Kiedy i w jaki sposób dokumentować eksport usług?

04.02.2014 10:00 (aktualizacja: )

04.02 Kiedy i w jaki sposób dokumentować eksport usług?

Przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz zagranicznych klientów także objęły obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. zmiany w przepisach podatkowych. Jak obecnie należy rozliczać tzw. eksport usług? Co zmieniło się w VAT, kiedy i jak wystawić fakturę? Oto najświeższy stan prawny.

Pod pojęciem „eksport usług” rozumiane są usługi wykonywane przez polskich przedsiębiorców na rzecz kontrahentów mających swoją siedzibę, miejsce wykonywania działalności lub miejsce zamieszkania poza granicami kraju. Proste przykłady, to działalność świadczona przez grafików, programistów, tłumaczy czy firmy reklamowe świadczące usługi dla klientów z UE, USA i innych krajów. W jaki sposób rozliczać tego rodzaju transakcje?


Usługi świadczone na rzecz przedsiębiorców z UE

Charakterystyczną cechą usług wykonywanych na rzecz unijnych firm jest to, że miejscem wykonywania świadczenia jest siedziba (ew. miejsce wykonywania działalności) usługobiorcy. To znaczy, że pod względem VAT przyjmuje się, że grafik wykonujący stronę internetową dla firmy np. z Niemiec, według przepisów świadczy usługę właśnie w Niemczech, a nie w Polsce (mimo że faktycznie czynności wykonuje w kraju). Co za tym idzie nie musi on doliczać VAT do sprzedaży – ten obowiązek ciąży na nabywcy.

Polski przedsiębiorca powinien zatem wystawić fakturę za usługę na kwotę netto, bez wykazywania stawki i kwoty podatku. W przypadku klientów z UE, obowiązkowa adnotacja to „odwrotne obciążenie”, zaś w miejscu stawki VAT wpisuje się „np” (aczkolwiek nie jest to obowiązkowe).

Faktura za usługę na rzecz firmy z innego krajue UE powinnna więc obowiązkowo zawierać następujące dane:

  • nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP,
  • numer kolejny i datę wystawienia faktury,
  • zakres wykonanej usługi,
  • cenę usługi netto i wartość sprzedaży netto,
  • sumę wartości sprzedaży usług niepodlegających opodatkowaniu,
  • adnotację „odwrotne obciążenie”.

Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury na rzecz unijnego kontrahenta do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym usługę wykonano. A zatem dla eksportu działa ta sama ogólna zasada terminu wystawiania faktur, która od początku 2014 r. funkcjonuje w przypadku sprzedaży krajowej. Usługi unijne należy wykazać w deklaracji VAT-7 (poz. 11 i 12) lub VAT-7K (poz. 21-22) za okres, w którym usługa była świadczona.

Podobnie jak w latach poprzednich, w 2014 r. przedsiębiorca świadczący usługi dla kontrahentów z UE musi być zarejestrowany jako podatnik VAT-UE i ma obowiązek składać zbiorcze informacje o dokonanych usługach do urzędu skarbowego (formularz VAT-UE). Od początku roku konieczne jest jednak posiadanie statusu podatnika unijnego dopiero w momencie składania deklaracji podatkowej (a nie jak wcześniej w momencie wykonania usługi).

Mimo że przedsiębiorca świadczący usługi dla unijnych przedsiębiorców nie rozlicza VAT-u w Polsce ma prawo do odliczenia tego podatku z faktur zakupowych (np. gdy w związku z wykonywanymi usługami graficznymi zakupił niezbędne programy graficzne, sprzęt itp.). Przy czym jest to możliwe o ile takie świadczenie byłoby opodatkowane VAT-em w Polsce. Jeśli więc ten warunek jest spełniony, rozliczanie unijnych zleceń z punktu widzenia podatku VAT jest dla podatnika korzystne.


Usługi świadczone na rzecz kontrahentów z państw trzecich (spoza UE)

Podobnie jak w przypadku przedsiębiorców unijnych, miejscem świadczenia usług na rzecz klientów z państw spoza UE (np. USA) jest generalnie miejsce siedziby lub wykonywania działalności nabywcy i to właśnie nabywca rozlicza VAT zgodnie z przepisami swojego kraju (np. w USA podatek VAT w ogóle nie występuje). Również w tych transakcjach nic nie stoi na przeszkodzie aby – mimo nie pobierania VAT-u od klienta zagranicznego – podatek ten odliczyć z faktur zakupowych powiązanych z wykonaniem zagranicznej usługi (pod warunkiem, że eksportowana usługa byłaby opodatkowana w Polsce). Faktura dla takiego klienta powinna zawierać podobne jak dla klientów unijnych dane (patrz powyżej), z wyjątkiem adnotacji „odwrotne obciążenie” i NIP-u odbiorcy usługi, które nie są konieczne. W związku z usługami świadczonymi dla klientów spoza UE nie trzeba sporządzać informacji podsumowującej na formularzu VAT-UE.

Uwaga:

Transakcje zagraniczne muszą być ujęte w deklaracji VAT-7 (poz. 11) lub VAT-7K (poz. 21) w okresie rozliczeniowym, w którym usługę faktycznie wykonano. Data wystawienia faktury nie ma tu znaczenia.


Obowiązki dokumentacyjne

Sprzedaż usług zagranicznym przedsiębiorcom nie wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego w zakresie VAT dla polskiego przedsiębiorcy. Mimo to eksport usług należy odpowiednio dokumentować, aby w razie kontroli jasne było dlaczego nie rozliczono VAT-u i jaki powstał przychód z tytułu transakcji zagranicznych.

Transakcje zagraniczne należy ujmować w prowadzonej ewidencji z datą, w której powstałby obowiązek rozliczenia podatku, gdyby usługi te były świadczone w kraju. Od 1 stycznia 2014 r. obowiązek rozliczenia podatku i ujęcia transakcji w prowadzonej ewidencji VAT powstaje z chwilą wykonania usługi. Jeżeli zaś płatność nastąpiła wcześniej, to transakcję należy rozliczyć według daty płatności. Nie bierze się pod uwagę daty wystawienia faktury.

Aby właściwie dokumentować eksport usług należy przechowywać faktury VAT, bankowe dowody wpłaty, wyciągi z kont płatności online (np. PayPal), umowy zawierane z zagranicznym kontrahentem. Przychód podlegający podatkowi dochodowem z tytułu wykonanych usług zagranicznych należy rozpoznać na podstawie wystawionej faktury.


Usługi na rzecz osób prywatnych spoza Polski

Rozliczenie może jednak wyglądać inaczej, gdy nabywcą usługi jest nie przedsiębiorca, a klient prywatny mieszkający poza Polską. Jeżeli chodzi o kraj UE, miejscem świadczenia usługi i tym samym opodatkowania jest kraj, w którym wykonujący usługę ma siedzibę (lub faktycznie wykonuje działalność). Natomiast gdy chodzi o kraj spoza UE, sytuacja jest analogiczna do rozliczeń na linii firma-firma. A więc polski przedsiębiorca wykonujący usługę dla klienta indywidualnego z kraju UE musi rozliczyć VAT tak samo, jak w przypadku transakcji krajowych, czyli ze stawką VAT obowiązującą dla tego rodzaju usługi. Z kolei gdy mowa o kliencie prywatnym spoza UE, to faktura na usługę jest wystawiana ze „stawką np”, czyli nie podlega opodatkowaniu w Polsce.

Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe InFakt