF. Dla księgowych Krajowy System e-Faktur, to nie tylko nowe narzędzie do pracy, lecz również zmiana dotychczasowych zasad związanych z obiegiem dokumentów. O obawach związanych z wprowadzeniem KSeF w przyszłym roku, ale i potencjalnych szansach porozmawialiśmy z wiceprezes zarządu Krajowej Izby Biur Rachunkowych.
» Wdrożenie KSeF krok po kroku w JDG i mikrofirmach. Jak się przygotować? [Wywiad z ekspertem]
Krajowy System e-faktur już za rogiem. Bez wątpliwości jest to jedno z najważniejszych wyzwań cyfryzacyjnych ostatnich lat. Dlatego tak dużym wyzwaniem jest jego wdrożenie, którego nie warto zostawiać na ostatnią chwilę. O tym, jakie znaczenie dla środowiska księgowych będzie miało wprowadzenie KSeF, jak przygotować się do nadchodzących zmian oraz jakie wyzwania i korzyści niesie ze sobą powszechne stosowanie elektronicznych faktur zapytaliśmy Panią Beatę Bartkowską, Wiceprezes Zarządu ds. merytorycznych Krajowej Izby Rachunkowej.
Źródło: chat GPT
1. Chciałabym, abyśmy na wstępie porozmawiali o tym, czy KSeF faktycznie wpłynie na codzienną pracę księgowych. Czy będzie ono rewolucją przynoszącą duże zmiany w pracy w biurach rachunkowych?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – to trzeba sobie jasno powiedzieć – będzie rewolucją nie tylko w księgowości, ale także w całym obrocie gospodarczym. Dla księgowych oznacza to w praktyce definitywne pożegnanie się z papierowymi dokumentami. Już czas pandemii pokazał, jak szybko potrafiliśmy przestawić się na pracę na dokumentach cyfrowych. Dziś biura rachunkowe muszą wdrożyć wiele nowoczesnych rozwiązań. Zapewne ciężar szkoleń przedsiębiorców i przeprowadzenia ich przez tę zmianę spadnie właśnie na nas.
2. Jakie nowe obowiązki spadną na księgowych i biura rachunkowe po wdrożeniu KSeF w 2026 roku? Czy należy się ich obawiać?
Wdrożenie KSeF to proces interdyscyplinarny. Wymaga zaangażowania nie tylko księgowych, ale także działów sprzedaży, specjalistów IT, obsługi administracyjnej i – w ostatecznym rozrachunku – samych przedsiębiorców. Część tych obowiązków w dużej mierze spadła na biura rachunkowe i księgowych na długo przed przyjęciem ostatecznych rozwiązań dotyczących KSeF.
Przy wprowadzaniu KSeF 1.0 poczyniliśmy już szereg przygotowań i dostosowaliśmy nasze programy księgowe do planowanych zmian. KSeF 2.0 to kontynuacja tych działań. Czeka nas zmiana procedur, umów i zasad związanych z obiegiem dokumentów. Pełne wdrożenie KSeF w sektorze MŚP również – moim zdaniem – w dużej mierze obciąży księgowych i biura rachunkowe. Jako branża doświadczyliśmy przedsmaku podobnych zmian przy „Polskim Ładzie”, jednak KSeF to zdecydowanie większa rewolucja.
3. KSeF już za rogiem. Wiele osób nadal zastanawia się jednak, kto będzie odpowiedzialny za poprawność faktur i ich obieg? Czy weryfikacja faktur po zmianach spoczywać będzie na przedsiębiorcach, księgowych, czy może część odpowiedzialności przejmuje KSeF?
Współpraca z biurem rachunkowym czy dostawcą oprogramowania księgowego nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności. Biuro nie powinno wystawiać faktur sprzedaży za klientów, a po wejściu w życie KSeF będzie to niezwykle ryzykowne dla samego biura.
Aby móc korzystać z aplikacji KSeF, niezbędne jest uwierzytelnienie przedsiębiorcy w aplikacji podatnika. Formy autoryzacji są różne, podobnie jak stopnie uprawnień – a co za tym idzie – każdy podmiot musi wypracować własną strategię: kto wystawia faktury, kto je pobiera, kto i w jaki sposób dostarcza je do biura rachunkowego czy księgowej.
Ministerstwo Finansów zadeklarowało, że do końca 2026 roku nie będą nakładane kary za nieprawidłowości związane z funkcjonowaniem KSeF, jednak warto pamiętać, że to tylko okres przejściowy. Dopiero od stycznia 2027 roku planowane jest wdrożenie systemu sankcyjnego za konkretne uchybienia – w szczególności za wystawianie faktur poza systemem KSeF, brak zgodności faktur z obowiązującym schematem czy korzystanie z oprogramowania niespełniającego wymagań technicznych systemu.
4. Odczucia podatników co do wdrożenia KSeF nadal są bardzo różne. Z jednej strony nowy system KSeF może przyspieszyć i uprościć niektóre procesy, z drugiej może wprowadzić nowe zadania związane z obsługą i kontrolą systemu. Jak Pani ocenia, w jakim stopniu KSeF może zautomatyzować pracę księgowych, a w jakim zwiększyć ich obowiązki?
Jak już wspomniałam, Krajowy System e-Faktur będzie rewolucją w obiegu dokumentów. Trzeba jednak pamiętać, że równolegle będziemy funkcjonować z dokumentami poza tym systemem – choćby fakturami od kontrahentów zagranicznych.
Na pewno KSeF pozwoli na jeszcze większą automatyzację, choć ta już od dawna funkcjonuje w naszej branży. Biura, które wciąż nie wdrożyły nowoczesnych rozwiązań, mogą już nie zdążyć z dostosowaniem się – choć zakładam, że to niewielki odsetek.
Nadal jednak pozostaje skomplikowany system podatkowy, konieczność analizy merytorycznej, weryfikacji kontrahenta i klasyfikacji przychodu lub kosztu w zależności od rodzaju ewidencji księgowej. Dlatego kluczową rolę w naszej branży nadal odgrywają specjaliści o wysokim poziomie wiedzy i kompetencji.
5. Chciałabym również porozmawiać o gotowości branży. Czy biura rachunkowe są według Pani obserwacji przygotowane merytorycznie i technologicznie na integrację z KSeF?
Jestem tego absolutnie pewna. Biura zrzeszone w Krajowej Izbie Biur Rachunkowych były w większości gotowe już na KSeF 1.0. Kładziemy nacisk na profesjonalizację branży, ciągły rozwój i wdrażanie nowoczesnych technologii. Dzielimy się wiedzą, szkolimy się i w większości mamy opracowany harmonogram wdrożenia tych zmian w naszych biurach rachunkowych.
Naszym członkom będziemy także proponować szkolenia w tym zakresie. Takie wyzwania integrują branżę, tworząc społeczności, które się wspierają – co daje efekt synergii.
6. Na koniec zostawiłam ważną kwestię szkoleń. Gdzie Pani zdaniem księgowi oraz biura rachunkowe mogą szukać wsparcia i materiałów szkoleniowych, aby przygotować się do pracy z KSeF? Czy KIBR planuje przeprowadzenie akcji wspierających i szkoleniowych?
Pomocy oczywiście należy szukać na szkoleniach i webinariach organizowanych odpłatnie przez podmioty specjalizujące się w tym obszarze. Dostępne są również materiały udostępniane przez Ministerstwo Finansów na stronach dedykowanych KSeF, m.in. na portalu: podatki.gov.pl.
Dla naszych członków planujemy szkolenia w zakresie KSeF, a już w październiku odbędzie się pierwsze spotkanie w tym obszarze. Szykujemy także aktualizacje wzorów umów o współpracę oraz stworzenie harmonogramu wdrożenia KSeF w biurach. Już dziś zapraszam do wstąpienia do naszej organizacji biura, które wciąż pozostają niezrzeszone. Naprawdę – razem możemy więcej.
Dziękujemy za rozmowę.
 | Beata Bartkowska Wiceprezes Zarządu ds. merytorycznych Krajowej Izby Biur Rachunkowych. |